artikel

Damen Shipyards: kortere levertijden door in nieuw ERP geïntegreerde info

Supply chain Premium

Damen Shipyards: kortere levertijden door in nieuw ERP geïntegreerde info

De figuurlijke ‘implementatieverf’ is bij Damen Shipyards bijna droog. Damen zit in de afrondende fase van een zeer uitgebreide ERP-implementatie van IFS Applications. Het resultaat is dat Damen de levertijden terug zal kunnen dringen, maar vooral veel meer gebundelde informatie heeft over de eigen supply chain.

De figuurlijke ‘implementatieverf’ is bij Damen Shipyards bijna droog. Damen zit in de afrondende fase van een zeer uitgebreide ERP-implementatie van IFS Applications. Het resultaat is dat Damen de levertijden terug zal kunnen dringen, maar vooral veel meer gebundelde informatie heeft over de eigen supply chain.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Damen Shipyards   Leverancier/dienstverlener: IFS Benelux
Plaats: Gorinchem  
Branche: logistiek & transport   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Logistiek   Datum ingebruikname:
Productnaam:  

Damen Shipyards kende de afgelopen jaren een stormachtige groei. Het bedrijf in Gorinchem, waar de meest uiteenlopende scheepstypen worden ontwikkeld, gebouwd en geassembleerd, groeide volgens Aart-Jan van der Wekken (projectmanager) en Kees de Bruijn (manager logistiek) uit van een onderneming met enkele tientallen miljoenen euro’s omzet tot een organisatie waarin honderden miljoenen omgaan.

    

Verder doorgroeien is het devies bij het familiebedrijf, en daarbij zou de oude software alleen maar belemmerend kunnen werken. Van der Wekken: "We hadden echt behoefte aan een systeem dat ons zoveel mogelijk data in één overzicht zou tonen. We kenden hier een eilandautomatisering-situatie."

  

De ‘THT-datum’ van de oude software was verlopen. Na acht jaar ondersteunde het bestaande ERP-systeem de ontwikkelingen en groei van de onderneming niet meer en aan te passen was de software evenmin. "Damen is sinds de vorige implementatie tien jaar geleden erg veranderd. Het bedrijf heeft een sterke en gedreven verkooporganisatie. Door het nieuwe ERP-systeem nemen we de volgende stap naar een situatie waarin engineering, productie en verkoop een perfecte eenheid vormen, waardoor we veel meer zelf kunnen doen op projectbasis. We hebben over de hele wereld verspreid verschillende werven gekocht die we softwarematig moeten ondersteunen. Daarnaast stelt onze 3D-informatie vanuit engineering de nodige eisen aan de ERP- en de PDM-oplossing. Modernere en beter op ons bedrijfsproces toegespitste software was zodoende hard nodig", aldus Van der Wekken.

 

Tegen het licht houden

Naast de noodzaak om nieuwe ERP-software te implementeren, wilde men ook efficiënter kunnen werken. De logistieke keten van Damen Shipyards diende daarvoor wel tegen het licht te worden

gehouden. Change management speelde hierbij, naast de uitrol van het ERP in 2010, een belangrijke rol. De Bruijn: "Nadat we de organisatie hadden doorgelicht, zijn we gestart met het personeel kennis te laten maken met de nieuwe procesinrichtingen en de nieuwe manier van werken. We zitten overigens nog steeds middenin dat bedrijfsmatige veranderingsproces: zoiets veranderen kost veel tijd en energie."

  

De organisatie in kaart brengen deed Damen vóórdat het selectie- en implementatietraject eind 2009 startte. "We zijn in 2008 gaan nadenken over de toekomst van onze ICT en onze processen. Na een stuk deskresearch over de benodigde automatisering hebben we bedrijven bezocht die eveneens in de projectgedreven en producerende industrie actief zijn en ten slotte hebben we de ‘to-be’ processen gemodelleerd. Daarin is uitgedacht en omschreven hoe we de organisatie wilden aanpassen aan toekomstige werkzaamheden", vertelt de project manager.

    

Knock-out criteria

Na de modellering van de organisatie stelde Damen een lijst met knock-out criteria op. Daarop stond een aantal zaken waar de toekomstige softwareleverancier absoluut aan moest voldoen, zoals ondersteuning van meerdere talen en munteenheden. Ook was wereldwijde support een harde eis. Van der Wekken: "En uiteraard zochten we bij leveranciers naar bewezen ervaring in de projectgedreven industrie." Op basis van deze criteria werd de long list met leveranciers opgesteld. Daaraan werden vijftien topvereisten gekoppeld die kenmerkend zijn voor Damen.

    

"Dan moet je denken aan eisen als projectmatige ondersteuning waar het aankomt op plannen en kosten, een goede dataopslag voor alles wat te maken heeft met het bouwen van een schip en bijvoorbeeld ondersteuning van het CAD-systeem", aldus de project manager. Op de shortlist stonden vervolgens drie leveranciers en deze werden uitgenodigd om, in een demo, een project uit de Damen-organisatie als business case te presenteren. Van der Wekken: "Het waren de business gebruikers die een belangrijke stem hadden in de keuze voor IFS. Wat hen met name aantrok was de Enterprise Explorer gebruikersinterface."

   

Omdat Damen veel bedrijfsonderdelen kent en het bedrijf ook tijdens de implementatie de dagelijkse werkzaamheden wilde continueren, is gekozen voor een stappenplan. Verschillende modules werden één voor één geïmplementeerd. Voorbeelden van deze modules zijn: Service Management, Contractmanagement en Projecten. Met die laatste module kan Damen alle projecten met betrekking tot service, reparatie en nieuwbouw ondersteunen. De Bruijn: "We zijn de implementatie gestart door de activiteiten services, finance, logistiek, inkoop en project management in het ERP onder te brengen. Binnenkort zal ook het CRM in gebruik worden genomen."

     

Logistieke mogelijkheden

Logistiek gezien biedt de IFS Applications ERP-oplossing Damen Shipyards heel veel extra mogelijkheden. De locatie waar IFS binnenkort volledig live is, is Gorinchem. Op het hoofdkantoor en het ruime terrein vol gebouwen, magazijnen, containers en boten vindt zeventig procent van de engineering plaats, is er volop ruimte voor serviceactiviteiten en wordt ook de logistiek aangestuurd. De Bruijn: "IFS stelt ons straks in staat om de goederenstroom te beheersen op de door ons gewenste manier. We hebben dan alle gegevens van goederen en projecten in één systeem staan."

    

De logistiek die bij de projecten komt kijken is volgens de logistiek manager altijd gebaseerd op een actielijst voor drie vormen van inkoop: strategische goederen, hoofdgoederen en standaardartikelen. "Door dit overzicht zijn we in staat om zo efficiënt mogelijk in te kopen en dus ook te werken in het vervolgtraject. In IFS zien en beheersen we de complete supply chain. In het oude systeem misten we dit overzicht over alle onderdelen en waren we afhankelijk van communicatie met bepaalde contacten en van ervaring van bepaalde personen."

   

Damen labelt alle binnenkomende goederen inmiddels op itemniveau. De Bruijn: "In de toekomst willen we de leveranciers zelf laten labelen, zodat we in een nog eerder stadium in de -supply chain de gewenste informatie voorhanden hebben. We willen toewerken van een reactieve naar een proactieve organisatie. Het implementatieproject stelt Damen straks in staat om de supply chain van een project in één systeem te managen.

    

Van der Wekken: "Zoals het verzenden in containers van alle goederen en het managen van de engineering en de productie. Bijzonder daaraan is dat we dit over meerdere -locaties kunnen doen. Bij de meeste scheepsbouwers vindt het ‘engineer to order’ en ‘assemble to order’ op dezelfde locatie plaats." Wat volgens de project manager en de logistiek manager ook bijzonder is aan de werkwijze, is dat de items met lange levertijd vaak uit complexe combinaties bestaan. De Bruijn: "Als we de actielijst hebben, dan kopen we dit kritische onderdeel alvast in, zodat we zeker weten dat we het op tijd hebben, hoewel het dus best pas veel later geleverd kan worden. Juist omdat we -inkoop, logistiek en sales nu in één systeem hebben staan, weten we precies wat we nodig hebben."

  

Forecasting verbeteren

Op het gebied van forecasting wil Damen nog een paar stappen vooruit zetten de komende tijd. Van der Wekken: "We kennen hier het principe om zaken in een keer goed te doen. We beschikken nu over de juiste info bij het juiste bouwnummer. Zo zien we direct wat waarvoor is gebruikt en wat we op voorraad hebben. Met deze gegevens, gekoppeld aan de salesgegevens, zijn we in staat om de levertijden terug te dringen." De forecasting kan volgens De Bruijn nog verder verbeterd worden aan de hand van de stuurinfo over inkoop-, logistieke en verkoopcijfers. "Bovendien zullen we nog meer standaardisatie in onze producten doorvoeren. Dat zal de forecasting ook ten goede komen."

 

‘VAN REACTIEF NAAR PROACTIEF’

Kees de Bruijn, manager logistiek bij Damen Shipyards over de implementatie van het IFS Applications ERP bij zijn werkgever: "IFS stelt ons in staat om de goederenstroom te beheersen op de door ons gewenste manier, als de implementatie volledig is afgerond. We hebben dan alle gegevens van goederen en projecten in één systeem."

Damen Shipyards veranderde via een change management project eveneens de manier van werken bij het bedrijf. Vooruit denken en eerder plannen, zijn het devies. "De organisatie moet van reactief naar proactief denken toe."

Reageer op dit artikel