artikel

GVB tevreden met eindresultaat voorraadoptimalisatie

Supply chain Premium

GVB tevreden met eindresultaat voorraadoptimalisatie

Het Gemeentelijk Vervoersbedrijf Amsterdam (GVB) startte een project om de interne logistieke processen te professionaliseren. Ze stelden een drie-stappen-plan op om de beschikbaarheid van reserveonderdelen te verhogen, bij een gelijkblijvende investering in voorraden.

– tekst door de leverancier –

GVB verzorgt al meer dan 110 jaar het openbaar vervoer in Amsterdam. Sinds 1 januari 1900 verzorgt GVB het openbaar vervoer in Amsterdam en omgeving door de inzet van trams, bussen en metro’s. Ook is GVB verantwoordelijk voor de exploitatie, het beheer en het onderhoud van zowel de voertuigen als de gehele railinfrastructuur in de stad. Dagelijks reizen zo’n 800.000 mensen met GVB . Een groot OV-netwerk bevordert de bereikbaarheid en de leefbaarheid van de stad en omliggende gemeenten. Het is van groot belang dat het openbaar vervoer veilig en op tijd wordt aangeboden. GVB streeft continue naar het verbeteren van haar dienstverlening, door het opleiden van personeel en het verbeteren van interne processen.

Drie stappen naar verbeterd voorraadbeheer
GVB startte daarom in 2010 met een project om de interne logistieke processen te professionaliseren. Samen met Gordian Logistic Experts stelde GVB een drie-stappen plan op om de beschikbaarheid van reserveonderdelen te verhogen, bij een gelijkblijvende investering in voorraden. Het voornemen was om in de eerste stap de bevoorrading van de verbruiksartikelen, bij GVB slijtdelen genoemd, te verbeteren. In de tweede stap waren de wisseldelen, de repareerbare onderdelen aan de beurt. De afrondende stap is het opruimen van de overtollige voorraad. Fase één en twee zijn inmiddels afgerond.

Mooie strategie, maar hoe gebruik ík het optimaal?
“We bedachten samen met Gordian een slimme voorraadbeheer strategie en vroegen Gordian deze te implementeren in SAP. Daarna is het personeel van het bedrijfsbureau, dat verantwoordelijk is voor de bevoorrading van onderdelen, opgeleid in het werken met de nieuwe besturingsvorm.” vertelt Henrike de Jonge, manager Logistiek bij GVB.

“De GVB medewerkers leerde in de training hoe de nieuwe instellingen in SAP werken en hoe ze het gericht kunnen gebruiken. Je wilt dat je medewerkers actief participeren in het bestel- en reparatieproces, en signalen in SAP leren herkennen. Hierdoor is snel inspelen op de voorraadbehoefte mogelijk”. Henrike vertelt dat de veranderingen soms best lastig waren. “Software alleen is niet genoeg, mensen moeten er ook vertrouwen in hebben en weten hoe ze het moeten gebruiken”.

Stap 1: aan de slag met de slijtdelen
Twee ervaren consultants van Gordian hielpen het bedrijfsbureau bij het inrichten van de besturingsmodellen in SAP. Zij stelden vervolgens vast wat hierbinnen de beste parameterinstellingen zijn voor GVB. Hieruit bleek dat de grote winst vaak in eenvoudige veranderingen zit. “Het was voor het bedrijfsbureau soms vreemd om te zien dat het soms efficiënter is om goedkope, snellopende slijtdelen minder vaak maar in grotere hoeveelheden in te kopen. Dit druist in tegen datgene wat mensen jaren in praktijk hebben gebracht, maar het verbetert de voorraadbeschikbaarheid wel”, aldus Henrike.

Stap 2: een stap verder met de wisseldelen
Daarna pakten GVB en Gordian de besturing van de wisseldelen aan. Daarbij liepen zij tegen het probleem aan dat de administratie van wisseldelen gaten bevat. Een manco dat veel standaard ERP systemen hebben. De defecte wisseldelen die in reparatie zijn of nog ingeleverd moeten worden, waren slecht inzichtelijk in SAP. Dit leidde soms tot het nemen van de verkeerde beslissingen. Gordian maakte een tool die informatie uit SAP haalt, vergelijkt en die de gehele voorraadketen snel inzichtelijk presenteert aan het bedrijfsbureau.

Tevreden met de resultaten
Henrike vertelt dat ze tevreden is met het eindresultaat van de eerste twee stappen in het verbetertraject. “De snelheid waarmee Gordian het verbeterpotentieel identificeerde tijdens de quick scan was zeer prettig. Daarnaast hebben ze ons geholpen met een aantal goede oplossingen. Deze oplossingen betekenden soms ook een veranderde werkwijze van medewerkers.  Ik kan de hulp en aanpak van Gordian aanbevelen aan andere organisaties die hun onderhoudslogistiek willen professionaliseren.” Toch start GVB niet direct met het uitvoeren van de derde stap, het opschonen van de overtollige voorraad. “Ik wil nu eerst de nieuwe werkwijze uit stap één en twee zelf, zonder hulp van buitenaf, verder uitvoeren en benutten. Bovendien staan ons nog vele andere ontwikkelingen te wachten, waaronder een reorganisatie. We maken dus even een pas op de plaats”.

Reageer op dit artikel