artikel

Slim voorraadbeheer bespaart tienduizenden euro’s

Supply chain Premium

Slim voorraadbeheer bespaart tienduizenden euro’s

Syntens Innovatiecentrum en TNO organiseerden het Technologiecluster Voorraadbeheersing om ondernemers gezamenlijk tot oplossingen te laten komen om hun voorraadbeheer te optimaliseren. Een verslag van deze bijeenkomst.

Van groothandelaren wordt verwacht dat ze goede service combineren met een hoge beschikbaarheid van producten en een breed assortiment – en dat tegen lage kosten. Als dit niet op een slimme manier wordt gedaan, dan is het risico groot dat ze met tienduizenden euro’s aan onverkoopbare producten blijven zitten.

     

We hebben de ruimte toch, is een veelgehoord argument onder groothandelaren om te grote voorraden en een te ruim assortiment te hanteren. Maar het risico is dat producten uiteindelijk onverkoopbaar worden en een grote kostenpost opleveren, terwijl de ondernemer zich daar vaak niet eens bewust van is. Voorraadbeheer is dan ook een ingewikkelde kwestie die speelt in alle voorraadhoudende ondernemingen, meent innovatieadviseur Brigitte Slegers van Syntens. "We zien dat ondernemers er in de praktijk mee worstelen. Van groothandelaren wordt verwacht dat ze toegevoegde waarde voor de klant leveren door kennis van producten en de markt, en door een breed pakket aan artikelen aan te bieden met een directe beschikbaarheid. Maar deze hoge voorraden zijn absoluut een risico en leggen een beslag op liquide middelen, die niet anders besteed kunnen worden." Daarnaast wordt de houdbaarheidsdatum van producten steeds korter. Dat geldt niet alleen voor versproducten, maar bijvoorbeeld ook in de elektronica, waar laptopmodellen en accessoires elkaar snel afwisselen.

     

ABC-indeling
Slegers kwam daarom samen met TNO op het idee om een Technologiecluster rond het thema voorraadbeheer te organiseren. Zes groothandelaren zijn in vier sessies met elkaar in contact gebracht om te klankborden en elkaars problemen te bespreken en oplossingen te bedenken. Ook kregen ze handvatten van TNO om de theorie in de praktijk toe te passen. Zo kan het maken van een ABC-indeling nuttig zijn. A-producten worden het snelst verkocht en zorgen voor de meeste omzet. Het is dus belangrijk dat die voldoende beschikbaar zijn. Voor B- en C-producten hoeft de servicegraad lang niet zo hoog te zijn. Als het bedrijf de gegevens van winstgevendheid per artikel heeft, kan deze ABC-indeling ook naar winstgevendheid geordend worden. Voor Dennis Rijkenberg van Mconomy, een groothandelaar in telecomaccessoires, was dat een van de eyeopeners. "We moeten meer aandacht besteden aan de vraag: waarom nemen we dit product? Hebben we het nodig? Zo’n ABC-indeling maakt dat expliciet." Met de kennis uit de bijeenkomsten kan Rijkenberg het voorraadbeheer verder professionaliseren. "Voorraadbeheer was bij ons bijzaak. Vroeger gooiden we gewoon het magazijn vol, totdat ook extra magazijnen telkens weer te klein werden. Nu hebben we een productmanagement team dat bepaalt wat we gaan doen en wat we inkopen." C-producten kun je als groothandelaar echter ook niet zomaar negeren: sommige bedrijven hebben C-producten in het assortiment waarvan de klant wel een betrouwbare levering verwacht, vastgelegd in contracten met boeteclausules.

      

MOQ
Een softwareprogramma kan helpen om de meest optimale voorraad te berekenen. Speciaal voor het Technologiecluster heeft Slimstock, leverancier van Slim4, software voor voorraadoptimalisatie, dat voor de Utrechtse groothandel Gepu berekend. De analyse maakt duidelijk welke artikelen in het assortiment voor het grootste voorraadoverschot zorgden en de software geeft vervolgens een optimaal besteladvies, daarbij rekening houdend met verplichte ordergroottes (Minimum Order Quantity of MOQ).

Deze MOQ’s dwingen groothandelaren vaak om te grote voorraden te hanteren. Jos Crooijmans van Slimstock adviseert groothandelaren om goede afspraken te maken met leveranciers over de ordergrootte. "Dat vergeten we vaak. Als ik de laagste prijs maar krijg, dan laat ik die container maar komen, is een veelgehoord argument. Maar dat zit je straks wel met een torenhoge voorraad die incourant kan worden. Je zou kunnen afspreken met je leverancier om kleinere voorraden te bestellen. Als dat niet kan dan moet je overstappen naar een andere leverancier."

 

Slegers van Syntens ziet een voorraadbeheersysteem vooral als handig hulpmiddel. "Ook al heb je alle data ter beschikking, dan dien je deze data nog steeds op een goede manier te interpreteren en binnen de context van jouw onderneming te zien. Het blijft een hulpmiddel, maar een goed gevoel en begrip van de markt en eigen organisatie is essentieel."

      

Draagvlak
Goed voorraadbeheer hangt ook af van het creëren van draagvlak in de organisatie: vooral het management moet ervan doordrongen zijn dat het voorraadbeheer aangepakt moet worden. "De interactie tussen de sales- en inkoopafdeling moet bij ons beter", vindt Rijkenberg van Mconomy. Ze hebben daarvoor al de eerste stappen gezet. "Voorheen bepaalde de salesafdeling altijd het assortiment, nu doet de inkoopafdeling dat. We houden nu ook elke week een kort overleg met de salesafdeling om te weten wat er speelt." Bij Gepu speelt dat zowel inkoop als voorraadbeheer de taak van één persoon is. "Dat is een lastige combinatie om bij één persoon neer te leggen", denkt Wouter Speksnijder van Augusta Benelux, een groothandel in fietstoebehoren. Een inkoper wil graag een goede relatie met de leverancier onderhouden en is daardoor minder geneigd om kritisch te kijken naar de voorraden. "Als je die taken splitst dan houd je elkaar scherp", is dan ook het advies van Speksnijder aan Gepu.

  

Klankborden
Slegers is erg tevreden over de manier waarop de ondernemers tijdens het Technologiecluster met elkaar konden klankborden. "Ondernemers hebben van elkaar gehoord hoe zij voorraadbeheer hebben georganiseerd en dat dat niet altijd even makkelijk is. Klankborden met anderen kan je op ideeën brengen. Ook heb je vaak het idee dat jouw organisatie uniek en anders is waardoor iets wel of niet werkt. Toch bleek uit de sessies dat onderlinge verschillen vaak verrassend veel overeen komen. Zo hebben zowel voedsel als telefoonaccessoires een korte houdbaarheid." De sessies hebben daardoor vele partijen bij elkaar gebracht, waaronder Mconomy en Augusta Benelux. De twee bedrijven zijn toevallig ook bij elkaar in de buurt gevestigd. Rijkenberg: "Ons businessmodel blijkt veel op dat van Augusta te lijken. We kunnen dus veel van elkaar leren."

Reageer op dit artikel