artikel

Bax-shop.nl reduceert logistieke faalkosten met Slim4

Supply chain

Bax-shop.nl verkoopt via internet en een winkel muziekinstrumenten, dj-gear en licht- en geluidsapparatuur aan hobbyisten en professionals. Sinds de start, nu negen jaar geleden, groeide het bedrijf met tientallen procenten per jaar en de omzet zal in 2012 richting de 30 miljoen lopen. Dat stelt echter wel nieuwe eisen aan het beheer van de voorraad. Daarom implementeerde het bedrijf vorig jaar voorraadoptimalisatiesysteem Slim4.

Bax-shop.nl reduceert logistieke faalkosten met Slim4

Bax-shop.nl werd in 2003 gestart door de gebroeders Jochanan en Nathanael Bax als aanvulling op hun grote hobby: als D.J. bezig zijn met licht en geluid. Ze begonnen met de verhuur van apparatuur en breidden hun activiteiten vervolgens uit met de verkoop van producten via marktplaats en Ebay. Hun onderneming groeide snel en tegenwoordig staat er in Goes een bedrijf waar 86 mensen werkzaam zijn. Vanuit een magazijn met een oppervlak van 3000 vierkante meter worden dagelijks ongeveer 1000 orders gereedgemaakt en verzonden. De producten die geleverd worden variëren van draaitafels en mixers tot lichtapparatuur, muziekinstrumenten en video- en consumentenelektronica. En het bedrijf blijft maar groeien: in 2011 met 63 procent en voor dit jaar wordt een toename van ongeveer 40 procent voorzien.

Snelle groei stelt eisen aan voorraadbeheer

Deze snelle groei bracht echter ook een aantal problemen met zich mee. Jochanan Bax vertelt dat het in de loop der jaren steeds lastiger werd om voldoende grip op de voorraad te houden. “Als je vijfhonderd artikelen op voorraad hebt, kun je dat nog enigszins met de hand bijhouden, maar bij een assortiment van 20.000 artikelen, waarvan 90 procent op voorraad, lukt dat niet meer.” Lange tijd werkte Bax-shop.nl met minimumvoorraadniveaus. Als de voorraad onder een vastgesteld minimum kwam, werd een nieuwe inkooporder geplaatst. “Nadeel hiervan was dat geen rekening werd gehouden met trends en veranderingen in de populariteit van bepaalde producten. Hierdoor was de samenstelling van onze voorraad nooit helemaal optimaal.”

Beschikbare voorraad en prijs is cruciaal

Gevolg was dat er extra kosten ontstonden, bijvoorbeeld omdat artikelen in een tweede zending nageleverd moesten worden of omdat klanten ergens anders naartoe gingen als bepaalde producten niet op voorraad waren. Volgens Bax is met name voor een bedrijf dat via internet verkoopt het op voorraad hebben van de gewenste artikelen en de vraagprijs ervan van cruciaal belang: “Is een product niet direct leverbaar of elders goedkoper dan is de klant direct weer verdwenen. Die surft gewoon verder op internet. Dit probleem heeft de retailsector niet. Daar is namelijk sprake van directe communicatie met de klant waardoor er een alternatief geboden kan worden als een product niet op voorraad is of als er een probleem is over de prijs.”

Veel aandacht voor inrichting

Aanvankelijk dachten de softwareontwikkelaars van Bax-shop.nl met wat extra formules en programmatuur het voorraadbeheer te kunnen verbeteren. Maar dat bleek toch behoorlijk tegen te vallen. Daarom werd besloten tot de aanschaf van Slim4, het voorraadoptimalisatiesysteem van Slimmstock Retail. In het voorjaar van 2011 werd gestart met de implementatie van dit pakket, dat vervolgens in november 2011 in gebruik werd genomen. “We hebben erg veel aandacht besteed aan de inrichting van Slim4”, zegt Bax. “En dat was noodzakelijk omdat we de eerste webwinkel waren die ging werken met Slim4. En verkoop via internet is toch iets heel anders dan de gewone retailsector waar dit pakket al veel vaker wordt gebruikt.”

Slim4 bepaalt de voorraadniveaus

Er werd onder andere veel aandacht besteed aan trends in de markt en de periodes waarin bepaalde producten populair zijn en er dus extra veel vraag naar is. Sinds de implementatie van Slim4 wordt bij Bax-shop.nl van nieuwe artikelen niet direct een voorraad aangelegd. Wordt zo’n artikel besteld dan wordt er onmiddellijk een bestelling bij de leverancier geplaatst waarna het zo snel mogelijk aan de klant geleverd wordt. Vervolgens wordt er een bepaalde periode gekeken hoeveel vraag er naar het betreffende artikel is. Daarna rekent Slim4 uit of het artikel op voorraad moet worden genomen en welke hoeveelheden dat zouden moeten zijn. Neemt de verkoop weer af dan bouwt Slim4 automatisch de voorraad af, tot het moment dat het pakket aangeeft dat het betreffende artikel niet meer besteld hoeft te worden.

Koppeling met ERP-systeem

Bax-shop.nl maakt gebruik van ERP-systeem King Enterprise. Slim4 is hieraan gekoppeld. Het voert de berekeningen uit met de ordergegevens van het ERP-systeem en genereert daarmee inkoopadviezen. Die worden vervolgens verwerkt door een van de medewerkers die zich bezighoudt met het plannen van de voorraad. “Deze voorraadplanner richt zich met name op de artikelen die volgens Slim4 speciale aandacht nodig hebben”, zegt Bax. “Overigens geeft het systeem een waarschuwing als de beschikbaarheid van bepaalde artikelen in het geding dreigen te komen.”

Veel financieel voordeel door voorraadoptimalisatie

Wat Slim4 Bax-shop.nl precies heeft opgeleverd is volgens Bax moeilijk te kwantificeren. “Onze verkoopcijfers zijn flink toegenomen, maar dat komt ook omdat het bedrijf blijft groeien. Toch ben ik ervan overtuigd dat we dankzij Slim4 meer omzet hebben gegenereerd. Gewoon omdat de beschikbaarheid van onze artikelen is toegenomen. Uit metingen blijkt dat die in de eerste twee maanden van dit jaar is gestegen van 65 procent naar 95 procent.” En volgens Bax zijn ook de logistieke kosten fors gedaald: “We hoeven veel minder vaak spullen na te leveren en dat scheelt behoorlijk. Tegelijkertijd is onze dode voorraad verminderd en ook dat levert veel financieel voordeel op. Je moet het zo zien: onze voorraad is niet afgenomen, want we groeien. De samenstelling van onze voorraad is echter sterk verbeterd.”

Geen out-of-the-box systeem

En of Bax nog tips heeft voor andere bedrijven die nadenken over de implementatie van een optimalisatiesysteem voor de voorraad? “Onderschat het implementatietraject niet. Het is geen out-of-the-box systeem dat je installeert en dan direct functioneert. Er is veel inspanning en overleg nodig om een goed werkend systeem op te bouwen. Voordat je daar bent waar je wilt zijn, ben je snel een jaar verder.”

Reageer op dit artikel