artikel

XV Retail succesvol uitgerold bij Action

Supply chain Premium

XV Retail succesvol uitgerold bij Action

“Eén dag ICT-consultancy, daar moeten wij meer dan 10.000 gummetjes voor verkopen.” Harrie Grent, Technisch Architect van Action (foto), doelt niet op de tarieven van Ctac, maar op het enorme artikelvolume dat zijn organisatie dagelijks verwerkt. Tientallen miljoenen kassabonnen per jaar, van 275 winkels in Nederland en daarbuiten: hoe krijg je dat goed geautomatiseerd? Dankzij SAP XV Retail verloopt de communicatie tussen filialen en hoofdkantoor zoals het hoort: soepel en snel.

"Eén dag ICT-consultancy, daar moeten wij meer dan 10.000 gummetjes voor verkopen." Harrie Grent, Technisch Architect van Action (foto), doelt niet op de tarieven van Ctac, maar op het enorme artikelvolume dat zijn organisatie dagelijks verwerkt. Tientallen miljoenen kassabonnen per jaar, van 275 winkels in Nederland en daarbuiten: hoe krijg je dat goed geautomatiseerd? Dankzij SAP XV Retail verloopt de communicatie tussen filialen en hoofdkantoor zoals het hoort: soepel en snel.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Action   Leverancier/dienstverlener: Ctac
Plaats: Zwaagdijk=-Oost  
Branche: detailhandel   Bedrijfsgrootte: groot: 400 of meer werknemers
Bedrijfstype: Logistiek   Datum ingebruikname:
Productnaam:  

‘Verrassend volledig, verbazend voordelig’, dat is Action. Het grootste en voor de consument bekendste bedrijfsonderdeel zijn de 275 Action-winkels, verspreid over Nederland (245), België (26) en Duitsland (4). Een momentopname, want Action groeit met gemiddeld twee vestigingen per maand en heeft als doel dit tempo op te schroeven en verder uit te breiden in Europa.

    

Action is recentelijk overgenomen door private equity:3i. Dit leidt tot een verdere professionalisering van de organisatie, inclusief de ICT-organisatie. De winkels worden ondersteund door het distributiecentrum annex hoofdkantoor in Zwaagdijk-Oost (Noord-Holland), een immens complex dat pakweg zestien voetbalvelden beslaat. In de drukke tijd gaan hier meer dan 200.000 colli’s per dag doorheen.

  

Action voert een sterk wisselend assortiment, dat uiteenloopt van huishoudelijk, kantoor, cosmetica, speelgoed, textiel, glas, porselein en aardewerk, seizoen en decoratief tot doe-het-zelf, met elke week meer dan  honderd nieuwe artikelen. Grootschalige inkoop, optimale distributie en een kostenbewuste bedrijfscultuur staan garant voor ongekend lage consumentenprijzen.

  

Stabiele versie

Op 1 januari 2006 ging Action over op SAP ERP, met een interface naar de bestaande winkelautomatisering. Ctac, toen al de partij van keuze, installeerde er diverse SAP-modules, waaronder FI, CO, SD, MM, WMS (finance, controlling, verkoop, inkoop, logistiek en magazijn) en later RE (voor het managen van grootonderhoud aan alle bedrijfspanden). Als eerste SAP-gebruiker in Nederland introduceerde Action in 2006 voicepicking in zijn DC.

   

SAP bracht veel goeds, aldus Grent, onder meer het structureel denken in processen. Toch bleek de koppeling met het oude kassasysteem haken en ogen te kennen. "Willy Koppens van Ctac vertelde mij in die tijd dat ze bezig waren met XV Retail, een totaaloplossing die alle winkelprocessen vanuit één applicatie ondersteunt. Dat sprak mij aan. Toen hij ons vroeg mee te werken, hebben we dat meteen vanuit een co-development partnership opgepakt."

   

Gedurende 2008-2009 droeg Action bij aan de productontwikkeling, met name vanuit de functionele kant. In 2010 lag er een dusdanig stabiele versie, dat ze het aandurfde om een roll-out te doen. Die is afgelopen oktober succesvol afgerond. Het gezamenlijke project van Action en Ctac heeft nu zelfs geleid tot een XV Retail versie 4.1. Deze nieuwe versie kan omgaan met nog grotere aantallen, heeft een snellere verwerking en biedt moderne communicatietechnieken. Daarnaast is deze versie schaalbaar zodat snel nieuwe landen zijn toe te voegen. Het gezamenlijk project is een duidelijk voorbeeld van de composed solutions-strategie van Ctac op basis van co-innovatie. Momenteel loopt er een project om versie 4.1 ook daadwerkelijk te implementeren en heeft Ctac recentelijk ook het technisch SAP beheer op zich genomen. Inmiddels draaien alle Action-winkels op XV; we spreken dan over 1.400 kassa’s en nog eens 275 backoffice-pc’s.

  

Koppeling met SAP

Gevraagd naar het belangrijkste pluspunt van XV noemt Grent de directe koppeling met SAP. "Gezien onze bedrijfsvoering – hoge volumes, kleine bedragen, snelle handling – hebben we te maken met veel datawijzigingen die allemaal zonder vertraging naar de kassa’s toe moeten. XV trekt belangrijke

artikelgegevens uit SAP en presenteert deze aan de winkelvloermedewerker. Denk aan prijs, artikelgroep en streepjescode. Maar ook productomschrijvingen voor op de kassabon en de schapkaartjes, nota bene in drie talen. Zelfs de stamdata van medewerkers."

    

In de winkel zorgt een gedegen autorisatie ervoor dat men er gemakkelijk mee kan werken. Functiegerelateerd, want alleen de bedrijfsleider mag bijvoorbeeld een bon laten vervallen; caissières zijn hiertoe niet gemachtigd. Rayonleiders van Action worden bovendien via een speciaal ontworpen dashboard voorzien van alle verkoopcijfers en personeels- en andere gegevens die zij voor een goede functievervulling nodig hebben.

  

De directe koppeling maakt ook een stroom van transactiegegevens, pindata en financiële cijfers mogelijk vanuit de kassa naar de SAP backoffice, waar centrale en decentrale voorraad en financiën worden bijgewerkt. De invoering van XV Retail heeft het verkoopproces op zich redelijk ongemoeid gelaten. Dat proces is functioneel gezien ook niet zo spannend, volgens Grent. Scannen en afrekenen,

daar komt het op neer. "Het zijn meer de extra mogelijkheden daaromheen die het werk op de winkelvloer verrijkt hebben. Bijvoorbeeld online opvragen van artikelgegevens en het automatisch beschikken over actuele reclame-informatie. Of zelfstandig klantbestellingen doen, inclusief

aanbetaling en het organiseren van de aflevering."

 

Sparren met de eindgebruiker

Door de slimme infrastructuur is het tevens mogelijk om configuraties van individuele kassa’s centraal vanuit de XV-server te regelen. Dat kan overigens ook op rayon- en landniveau. Hetzelfde geldt voor de distributie van software. "Massa-installatie bevordert een eenduidige manier van

aansturen en scheelt gigantisch veel tijd. Een update voor bijvoorbeeld alle filialen in België heb je nu zo weggezet. En het bespaart ons aanzienlijk op de beheerkosten."

   

Logistiek manager Action genomineerd

Barry Barnhoorn, logistiek manager bij Action, is een van de drie finalisten van de verkiezing Logistiek Manager van het Jaar. Wat is hij voor persoon om mee samen te werken? Logistiek.nl vroeg het aan zijn manager Ronald van der Mark, ceo van Action en een van zijn medewerkers, Hielke Karsten, stafmedewerker Logistiek. Lees hier het artikel…

Het kunnen verwerken van grote aantallen data met een hoge performance is een van de winstpunten die Action met XV Retail behaald heeft. Het heeft de beheersbaarheid vergroot, zodat de onderneming nu met dezelfde bezetting kan doorgroeien naar het volgende ambitieniveau.

    

Grent: "Nu we de verkoop geautomatiseerd hebben, denken we verder na over manieren om de backoffice meer op de winkelvloer beschikbaar te krijgen. Ctac toont zich hierin een zeer flexibele partner die meedenkt op technisch en functioneel niveau. Ze verstaan de kunst om sparringpartner te zijn voor de eindgebruiker."

Reageer op dit artikel