artikel

Gazelle verwisselt maatwerk voor ERP en templates

Supply chain Premium

Gazelle verwisselt maatwerk voor ERP en templates

Mapics en bijhorend maatwerk zijn eerder dit jaar bij Gazelle vervangen door SAP All-in-One. Projectleider André Blum moest het ERP – “een flinke klus” – uitrollen in een periode waarin Gazelle veel personeelswijzigingen kende. De eilandautomatisering uit de Mapics tijd is inmiddels succesvol vervangen door één ERP met veel minder maatwerk dan voorheen.

Mapics en bijhorend maatwerk zijn eerder dit jaar bij Gazelle vervangen door SAP All-in-One. Projectleider André Blum moest het ERP – "een flinke klus" – uitrollen in een periode waarin Gazelle veel personeelswijzigingen kende. De eilandautomatisering uit de Mapics tijd is inmiddels succesvol vervangen door één ERP met veel minder maatwerk dan voorheen.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Gazelle   Leverancier/dienstverlener: SAP Nederland
Plaats: Dieren  
Branche: overige industrie   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname:
Productnaam: SAP All-in-One  

2008 werd door de ERP implementatie een roerig jaar bij de fietsenfabrikant. Toch is alles uiteindelijk goed gekomen, een kleine anderhalf jaar na de start van de ERP-uitrol beschikt de fietsenmaker nu over een systeem dat veel meer inzicht geeft in de logistieke stromen van de onderneming. Blum (foto): "De voordelen van een ERP-implementatie zijn vaak helder, maar een implementatie is nooit zomaar een projectje." Binnen de anderhalf jaar die het project uiteindelijk duurde werd niet al teveel tijd gespendeerd aan het zoeken naar de meest geschikte leverancier.
 

Shortlist
"Eigenlijk hebben we direct een shortlist opgesteld. Daarop stonden Microsoft Dynamics AX en SAP All-in-One. Eén van de directieleden droeg JD Edwards nog aan als leverancier omdat hij daar zelf ervaring mee had vanuit een eerdere werkgever. We hebben er drie implementatiepartners bij gezocht. Kadran viel voor JD Edwards als eerste af en Qurius sleepte de opdracht bijna binnen, maar de voorkeur van het personeel ging uit naar SAP, waarbij partner mYuice de implementatie mocht verzorgen."

 

Geen voorstander van maatwerk

Aan het oude ERP was dus het nodige maatwerk gekoppeld. Blum is zelf geen voorstander van maatwerk. "Soms ontkom je er niet aan zaken specifiek voor een klant te ontwikkelen, maatwerk is leuk, je kunt er alles mee naar je hand zetten. De ondersteuning van maatwerk is echter wel een probleem, het is te bewerkelijk. Uiteindelijk resulteerde het maatwerk in eilandautomatisering", aldus Blum. De projectleider wilde, in een poging maatwerk te beperken, liefst een oplossing met zo veel mogelijk specifieke templates. "De gekozen leveranciers en bijhorende implementatiepartners hadden die referenties allemaal. Uiteindelijk heeft Gazelle gekozen voor een oplossing die uit één systeem bestond, dus met geïntegreerd planningsysteem. Zestig tot zeventig procent van de wensen kon via templates worden opgepakt."

  

Blauwdruk bedrijfsprocessen

Op het moment dat Gazelle de ERP leverancierskeuze had gemaakt was het eind 2007. Begin 2008 werd begonnen met het uitwerken van het eerste deel van de blauwdruk met bedrijfsprocessen. Het doel was begin 2009 live te gaan. In de blauwdruk werd tot redelijk diep in de organisatie alles vastgelegd, er werd ook in afgebakend wat Gazelle wel en niet wilde automatiseren. Het opzetten van de blauwdruk duurde twee maanden. Blum: "Een goede voorbereiding op de uit te rollen implementatie is absoluut een voorwaarde voor het uiteindelijke succes. Gazelle is toch een bedrijf met 500 FTE’s in dienst en ik ben van mening dat het aantal FTE’s in grote mate ook de complexiteit van een ERP-project bepaalt. Zo’n implementatie is een gigantisch veranderproces en in het geval van Gazelle neem je dan integraal ook de hele supply chain mee in dat proces. Het is dus zaak dat de organisatie het project goed oppakt."

  

Managementveranderingen

Grote veranderingen vonden er ook plaats in het management van Gazelle. Meerdere personen uit de directie vertrokken om verschillende redenen. Het betekende een extra complexiteit voor projectleider Blum. Voor een aantal geplande veranderingen op logistiek gebied had hij van de logistiek manager een akkoord, de manager gaf tijdens de beginfase van de implementatie echter te kennen dat hij de organisatie ging verlaten. "Dat was een tegenvaller, want het was juist een van de beste personen uit mijn team. Juist aan de magazijnkant moest er het een en ander gemodelleerd worden. Er moest een link gelegd worden van de scanners naar het transactiedeel binnen SAP. De verkoop van onderdelen, accessoires en fietsen moest geborgd worden. Deze zaken gaan bij een update van de software wel automatisch mee, maar moeten zeker extra goed worden getest." Het magazijndeel bestaat uit vier magazijnen met elk een andere functie, die eerder met een Locus WMS van Centric werden aangestuurd. De magazijnen zijn er voor de groothandelsactiviteiten, de ruwe framen, de lakken en er is een centraal goederenmagazijn. Voor de groothandelsactiviteiten werd Locus gebruikt, voor het centrale goederenmagazijn Mapics en een eigen oplossing. Al deze magazijn en verschillende systemen zijn in de nieuwe situatie ondervangen door één ERP.

 

Lastige conversie data

De livegang werd uiteindelijk met enkele maanden uitgesteld, zodat deze precies in de meest drukke periode van het bedrijf viel. "Niet ideaal, maar het kon niet anders", aldus Blum. Deels werden de vertragingen veroorzaakt door de wisselingen in het management, deels door de lastige conversie van data. Dit laatste kostte drie maanden extra, en was de directe veroorzaker van de latere livegang. "De artikelstam in SAP is uitermate complex. Alles hangt aan deze artikelstam, de stuklijsten bijvoorbeeld dus ook. Dat moet dus gewoon goed zijn, pas dan kun je echt aan de slag."

  

Implementatie niet te vergelijken

Volgens Blum is de implementatie bij een fietsenproducent als Gazelle niet te vergelijken met de implementatie bij bijvoorbeeld een energieleverancier. "In de discrete manufacturing sector, zoals bij Gazelle, is de volgorde van de planningen van groot belang. De demand planning is te vergelijken met een soort glazen bol. Net als in de mode industrie. Regelmatig zijn er trendbreuken in de planning, dus moet deze worden aangepast. Daarnaast kenmerkte 2008 zich doordat dealers als gevolg van de veranderende marktomstandigheden minder voorraad aanlegden, dat maakte de planning al wat spannender. Gazelle had zelf ook niet al teveel voorraad. De combinatie van die twee feiten zorgde ervoor dat de livegang zo midden in het hoogseizoen (voorjaar) extra spannend was."

 

Requirement plan opgesteld

Juist bij een ERP als dat van SAP moet je voorafgaand aan een implementatie goed weten op welke manier je wilt gaan werken, is de mening van Blum. Bij Gazelle vonden er juist nog tijdens de implementatie veel veranderingen plaats. Door de lage voorraad bij dealers kwamen er meerdere kleine orders binnen. Van make to stock ging Gazelle naar make to order. Er werd een soort van kanbanlijn aangelegd. "Op basis van de demand planning werd door Gazelle een soort van requirementplan opgesteld, daarbij is een goede forecast heel belangrijk, maar minstens even lastig als belangrijk is het te weten dat je bij leverancier Shimano al een jaar vooraf een bestelling moet plaatsen. Je moet echt goed weten wat waar is en wat waar vandaan komt. Het lakken en assembleren wordt in Dieren gedaan, de onderdelentoeleveranciers bevinden zich zowel in Oost-Europa als in Azië, en ook uit Azië komen de frames. De fietsenproductie start nu pas als alle onderdelen er zijn. Het was een strategische keuze van het bedrijf om dat in het ERP zo vast te leggen. Dit vergt discipline."

 

Toewerken naar ritme fabriek

In de maanden voor en na de ERP-implementatie is vervolgens toegewerkt naar het gewenste ritme van de fabriek, op basis van de nieuwe automatisering en zoals in SAP is vastgelegd. "Er wordt hier al meer dan honderd jaar op vrijwel dezelfde manier gewerkt en toch is het gelukt dit ERP goed te implementeren én eventjes kanban in te voeren. Dat is al met al best een hele prestatie durf ik te stellen."

Reageer op dit artikel