artikel

Mega-logistiek’ tijdens Sail

Supply chain Premium

Mega-logistiek’ tijdens Sail

Iedere vijf jaar komt de armada van tall ships, marineschepen en prachtige oude schuiten weer naar Amsterdam. Het mega-evenement Sail Amsterdam trok ook dit jaar weer enkele honderdduizenden bezoekers, die de ruim 600 vaartuigen kwamen bewonderen. Verantwoordelijk voor de operatie is uitvoerend producent Jan Krabben. Hij wist vooraf wat hem te wachten stond.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 27 augustus 2010.

Wat is precies jouw rol?

“Onder leiding van directeur Daan Meijer functioneer ik als uitvoerend producent. Ik zorg voor de vergunningen, ik regel alles wat er op de wal gebeurt aan muziek, theater, exposities en ik stuur commerciële bedrijven aan (horeca bijvoorbeeld) voor wat betreft de middelen en goederenstromen die ze nodig hebben. Wat doe ik niet? Opmerkelijk misschien: het binnenhalen van de schepen. Dat doet de directeur, net als het contracteren van sponsoren. Ons hele team telt ongeveer 20 mensen, maar we sturen een veelvoud daarvan aan. Dat zijn mensen die werken bij partners en ingehuurde bedrijven, maar ook de vele vrijwilligers (zo’n 500 mensen). In totaal hebben 3.200 mensen tijdens Sail een specifieke rol, aangestuurd vanuit onze organisatie en grotendeels onder mijn verantwoordelijkheid.”

 

Wat maakt Sail Amsterdam bijzonder?

“Het ‘volume’ is vergelijkbaar met bijvoorbeeld Lowlands. We hebben ongeveer hetzelfde aantal stroombronnen nodig, om maar iets te noemen. Ook de afvalberg is vrijwel even groot. Maar er zijn belangrijke verschillen. De bezoekersstroom is groter en loopt tijdens de vier dagen in en uit, want het evenement is gratis. Daarnaast – en dat maakt het complex – bouwen we Sail niet op ergens in een weiland waar we alle tijd en ruimte hebben. Sail komt in tien dagen van de grond en bovendien in een drukbewoonde wijk met 40.000 inwoners. Wij doen hetzelfde kunstje als Lowlands en andere festivals, maar in een groot gebied met bebouwing en een flinke waterplas. Overdag mogen we niet bevoorraden, alleen ’s nachts. Vanaf 9.00 uur mag niemand meer met de auto het gebied in. Wij dus ook niet. Verder hebben we best veel opslagruimte nodig, die er eigenlijk niet is.”

 

Wanneer ben je hiermee begonnen?

“In 2008 ben ik voor deze rol aangenomen en gefaseerd heb ik toen dingen opgepakt. Vanaf januari doe ik dit fulltime. Als startpunt ben ik met de gemeente Amsterdam om tafel gaan zitten. Vervolgens heb ik het terrein nauwkeurig verkend. Daaruit volgt een zogenaamd vlekkenplan, op basis waarvan ik met iedere interne en externe partij gesprekken heb gevoerd. Gaandeweg heb ik mensen aangenomen, voor milieuzaken, voor beveiliging, voor de programmacoördinatie en ook een vijftal HBO-stagiaires. Eén van hen heeft een digitaal productieboek opgesteld, waar iedere betrokkene via een inlogcode toegang toe heeft. Daar staat alles aan plattegronden, materiaallijsten, protocollen en noem maar op. Dat scheelt heel veel tijd bij het beantwoorden van allerlei vragen die op je afkomen. Mooi project, heel goed –uitgevoerd.”

 

Wat ga je nu na afloop doen?

“Ik blijf nog tot december voor de afhandeling en evaluatie. Directeur Daan Meijer en ik zouden ook graag Sail 2015 samen gaan draaien, zo hebben we al kenbaar gemaakt. Maar tot die tijd ga ik als zzp-er aan de slag.”

 

Zou je logistiek manager kunnen zijn?

“Dat weet ik niet. Ik ken wel iemand die dat is bij Albert Heijn. Maar dat is niet mijn stiel. Ik ben gewend aan mijn zelfstandigheid en ik ben een echte evenementenman. Ik zou de ‘piek’ wel missen, hoewel… twee jaar lang werk je richting die vier dagen dat het moet gebeuren. Dat is best lang. Maar wel een fantastische klus.”

 

JAN KRABBEN (47)

Is afkomstig uit de theaterwereld

Raakte in 1995 betrokken bij Cirque du Soleil tijdens de opstart van een Europees bruggenhoofd in Amsterdam, toerde 7 jaar met diverse voorstellingen door heel Europa

Vanaf 2002 verder als zzp-er, kwam via een evenementenbureau in 2005 terecht bij Sail – werd in 2008 rechtstreeks aangetrokken voor 2010 

Reageer op dit artikel