artikel

IT bij planning biedt inzicht en drukt faalkosten

Supply chain

Het juist en efficiënt plannen van productie gaat bedrijven steeds beter af, ondanks dat veel ondernemingen het zichzelf steeds moeilijker maken. De wens én noodzaak om steeds flexibeler in te spelen op klantwensen en toch bijvoorbeeld voorraden laag te houden is niet eenvoudig. Een goede planning kan daarbij het verschil maken tussen winst en verlies. Hoe gaan productiebedrijven om met de toegenomen mogelijkheden die IT biedt bij planning? Is planning daardoor een sexy procesaspect geworden?

IT bij planning biedt inzicht en drukt faalkosten
Productieplanning

Navraag bij verschillende bedrijven leert dat planning bovenal een moeilijk en breed begrip is in de wereld van de producerende bedrijven. Nog lastiger is het aspect binnen de groep klantorder gestuurde bedrijven. Waar een groothandel snel geholpen is met een ERP-systeem voor het snel invoeren van orders en beheren van logistieke administratie, is een productiebedrijf vooral geïnteresseerd in hoe het zo efficiënt mogelijk kan produceren. Daarop is het hele bedrijfsproces afgestemd en in veel gevallen worden Excel-sheets gebruikt voor het plannen hiervan. Niet zelden zelfs hele vernuftige Excel-bestanden.

Planning is uitvloeisel van ontstane afspraken
Arne Smedema, werkzaam als adviseur bij Mitopics, herkent bij veel van de bedrijven waar hij over de vloer komt een grote diversiteit aan werkwijzen waar het planning betreft. “Soms geven producenten aan klanten een periode door van drie of vier weken waarbinnen ze het product kunnen leveren. In dat geval hebben bedrijven niet echt het idee aan planning te doen, productie is meer een uitvloeisel van ontstane afspraken.” Omdat veel ondernemingen planning niet concreet maken en zo overzicht missen, zijn ze gedwongen om erg creatief om te gaan met bepaalde klantvragen. “Een oplossing wordt altijd wel gevonden.”

Toch is er met behulp van een goede planning volgens Smedema zeker wel geld te ‘maken’. Maar wat hem betreft zijn er in de wereld van de klantorder gestuurde bedrijven nog veel stappen te zetten richting een professionelere planning. Een voorbeeld van een bedrijf dat de planning grondig aanpakte is Damen Shipyards. De onderneming zette een aantal stappen in de goede richting met de implementatie van een IFS ERP in 2011. De groeiende onderneming is wereldwijd sterk aan het uitbreiden en had dringend behoefte aan een IT-oplossing die het bedrijf meer inzicht zou geven in alle lopende en aankomende operaties. Kees de Bruijn, logistiek manager bij de onderneming: “We gebruiken het ERP voor onze engineering to order-processen en zijn nu beter dan vroeger in staat om realistisch te plannen. We stemmen onze werkzaamheden en planning af op de productie.” De planning is bij Damen volledig geautomatiseerd, wat betekent dat voor iedereen voor wie het van belang is, inzichtelijk is wat er wanneer en waar gemaakt kan worden en wat het levermoment is. De planning is volgens De Bruijn gebaseerd op een work breakdown structure (WBS). “Alles is teruggepland naar het productiemoment. Denk daarbij aan werkvoorbereiding, inkoop, fysieke distributie en het transport. Zodra het productiemoment er is, weet iedereen waar welke spullen moeten zijn.”

Behoefte aan meer inzicht
Het bedrijf paste in de afgelopen jaren zijn strategie aan, het transformeerde van werken met ‘push’ naar werken met ‘pull’. Het resultaat is, dat als het productiemoment verzet dient te worden, de rest van de organisatie daarop volgens De Bruijn moet inspelen, tot aan de engineering aan toe. “Maar ook als je zaken kunt uitstellen, zoals de inkoop van onderdelen, dan moet je dat doen. Dat lukt echter alleen met voldoende inzicht. Dit is een van de redenen voor het implementeren van een nieuw ERP systeem. Toch blijft de noodzaak om flexibel te zijn een uitdagend aspect van de totale planning. “Uitdagend vind ik daarom als term beter bij planning passen dan sexy. Maar waar planning wat mij betreft in de basis op neerkomt is goede communicatie. Het zijn mensen die veranderingen in een planning moeten communiceren.”

Detailplanning niet in ERP
Overigens gebruikt Damen Shipyards IFS voor planningen op niveau 1, specifiekere planningen worden gemaakt in Primavera van Primaned. “Primavera zetten we in voor gedetailleerde engineeringsplannen, voor het plannen van de capaciteit en van mensen en uren. In de toekomst zullen we hier ook uitgebreide info over de productie werven door de hele keten heen in meenemen. Primavera wordt sinds de implementatie van het nieuwe ERP wel veel beter gevoed met informatie”, aldus De Bruijn.          

De situatie van een specifieke planningtoepassing gekoppeld aan een ERP geldt ook voor Medistad, het bedrijf waar Ruud Ligthart manager planning & procurement is. Medistad Europe, producent van medische disposables, in goed Nederlands wegwerpartikelen voor de gezondheids- en biotechnologiemarkt maakt sinds enkele jaren gebruik van Infor10 ERP Express (Visual). De oplossing die door Quartess werd geïmplementeerd zorgde voor de nodige verandering bij de onderneming op het gebied van planning. Ligthart: “Eerder werkten we met een planbord dat op het oog uit legoblokjes leek te bestaan. Het plannen van onze productie was daarmee behoorlijk arbeidsintensief. De nieuwe oplossing geeft ons veel meer inzicht in de beschikbaarheid van zowel materiaal als machines.”

Commercie stelt steeds meer vragen
De behoefte aan inzicht in de operatie, in wat er op welk moment geproduceerd kan worden, is de laatste jaren gestegen, meent Ligthart. Vanuit de commerciële hoek van de onderneming komt er steeds regelmatiger de vraag of iets wel of niet is te produceren en binnen welke termijn. “De ERP-software heeft ons dat inzicht, we zijn nu in staat om sneller beslissingen te nemen. In het verleden gebeurde het wel eens dat we zonder al teveel checken startten met de productie en achteraf bleek dat we ons hierdoor in de vingers sneden.”

De planning is dankzij IT-hulpmiddelen flexibeler dan voorheen. Toch wil Ligthart hierbij een kanttekening bij plaatsen. “De planning van de komende week aanpassen is en blijft lastig. Materiaal en machine beschikbaarheid liggen dan vast, maar we zijn dankzij het betere inzicht wel in staat om de consequenties van veranderingen door te rekenen. Dat is iets wat een spel blijft tussen de operatie en de commercie.” Als er dan toch van de gemaakte weekplanning wordt afgeweken, dan zijn het de algemeen directeur en de operations manager die hiervoor hun fiat moeten geven.

MRP 2-oplossing zonder geïntegreerde planningtool
Medistad beschikte tot de implementatie van het huidige ERP over een andere IT-oplossing. Die software leek volgens de manager planning en procurement meer op een MRP 2-oplossing waarin een geïntegreerde planningtool ontbrak. “Dat betekende veel meer handmatig werk, zoals het maken van analyses en veel overtype werk in Excel.”

In de huidige situatie plant Medistad op basis van efficiency. Het ERP ondersteunt de productieplanning, maar het systeem plant niet, volgens Ligthart. Toch neemt het systeem verreweg het meeste rond de productieplanning wel uit handen. “Als de parameters goed staan, dan heb je eigenlijk alleen nog iemand nodig met verstand van zaken die ernaar kijkt, een productieplanner.”

De producent gebruikt het ERP ook voor de forecasting. Zowel de deals aan de verkoopkant, de gemaakte logistieke afspraken en de geboekte materiaalbehoefte en machinecapaciteit zijn in het systeem terug te vinden. “Mochten we een capaciteitsprobleem hebben dan zien we dat heel snel én kunnen we dus ingrijpen indien nodig.”

Geld verdienen? ‘Wel faalkosten weten te drukken’
Op de vraag of planning dankzij het gebruik van een ERP sexy is geworden, moet Ligthart toch een ontkennend antwoord geven. “Onze productieplanning is nu echt heel leuk en inzichtelijk, maar sexy, nee. Of we er geld mee verdienen? Jazeker wel!” Er zijn enkele redenen waarom Medistad nu efficiënter kan werken. Eén daarvan is dat de materiaalplanning nu is gekoppeld aan de andere planningdata. Zo kon het in het verleden gebeuren dat een machine al was omgebouwd voor de productie van een bepaald artikel, maar pas laat bleek dat voor dezelfde productie geen of onvoldoende grondstoffen beschikbaar waren. “Wat dat betreft hebben we de faalkosten kunnen drukken. Bij spoedjes, die het grootste risico met zich meebrengen, zien we nu vooraf de consequenties en kunnen daarop anticiperen.”

Het is volgens Ligthart lastig om in te schatten in hoeverre de toegenomen digitalisering van de planningaspecten bij Medistad heeft bijgedragen aan het succes van de onderneming. “We halen nu de lead-tijden die we afgeven. De voorraad is daarentegen gestegen, maar dat kan ook komen omdat we onze omzet hebben weten te verdubbelen”, aldus Ligthart met een knipoog.

Nadenken op drie niveaus
De bedrijven, zoals Medistad en Damen Shipyards, die geld verdienen met een goede planning hebben hier op drie niveaus goed over nagedacht: strategische planning (vaak op jaarbasis), tactische planning (vaak over enkele maanden vooruit) en operationele planning (vaak maximaal tot 3 of 4 weken vooruit) . Smedema: “IT-systemen hebben weinig moeite met het plannen van de korte termijn omdat er dan vaak weinig onzekerheden meer zijn en er nog maar een beperkt aantal oplossingsrichtingen te bedenken zijn. Langdurige planningen zijn lastig met systemen te ondersteunen door de toename van de onzekerheid en de toename van mogelijke oplossingsrichtingen. ERP biedt hier weinig soelaas, hoewel het wel een duidelijke signaleringsfunctie kan hebben.” Het ‘echte’ plannen met ERP betekent volgens Smedema voornamelijk het voorkomen van ‘rode stoplichten’ (knelpunten in capaciteit of materiaalbeschikbaarheid). “Overigens heb je daar als planner voor het vinden van oplossingen niet altijd een pc bij nodig, het vergt vooral slim organiseren als het ERP je hierop signaleert.”

ERP wordt, net als door De Bruijn, ook door Smedema niet gezien als een ideale planningtool voor het plannen van details rondom een productieproces. “ERP gebruik je niet voor het plannen van een order bij een productielijn, niet bij sterk klantorder gestuurde omgevingen.” Wel moet er tussen een handmatige planning of een specifieke planningtool aan de ene kant en een ERP aan de andere kant een goede link zijn, vindt hij: “Als een order vijftig regels lang is moet je deze wel invoeren in een bedrijfssysteem om het voorraadniveau te kunnen zien.”

Flexibiliteit en leverbetrouwbaarheid belangrijker
IT-oplossingen zijn volgens Mitopics echt onmisbaar voor het maken van prognoses en het forecasten, kritieke succesfactoren voor een goed planningsapparaat. “Dat is echter niet waar de meeste klantorder gestuurde bedrijven zich mee bezighouden, deze bedrijven hebben vooral flexibiliteit nodig denk aan een goed netwerk aan collega-bedrijven die je snel kunt inschakelen of een goede relatie met een leverancier van kritieke componenten of meer van dergelijke organisatorische zaken.” Daarnaast wordt leverbetrouwbaarheid door klantorder gestuurde bedrijven vaak als belangrijker gezien dan een superplanning op papier of in het ERP-systeem. “Soms is de productiekwaliteit het belangrijkste aspect. Maar die aspecten komen vaak in de verdrukking wanneer verkoop aan de klant pittige leverdata noemt.” Smedema is net als De Bruijn van mening dat interne communicatie een belangrijk onderdeel van planning is en IT duideijk kan helpen bij een goede afstemming over bottlenecks.   
Het lijkt erop dat veel klantorder gestuurde bedrijven het nut van IT wel gaan inzien, maar pas nadat de organisatorische kant geregeld is, getuige ook de reactie van een lid van de Logistiek LinkedIn community: “Ik zie op termijn wel de voordelen in van een goede ERP-oplossing”, aldus Mark Berends, Hoofd Logistiek bij TP Metal. TP Metal startte haar operatie vijf jaar geleden zonder gebruik te maken van een IT-tool voor het plannen van de productiewerkzaamheden. Berends: “We werken voor onze planning met een aantal Excel-sheets. We zijn nog niet toe aan automatisering, er moeten namelijk eerst nog een aantal processen goed worden beschreven voordat we ze gaan uitvoeren met behulp van IT.”

‘IT-systeem regelt nooit alles’
En zoals de reactie van Berends kwamen er meer binnen. Toch zien de meeste personen IT vooral als ondersteunende tool voor planningen. IT kan inzicht bieden, fouten voorkomen en tijdwinst opleveren, maar zoals De Bruijn en Smedema al zeiden, het echte plannen is toch vooral communiceren. “Je mag er nooit vanuit gaan dat een IT-systeem alles automatisch regelt.”

 

Bekijk hier de special nieuwsbrief over planning…

Reageer op dit artikel