artikel

LOC7000 zet puzzelstukjes Lowlands in elkaar

Supply chain

Vanuit een kantoor in het Achterhoekse toeristenstadje Lochem stond LOC7000 in 1993 aan de wieg van het maatwerkconcept Lowlands. Het bedrijf is specialist in grootschalige publieksevenementen. Lowlands is het bekendste en het grootste logistieke evenement.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 28 augustus 2009.

Voorafgaand aan de 17e editie van het driedaagse festival moet er onnoemlijk veel gebeuren. LOC7000 regelt, naast de tijdelijke infrastrucuur, zoals tenten, hekwerk, sanitair, ook de publiekshoreca, de betaallogistiek, maar ook mobiliteit, veiligheid en de vergunningen. Het bedrijf organiseert, in samenwerking met concertpromotor Mojo Concerts, het jaarlijks terugkerende culturele festijn dat op een weiland in Biddinghuizen gestalte krijgt.
  

“We hebben zelf geen materialen, we plannen en coördineren”, legt Maarten van Lokven, manager events en productie bij LOC7000, uit. Hij is eindverantwoordelijk voor de logistiek van het evenement. “De uitvoering lukt ons niet met doorsnee leveranciers. We werken daarom alleen samen met specialisten op het gebied van evenementen, met de topbedrijven in Nederland. Professionals zijn wel duurder, maar doordat we veel met dezelfde partijen werken kun je goed afspraken maken. Je weet dat ze worden nageleefd en dat ze gewend zijn om tijdens evenementen stand-by te staan. We hebben dan ook bijna nooit gedoe met leveranciers, omdat ze weten wat er van ze wordt verwacht. Ze zijn zich ervan bewust dat ze onderdeel uitmaken van een groter onderdeel. Het zijn allemaal puzzelstukjes en de puzzel moet op tijd af.”
 

Al het ingekochte materiaal en diensten zijn specifiek bedoeld voor evenementen, het gebruik van spullen uit bijvoorbeeld de bouw, is uit den boze. Zo zit het ook met heftrucks, die worden door een evenementenspecialist ingezet die continue monteurs heeft rondlopen op het festivalterrein om technische problemen op te lossen.
 

Met slechts 38 mensen in dienst houdt LOC7000 zelf zich vooral bezig met het organiseren, plannen en borgen van alle processen. Het jonge team projectleiders zit er bovenop en wil tot in de kleinste haarvaatjes van het evenement alles onder controle hebben.

Lokven: “Het logistieke gehalte is in de loop van de jaren dan ook flink omhoog gegaan, we zijn enorm gegroeid. Per evenement is er een projectteam en bij een festival als Lowlands is het hele bedrijf betrokken.”
 

Alle logistieke bewegingen worden vastgelegd in een eigen event management systeem. “We weten precies welk van de 150.000 aangevraagde stekkertjes op welk moment erin moet. Alle aanvoer van materiaal staat hierin gepland, maar ook de financiële stromen.”

Geruime tijd voordat het Lowlandsterrein tijdelijk wordt volgebouwd, brengt het tekenpro–- gramma Autocad alles tot in detail in kaart. Niets wordt aan het toeval overgelaten.
 

Scenariodenken

Volgens Lokven is het motto te allen tijde dat het beheersbaar moet blijven. “We zijn goed in scenariodenken. We bouwen constant veiligheid in. We hebben in de loop van de jaren veel kennis opgebouwd en geleerd van de fouten.”
 

Met behulp van GPS wordt alles vanaf slechts 2,5 week van te voren nauwkeurig op de juiste plek opgebouwd. Voorheen deed de organisatie er vier weken over om het terrein op te bouwen. “Een week na Lowlands staan bij wijze van spreken de koeien er weer. Maar voordat dit kan heeft wel een gespecialiseerd afvalbedrijf 140 hectare gras met 100 man handmatig nageplozen.”

Na al die jaren van ervaring weet de organisatie precies wat het voor de kiezen krijgt, zijn er minder onzekerheden en kan er strakker worden gepland. “Als er minder lang mensen en materieel op de locatie staan, scheelt dit enorm veel geld.”
 

Lokven heeft ondertussen ook ervaring opgebouwd met calamiteiten zoals extreem weer, veel wind of warmte. “Met logistiek kun je calamiteiten beperken, het voor zijn. We zijn heel erg preventief bezig en kijken aan de voorkant wat er zou kunnen gebeuren. Neem bijvoorbeeld de Mexicaanse griep. Hier kun je in principe niet zoveel tegen doen. Maar we kijken vooraf wel naar de risico’s en hebben contact met de GGD in Flevoland. Bezoekers van een evenement lopen voorlopig niet meer risico dan anderen. Zolang de Ikea, Efteling en Schiphol openblijven voor publiek, is er geen reden om aan te nemen dat Lowlands niet door zou gaan.”
  

Kader bij artikel:

LOWLANDS LOGISTIEK IN CIJFERS

• 140 hectare

• 28 km hekwerk

• 8 voetbalvelden aan rijplaten

• 60 heftrucks

• 200 leveranciers

• 1.500 portofoons

• 150 portakabins

• 55.000 bezoekers

• 400 ton afval

• 1.500 trailers aan materieel

• 3.000 medewerkers

• 20.000m2 podia

• 50.000m2 tenten

• 35km elektriciteitskabel

• 500 beveiligers

• 20 beveiligingcamera’s

• 15.000 geparkeerde auto’s

• 100 pendelbussen

Zie (beeld)verslag logistiek.nl/lowlands

Reageer op dit artikel