artikel

Xindao benut vaartijd vanuit China optimaal

Supply chain Premium

Xindao benut vaartijd vanuit China optimaal

Xindao zocht naar een software oplossing die alle administratieve en logistieke
processen binnen het bedrijf duidelijk in beeld zou brengen. De software moest geschikt zijn voor zowel Europa als Shanghai en alle branche- en landspecifieke uitdagingen het hoofd bieden. De keuze viel op Microsoft Dynamics AX en partner HGH werd gevraagd de implementatie te verzorgen.

Xindao zocht naar een software oplossing die alle administratieve en logistieke
processen binnen het bedrijf duidelijk in beeld zou brengen. De software moest geschikt zijn voor zowel Europa als Shanghai en alle branche- en landspecifieke uitdagingen het hoofd bieden. De keuze viel op Microsoft Dynamics AX en partner HGH werd gevraagd de implementatie te verzorgen.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Xindao   Leverancier/dienstverlener: HGH Business Consultancy
Plaats: Rijswijk  
Branche: groothandel non-food   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Groothandel   Datum ingebruikname:
Productnaam:  

Xindao B.V. is leverancier van promotionele artikelen en relatiegeschenken. Het bedrijf bedient ruim 4.000 distributeurs door heel Europa en ver daarbuiten. Xindao koopt 95 procent van de relatiegeschenken in China en heeft kantoren in Scandinavië, Engeland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje, de Verenigde Staten, Hong Kong en Shanghai.

 

De afgelopen jaren groeide Xindao onstuimig. Met de groei nam ook de vraag naar adequate business software toe. De arbeidsintensieve handelingen, het inefficiënt werken en het niet kunnen verkrijgen van actuele overzichten waren niet meer van deze tijd. Duidelijk werd dat het oude Exact voor Dos systeem het succes van de onderneming niet meer kon bijbenen. Er was geen directe koppeling met Xindao’s logistiek dienstverlener Rabelink (Interchain software), waardoor Xindao geen inzicht had in de goederen die vanuit Shanghai onderweg waren naar de magazijnen van Rabelink. Daarnaast had de Chinese vestiging in Shanghai, waar nog veel in Excel of ‘met de hand’ werd gedaan, grote behoefte aan een eigen ERP-oplossing. De tijd was dus rijp voor één ERP-systeem dat alle administratieve en logistieke processen binnen het bedrijf inzichtelijk zou maken.

 

Standaardisatie en integratie

HGH startte het implementatietraject met een vertaling van de gewenste processen naar de standaard mogelijkheden van Dynamics AX. Het ging hierbij voornamelijk om de volgende punten:

 

– Shanghai op dezelfde licentie en database als de Nederlandse vestiging

– Intercompany processen tussen Shanghai en Rijswijk

– Inzicht in de "goederen onderweg"

Tracking en Tracing van inkooporders

– Hoe orders toe te wijzen via de Available to Promise mogelijkheden in Dynamics AX

 

Daarnaast verzorgde HGH een interface die in nauwe samenwerking met de

leverancier van Interchain is ontwikkeld. Hiermee was de koppeling met logistieke

partner Rabelink een feit.

 

Vaartijd goed benut

De voordelen van de nieuwe software zijn aanzienlijk. Bram van der Laan (foto), financieel directeur bij Xindao is zeer te spreken over de Availability to Promise (ATP) functionaliteit. Deze functionaliteit biedt de mogelijkheid om realistische afspraken te maken met klanten, gebaseerd op een actueel en betrouwbaar inzicht in alle factoren die bij de levering een rol spelen. Van der Laan: "Hiermee kunnen wij tijdens de zes weken die het schip nodig heeft om vanuit China naar Nederland te varen alle reserveringen maken en is het gelijk ook inzichtelijk wanneer de goederen geleverd kunnen worden. Na levering wordt er bovendien automatisch een factuur verstuurd." Het orderverwerkingsproces verloopt hierdoor sneller en efficiënter dan voorheen.

   

Shipping module geeft direct inzicht

Het gaat niet alleen om het optimaliseren van processen, maar ook om het leveren van correcte informatie aan klanten. Wat is de status van de bestelling, loopt alles op tijd? Hoe zijn de producten verpakt? Van der Laan: "Met shipping module kunnen we deze en andere vragen van onze klanten beantwoorden, een belangrijke factor in de dienstverlening naar onze klanten. Met deze module kunnen we niet alleen zien waar de levering zich bevindt, maar hebben we ook direct informatie over de goederen, het verpakkingsmateriaal en bijvoorbeeld de transportkosten beschikbaar. Mocht er vertraging optreden, dan kunnen wij onze klanten bovendien direct informeren. Iets dat voor de introductie van Dynamics AX een gigantische klus was." Een groot pluspunt waarmee Xindao haar dienstverlening en daarmee ook de klantentevredenheid verder heeft weten te verbeteren.

 

In de toekomst wil Xindao haar dienstverlening verder ondersteunen met een webshop. Alle informatie die in Dynamics AX beschikbaar is, zou hiermee voor de klant toegankelijk zijn. Klanten kunnen dan 24 uur per dag orders plaatsen of informatie krijgen over bepaalde producten.

 

Advies van Xindao

Van der Laan: "Ik zou iemand die overweegt een keuze te maken voor een ERP-systeem mee willen geven dat ze voorafgaand aan deze keuze een goede definiëring maken van de noodzakelijke geachte functionaliteiten om de basisprocessen goed te ondersteunen. Daarnaast is het van belang om tijdens het implementatietraject duidelijke keuzes te maken. Focus op het 100 procent goed opleveren van de basisprocessen en ga pas na de livegang de nice to haves toevoegen. Je werkt dan namelijk vanuit een solide basis waarop het eenvoudig is om verder uit te bouwen."

Reageer op dit artikel