artikel

Alpas Hendrion: kwaliteitsimpuls door automatiseren serviceprocessen

Supply chain Premium

Alpas Hendrion: kwaliteitsimpuls door automatiseren serviceprocessen

Alpas Hendrion is gespecialiseerd in verhuur, service en verkoop van hoogwerkers en interne transportmiddelen. In een verdringingsmarkt heeft het bedrijf gekozen voor de strategie van hoogwaardige service, waarin kwaliteit en veiligheid vooropstaan. Om klanten sneller, efficiënter en beter te bedienen, zijn alle serviceprocessen volledig geautomatiseerd.

Alpas Hendrion is gespecialiseerd in verhuur, service en verkoop van hoogwerkers en interne transportmiddelen. In een verdringingsmarkt heeft het bedrijf gekozen voor de strategie van hoogwaardige service, waarin kwaliteit en veiligheid vooropstaan. Om klanten sneller, efficiënter en beter te bedienen, zijn alle serviceprocessen volledig geautomatiseerd.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Alpas Hendrion   Leverancier/dienstverlener: AllSolutions Business Applications
Plaats: Alkmaar  
Branche: logistiek & transport   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Logistiek   Datum ingebruikname:
Productnaam:  

Kloppend hart is de online geïntegreerde bedrijfssoftware van AllSolutions die altijd en overal toegankelijk is. Zo kunnen de servicemonteurs bij de klant via een tablet pc een directe koppeling maken met de orders, voorraden en historische informatie. Dit levert onder meer zeer korte doorlooptijden en transparantie in uren en materieel op. Wat zijn de overwegingen geweest bij de keuze voor deze software? Welke voordelen levert de oplossing op?

    

De moderniseringsslag bij Alpas Hendrion werd getriggerd toen het oude automatiseringssysteem niet meer werd ondersteund. "Dit was voor ons aanleiding om goed naar onze processen te kijken", vertelt Willem Leegwater, KAM- en ICT-projectmanager bij Alpas Hendrion. "Wat doen we, hoe en waarom? We hadden papiergestuurde processen met lange doorlooptijden. De monteurs schreven werkbonnen bij de klant die op kantoor werden overgetikt. Bovendien was het lastig om informatie over bijvoorbeeld materieel en voorraden boven tafel te krijgen."

    

Geïntegreerde oplossing

Alpas Hendrion zocht een standaardoplossing die goed aansloot bij de kernactiviteiten. Leegwater: "Afzonderlijke pakketten voor verhuur, service of verkoop waren er wel, maar wij wilden een totaaloplossing. De oplossing moest ook online beschikbaar zijn: onze mensen moeten op kantoor, thuis, onderweg en bij de klant toegang tot de systemen hebben."

  

Na een selectietraject koos Alpas Hendrion voor de online, geïntegreerde bedrijfssoftware van AllSolutions. "Hun brancheoplossing voor verhuur-, service-, en verkooporganisaties sloot het beste aan bij onze bedrijfsprocessen. We waren ook te spreken over de goede user interface, de moderne architectuur voor front- en backoffice en de mogelijkheid van hosting via SaaS. Ander voordeel was de modulaire opzet: we konden stapsgewijs de functionaliteit implementeren."

Alpas Hendrion werkt inmiddels met de functionaliteit voor Verhuur, Logistiek, Service & Onderhoud, Financieel, HRM, Urenregistratie en CRM.

   

Inzicht en transparantie

Belangrijke kwaliteitstroef is het configuratiebeheer. Leegwater: "We kunnen al onze machines en configuraties volgen: wat staat waar en sinds wanneer? Op kantoor en bij de klant hebben we de historie bij de hand, maar ook de status van service, onderhoud, keuringen en certificeringen. Die laatste twee zijn belangrijk: wij en onze klanten moeten voor de volle honderd procent op het materieel kunnen vertrouwen. Kwaliteit en veiligheid zijn nu transparant." De managers maken intensief gebruik van de vele rapportagemogelijkheden. Leegwater: "Alle informatie wordt uit dezelfde database gegenereerd: we beschikken over één bron en één waarheid. We monitoren onze financiële, operationele en logistieke processen. Wat zijn de responsetijden bij service? Hoe staat het met de klanttevredenheid? En met de bezettingsgraad van machines?"

  

Online servicemonteur

Nadat de kritische bedrijfsprocessen waren ondergebracht in de bedrijfssoftware, heeft Alpas Hendrion het concept van de online servicemonteur uitgewerkt. Leegwater: "In 2010 hebben we onze 25 servicemonteurs uitgerust met een tablet pc waarmee ze via een mobiel netwerk altijd en overal toegang hebben tot de bedrijfssystemen. Voor de software hebben we eerst gekeken naar field-servicepakketten. Die hadden nadelen: een extra leverancier, extra licentiekosten en een kwetsbare koppeling en interface. Ook lag de focus te veel op de servicemonteur, terwijl wij juist een goede integratie wilden van front- en backofficeprocessen. We hebben ervoor gekozen de bestaande ERP-systemen open te stellen voor de monteurs. Samen met AllSolutions hebben wij de software verder ontwikkeld en geïntegreerd in ons bedrijfssysteem."

  

De servicemonteur heeft bij de klant de beschikking over alle informatie over de configuratie en het onderhoud. Hij komt met een voorstel voor de aanpak en maakt een directe koppeling met het systeem voor orders, voorraden en facturatie. "De monteur doet nu een deel van de werkvoorbereiding die anders op kantoor zou plaatsvinden", geeft Leegwater aan. "De klant zet een handtekening op het scherm en de ondertekende werkorder belandt direct in de backoffice. De klant ontvangt per ommegaande via e-mail hiervan in een PDF-bestand."

 

Efficiënter, sneller, hogere kwaliteit

Het is Alpas Hendrion gelukt de interne processen en de service naar de klant te verbeteren. "We werken efficiënter en sneller met een hoge kwaliteit en beschikken direct over actuele managementinformatie", stelt Leegwater. "Het gehele serviceproces is geautomatiseerd, van het eerste telefoontje van de klant, het bezoek van de monteur, de werkorders, orderpicking, tot aan de facturatie. De doorlooptijd is van twee weken teruggebracht naar één dag. Met de online servicemonteur leveren we hogere kwaliteit en zijn transparant in materieel en uren. Bovendien draagt de online servicemonteur bij aan een innovatief en professioneel imago."

 

Toekomstvast

De bedrijfssoftware wordt gehost via SaaS. Leegwater: "Wij hebben er geen omkijken naar: back-ups, upgrades en versiebeheer zijn in handen van professionals en een beschikbaarheid van 99,8 procent is gegarandeerd."

Alpas Hendrion is momenteel bezig met het verder automatiseren van de  processen rondom het materieelverhuur, waaronder planning en transportplanning. Daarna gaan ook de chauffeurs en de beheerders van het verhuurmaterieel online. "Dan hebben we ook daar geen papierwerk meer", besluit Leegwater. "We hebben met deze geïntegreerde ERP-oplossing een solide basis gelegd. Van daaruit is het fijnslijpen en meegroeien met de markt. De oplossing en de leverancier zijn daar flexibel genoeg voor."

      

Auteur: Paolo Cillari, accountmanager bij AllSolutions

Reageer op dit artikel