artikel

Brands Group optimaliseert voorraad met ERP-module

Supply chain

De Brands Group verzorgt de distributie van de batterijen, verlichting en aanverwante producten van het merk GP (Gold Peak) binnen de Benelux en Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland. Het plannen van de voorraad is daarbij erg belangrijk. Sinds 2010 ondersteunt het bedrijf de planning met SAP Forecasting.

Brands Group optimaliseert voorraad met ERP-module

De Brands  Group is gesitueerd in het Brabantse Deurne. Daar heeft het bedrijf ook een warehouse voor de opslag van de producten van GP Batteries. GP staat voor de Gold Peak Group uit Hongkong. Sinds de oprichting in 1964 groeide GP Batteries uit tot een van ’s werelds belangrijkste leveranciers van primaire en herlaadbare batterijen.  Vanaf 2008 brengt GP ook verlichting op de markt.  Het is één van de nieuwe producten van het bedrijf in een sector waarin het sterk wil groeien. GP maakt haar producten in fabrieken in Azië. Vanuit Hongkong worden ze in containers verscheept naar Nederland. In Deurne worden de producten op pallets opgeslagen in het magazijn tot ze worden gedistribueerd naar de afnemer. De tijd tussen bestellen in Hongkong en aflevering in Deurne bedraagt ongeveer drie á vier maanden.


Verkoop vanuit drie kantoren

Bij de Brands Group werken ongeveer 50 medewerkers. Het bedrijf bestaat uit vijf entiteiten, waaronder een holding met daaronder drie sales offices en een shared service center. Dit shared service center, Brands services, verzorgt alle financiële, logistieke en automatiseringsdiensten voor de complete organisatie. Operations manager Pim Brands van Brands Services vertelt dat de verkoop plaatsvindt vanuit drie verkoopkantoren: één voor Nederland, één voor België en Luxemburg en één voor Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland. “Deze kantoren verkopen de GP-producten voor het grootste deel via groothandels en de grotere retailketens. Vanuit het distributiecentrum in Deurne wordt centraal voorraad gehouden en de rechtstreekse distributie naar de klant verzorgt. Het voorraadbeheer wordt uitgevoerd op basis van een forecast die per verkoopkantoor wordt opgesteld. Op basis van deze forecast kan de voorraad verdeeld worden en heeft ieder verkoopkantoor feitelijk haar eigen voorraad”.


Seizoenen beïnvloeden de verkoop

De verkoop van de producten wordt sterk beïnvloed door de seizoenen. Zo neemt bijvoorbeeld rond de zomervakantie de verkoop van  batterijpacks en laders voor digitale camera’s toe, terwijl er dan juist minder verlichting wordt verkocht. In de periode tussen november en februari is deze trend precies omgekeerd. Belangrijkste input voor het opstellen van forecasts zijn historische gegevens en de verkoopcijfers van de verkoopkantoren. “Bij veel van onze producten kunnen we onze afzet goed voorspellen met behulp van die informatie ”, zegt Brands. “Daarom focussen we ons bij het opstellen van prognoses vooral op bijzondere situaties, zoals actieproducten, strategische groeiproducten en nieuwe klanten.”


In 2010 gestart met SAP

De forecasts worden maandelijks per artikel per verkoopkantoor opgesteld. Tot voor twee jaar geleden stelde Brands Services de planning op met behulp van Excel. “De methode die we daarvoor gebruikten, hadden we zelf ontwikkeld.  Dit was een sub-optimale oplossing, omdat dit buitenom het toenmalige ERP-systeem liep. In 2010 startten we met ERP-pakket SAP ter ondersteuning van onze verkoop, financiën, logistiek en het warehousemanagement. Tegelijkertijd zijn we toen begonnen met het berekenen van onze verkoopprognoses met SAP Forecasting.”


Voorraad is beter in balans

De forecast bepaald de behoefte die in de MRP-planning wordt meegenomen. Volgens Brands is één van de grote voordelen van het plannen met SAP dat tegenwoordig direct zichtbaar is van welke producten er teveel of te weinig voorraad is. “Daar kun je dan direct op inspelen. Zo kunnen we bijvoorbeeld,  indien nodig en mogelijk, voorraad van het ene verkoopkantoor aan een ander verkoopkantoor toewijzen. Hierdoor opereren we veel flexibeler. Maar het grootste voordeel van SAP Forecasting is dat onze voorraad nu is geoptimaliseerd. Dit betekent dat de kans veel kleiner is dat we out-of-stock raken of met voorraad blijven zitten. De laatste jaren is ons assortiment verbreed Hierdoor is onze totale voorraad toegenomen. Maar ik ben ervan overtuigd dat die nu veel beter in balans is en dat levert direct financieel voordeel op.”


Forecasts op basis van verdeelsleutels

Enige minpunt van de huidige methodiek is dat de verkoopprognoses op een erg gedetailleerd niveau worden berekend. “Voordeel daarvan is dat je erg nauwkeurige cijfers per artikel krijgt. Nadeel is echter dat het erg veel tijd kost, want het opstellen van forecasts voor al onze verschillende producten is een arbeidsintensieve activiteit. Een ander nadeel van te gedetailleerde forecasts is dat de kans aanwezig is dat je het grote plaatje mist omdat je te gefocust bent op individuele artikelen.” Momenteel onderzoekt Brands Services het verband tussen de financiële forecasts en de logistieke forecasts. De vragen die daarbij centraal staan zijn of en hoe beide cijfers met elkaar samenhangen en of dat te vertalen is naar het inkoopproces. “Ook hiervan is het uiteindelijk doel de voorraadplanning beter af te stemmen op de verwachtingen binnen de organisatie en de ontwikkelingen in de markt”, aldus Brands.

 

Coop implementeert eerste SAP F&R-module in Nederland

BCC krijgt tool voor forecasting en voorraadbeheer

Reageer op dit artikel