artikel

Roadblocks voor de supply chain manager

Supply chain

Supply chain managers moeten juist nu ingrijpende veranderingen kunnen doorvoeren, maar lopen tegen allerlei roadblocks zoals starre IT-systemen, interne belangen en te weinig budgettaire bevoegdheden. Maar de grootste roadblock … is misschien wel de supply chain manager zelf.

Roadblocks voor de supply chain manager
Roadblocks voor de supply chain manager

 Veel directies van bedrijven voelen juist nu, nu het economisch slechter gaat, de noodzaak om tot rigoureuze veranderingen te komen. Met nieuwe supply chain-concepten kan veel geld worden bespaard én verdiend, daarover is iedereen het inmiddels wel eens. Maar waarom komen de echte doorbraken dan toch zo moeizaam tot stand? Wat zijn toch die roadblocks waar supply chain managers alsmaar tegenaan botsen? Een inventarisatie.

 

Roadblock 1: tegenstrijdige belangen

De supply chain manager zit in een lastige, complexe positie binnen een bedrijf. Hij wordt afgerekend op indicatoren die in strijd lijken met die van zijn collega’s. Het bekende voorbeeld is voorraad. De financieel directeur ziet voorraad als werkkapitaal dat zo laag mogelijk moet zijn, de salesmanager ziet voorraad als een opportunity om omzet te maken en wil er liefst zo veel mogelijk van hebben liggen. De supply chain manager zit hier tussenin geklemd. (Lees ook het expertartikel: "De vijf beinvloeders van voorraadbeheer")

 

Ook met de inkoopafdeling is er strijd, zegt de supply chain manager van een groothandelsbedrijf. "Als onze inkoper een goede prijs heeft bedongen, dan koopt hij liefst zoveel mogelijk in. Hij kan dan mooie marges maken en wordt hiervoor ook beloond. Het gevolg is dat ik m’n target juist niet haal, omdat ik wordt afgerekend op de voorraadhoogte."

 

Ook finance heeft tegengestelde belangen. "Aan het eind van het jaar hebben we altijd een piek in de vraag. Om te kunnen leveren en de logistiek te ontlasten, begin ik in november langzaam meer voorraad op te bouwen. Onze finance director wordt dan echt gek. Die wil aan het eind van het jaar zo min mogelijk werkkapitaal, maar ziet in plaats daarvan de voorraad juist toenemen. We hebben hier dan bijna dagelijks discussies daarover. Heel vermoeiend."

 

Roadblock 2: budgettaire bevoegdheden

Logistiek en supply chain management worden door directies van bedrijven veelal als een kostenpost beschouwd. "Ze mogen een vermogen uitgeven aan inkoop van goederen voor handel en productie, daar doet niemand moeilijk over, maar als ze willen investeren in bij wijze van spreken een nieuw computertje moeten ze opeens zeven formulieren invullen", zegt Eric van Dijk, directeur van softwarebedrijf Slimstock. Een supply chain manager moet volgens hem kunnen ondernemen en zijn afdeling als een business unit runnen, dus met eigen resultaatverantwoordelijkheid en zelf kunnen afwegen waarin hij investeert.

 

"Zodra een supply chain manager voor iedere investering toestemming moet vragen, werkt dat remmend op de ontwikkeling van een bedrijf", vindt ook Ramon de Rooy van adviesbureau Gordian. "Het leidt tot eindeloze discussies met controllers die vaak helemaal niet ondernemend willen zijn, maar juist heel voorzichtig."

 

Hij herinnert zich een voorbeeld van een supply chain manager die wilde investeren in het mechaniseren van de magazijnomgeving. "Omdat deze niet met 100% kon aantonen wat de voordelen hiervan waren, kreeg hij geen toestemming en zat er niks anders op dan handmatig te blijven werken in het magazijn. Je ziet dan dat zo’n bedrijf vervolgens achterblijft en wordt ingehaald door concurrenten."

 

Lees ook het expertartikel: Wie voert de regie? Logistiek manager of CFO?

 

Roadblock 3: interne procedures

Een supply chain manager moet out of the box kunnen denken en nieuwe samenwerkingsverbanden initiëren. Maar er zijn altijd krachten binnen een organisatie die zich tegen deze veranderingen verzetten. Er zijn regels en procedures maar ook mensen die zich bedreigd voelen in hun positie of om andere redenen hun macht willen laten gelden.

 

"Ik werd vroeger als logistiek manager niet geacht om met klanten en toeleveranciers te praten", zegt Mark Anneveld, nu werkzaam bij bureau Yacht. "Toen ik destijds een VMI-systeem wilde opzetten, heb ik dat in eerste instantie bewust buiten de mensen van sales gehouden. Die zouden hier nooit akkoord mee zijn gegaan. Die worden in de regel erg nerveus als ook anderen afdelingen opeens met klanten gaan praten."

 

Anneveld geeft een ander voorbeeld: "Speculerend op fluctuaties in grondstofprijzen, zie je dat klanten soms opeens hele grote orders plaatsen. Als logistiek manager weet je dat je met zo’n piekorder de productie enorm gaat belasten en misschien bij andere klanten nee moet gaan verkopen. Je wilt dan met die klant om tafel om te horen of ze die spullen echt direct allemaal nodig hebben en eventueel leverschema’s afspreken. Maar die gelegenheid krijg je dan niet van de salesafdeling. Knal die handel er maar in, zeggen ze dan."

 

Lees ook het expertartikel: Hoe doorbreek je een vastgeroeste organisatie?

 

Roadblock 4: starre IT-systemen / IT-managers

Supply chain managers kunnen flink botsen met hun IT-afdelingen. Een IT-manager is gebaat bij een zo uniform mogelijk IT-systeem ("SAP, tenzij"), gebaseerd op templates en een stringente releaseplanning. Maar een supply chain manager wil flexibel zijn: snel een nieuwe applicatie installeren of snel een nieuwe analyse maken om nieuwe bottlenecks in de supply chain te determineren.

 

John Arts, hoofd logistiek bij groothandel Interlogica heeft heel wat te stellen gehad met zijn IT-afdeling. "Al in 1999 werd de discussie gevoerd om het mainframe te vervangen door SAP R/3." Pas in 2007 toen de enige nog overgebleven systeembeheerders met kennis van het mainframe met pensioen gingen, is zijn bedrijf uiteindelijk pas overgestapt. Daarna duurde het nog twee jaar voordat ze het voorraadbeheerpakket Slim4 mochten aanschaffen om de voorraden te optimaliseren.

 

Lees ook het artikel: "Reesink overwint roadblocks en verbetert voorraadbeheer".

 

Een andere supply chain manager zegt: "Onze IT-afdeling heeft een zogenaamde releasekalender voor ons ERP-systeem. Toen we laatst een nieuwe forecasttool nodig hadden, hebben we maanden moeten wachten, tot de volgende release van ons ERP was gepland."

 

IT-afdelingen zouden zich veel meer faciliterend moeten opstellen, in plaats van te dicteren wanneer welke software geïnstalleerd gaat worden.

 

Roadblock 5: de supply chain manager zelf

Supply chain managers die andere afdelingen als roadblock beschouwen, zouden ook eens bij hunzelf te rade moeten gaan. Want in plaats van anderen de schuld te geven kun je ook zeggen dat ze kennelijk niet in staat zijn om andere mensen binnen het bedrijf te overtuigen.

 

"Supply chain managers zijn inhoudelijk heel sterk, maar ze missen vaak het vermogen om grote veranderingen in gang te zetten", constateert Sjaak Lekkerkerker, een ervaren interim-manager die via bureau BLMC vaak wordt ingezet op supply chain-klussen. "De technische kennis en ook de drive is er vaak wel, maar communicatieve vaardigheden en verandermanagement zitten niet als vanzelf in hun bagage."

 

Veel supply chain managers hebben volgens Lekkerkerker moeite om op gelijkwaardige voet met hun financieel directeur of de sales manager te communiceren. Ze denken teveel in technische en logistieke termen, terwijl ze juist zou moeten praten in de taal die de ander ook verstaat. "Met het optimaliseren van supply chains is ongelooflijk veel geld te verdienen en het biedt ook allerlei commerciele mogelijkheden, maar ik merk dat supply chain managers dit onvoldoende over de bühne kunnen brengen."

 

Ook het probleem van een vastgeroest organisatie en medewerkers die niet meewerken, kan voor een groot deel door de supply chain manager zelf worden voorkomen. "Werknemers gaan hun eigen weg als ze onvoldoende begrijpen waarom een bepaalde beslissing is genomen", zegt Anne Lourens, COO bij Lasaulec. "Je moet het dus goed uitleggen. Dit geldt ook voor de tegenstrijdige belangen met sales. Als je iemand van de sales uitlegt waaróm je niet oneindig veel voorraad kunt aanleggen en waaróm je als supply chain manager de balans zoekt, dan snappen mensen dit heel goed."

 

De sleutel voor het doorbreken van de roadblocks ligt kortom bij de supply chain manager zelf. "Juist in deze tijd van crisis, nu ieder bedrijf naarstig op zoek is naar besparingen en efficiencyverbeteringen zouden supply chain managers hun echte waarde moeten bewijzen", stelt Lekkerkerker. "Juist in deze periode staan bedrijven open voor fundamentele veranderingen, dus als het nu niet gebeurt, gebeurt het nooit meer."

Reageer op dit artikel