artikel

Farmagroothandel Mediq heeft S&OP keihard nodig

Supply chain Premium

Farmagroothandel Mediq heeft S&OP keihard nodig

Wat voorheen OPG was, heet nu Mediq en omvat naast groothandelsactiviteiten ook eigen apotheken. Door overheidshandelen heeft Mediq haar positie verzwakt zien worden, zorgverzekeraars hebben de leiding in de farmaceutische keten overgenomen. Mediq probeert nu de eigen organisatie stukken efficiënter te maken door een goede S&OP.

Wat voorheen OPG was, heet nu Mediq en omvat naast groothandelsactiviteiten ook eigen apotheken. Door overheidshandelen heeft Mediq haar positie verzwakt zien worden, zorgverzekeraars hebben de leiding in de farmaceutische keten overgenomen. Mediq probeert nu de eigen organisatie stukken efficiënter te maken door een goede S&OP.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Mediq   Leverancier/dienstverlener: Slimstock
Plaats: Utrecht  
Branche: gezondheidszorg & semi-overheid   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Groothandel   Datum ingebruikname:
Productnaam: Slim 4  

Service en Operations Planning (S&OP) heeft volgens manager voorraadbeheer Wendy Kanters flink aan belang gewonnen binnen Mediq. "Sinds de zomer van 2008 werken we toe naar een organisatie waarin we zoveel mogelijk centraal doen en waarbij we zoveel mogelijk apothekers zorgen en handelingen uit handen willen nemen", aldus Kanters.

  

Preferentiebeleid zorgde bij Mediq voor hoofdbrekens

Preferentiebeleid is het woord dat bij Mediq voor een hoop hoofdbrekens zorgde. "Preferentiebeleid is wel een beetje een zorgverzekeraarsterm, maar voor ons betekende het een verschil in zaken doen als tussen dag en nacht. Eerder bepaalde de apotheker zelf zijn inkoopbeleid en hij onderhandelde met de groothandel over marges en over welk label (merk van een bepaalde leverancier) hij zou voeren in de apotheek. En toen werd het preferentiebeleid ingevoerd. Met als gevolg dat medicijnleveranciers, de farmaceuten, aan zorgverzekeraars moesten doorgeven voor hoeveel geld ze bepaalde medicijnen konden leveren. Zorgverzekeraars maken door alle veranderingen nu in feite de leveranciersselectie. Met als belangrijkste gevolg dat het kan voorkomen dat elke apotheek per zorgverzekerde ander doosjes moet bestellen. Dat is echt een drama voor de logistiek en het voorraadbeheer."

 

Veel energie in forecasting

 

Voor Mediq betekent het preferentiebeleid dat de marges fors gedaald zijn en dus aanpassingen in de bedrijfsvoering moeten worden doorgevoerd. Zo wordt er veel geinvesteerd in de naamsbekendheid van Mediq Apotheek en worden kostenbesparingen doorgevoerd. De kosten zoveel mogelijk in de hand houden is belangrijker dan ooit. Voorraad en kosten gaan volgens Kanters sowieso hand in hand bij Mediq omdat een paar dozen medicijnen al snel heel veel geld waard is. Kanters: "Forecast in de keten werd een item waar we veel energie in moesten gaan steken, er moesten tussen verschillende afdelingen zaken worden afgestemd. Tot dan toe werd er onvoldoende overlegd. We zijn daarom onder andere begonnen met de uitrol van voorraadbeheerpakket Slim 4." De softwaretool biedt de nodige voordelen volgens Kanters, maar in het geval van de Mexicaanse griep is ook Slim 4 niet het ei van Columbus om in te spelen op de ontwikkelingen. "In het geval dat de vraag naar mondkapjes wereldwijd vertienvoudigt krijg je geheid van de leverancier te horen dat hij er niet meer kan leveren. Zoiets is niet te forecasten."

 

Afdelingen waren eilandjes in Mediq-organisatie

De afdelingen binnen Mediq zoals ze tot een jaar geleden werkten kunnen volgens Kanters het beste omschreven worden als eilandjes. "Ik was verantwoordelijk voor voorraad, inkoop was verantwoordelijk voor marge. Nu kijken we samen naar de grote koek aan artikelen. Samenwerken scheelt een heleboel stress achteraf én we kopen ook minder de verkeerde zaken", aldus de manager voorraadbeheer.

  

Managers afrekenen op prestaties

Mutaties op voorraadgebied worden nu in Slim 4 vastgehouden, eerder werden ze volgens Kanters nog wel eens vergeten. "Mutaties door beslissingen van bijvoorbeeld de category manager kunnen we nu ook afrekenen op de category manager. Deze terugkoppeling hadden we niet. Eigenlijk komen deze veranderingen er simpelweg op neer dat we nu met elkaar om de tafel zitten. Maar tijdens die gesprekken gaat het wel meer dan voorheen om het conflict tussen veel inkopen, met betere marges, versus lagere voorraden. Als manager voorraadbeheer en manager inkoop heb je beiden een totaal ander wereldbeeld, maar er moet wel afstemming zijn. Dat gaat niet altijd zonder slag of stoot."

 

Dubbel inkopen voorkomen

De verschillende afdelingen binnen Mediq opereerden onafhankelijk van elkaar. Kanters noemt een voorbeeld van drie managers die ieder meldden dat ze wel veertig procent van de totale afzet konden inkopen. "Drie keer veertig is natuurlijk nooit honderd procent, maar er was niemand die eerder vooraf meldde dat dit niet zou kunnen. Dubbel inkopen is doordat we hier nu wel zicht op hebben dus verleden tijd. Ook de inkoop van de parallelle BV in Groningen verliep via een eigen forecast. Die zagen we hier in Utrecht pas later en kwam vaak niet overeen met onze verwachtingen. De forecast van Groningen wordt nu direct vergeleken met die in Utrecht."

 

Wijzen op forecastfouten

Ondanks dat Kanters begrijpt dat niet elke medewerker het prettig vindt om op forecastfouten te worden gewezen, is het volgens haar wel de enige manier om daarna zaken beter te doen. "Hoewel er verschillen zijn tussen mensen. De ene pikt kritiek beter op dan de andere. Sommigen doen er iets mee, anderen zien het als bemoeienis. Een category manager zal vaker gedreven zijn door marges, inkoop en onderhandelen. Wanneer er daadwerkelijk een bepaalde hoeveelheid besteld moet worden is voor deze manager van minder belang. Voor de afdeling voorraadbeheer is dit laatste deel juist weer wel van belang." De manier van denken moet volgens de manager voor ook worden veranderd bij veel afdelingen. "Wanneer er een actie is op incontinentiemateriaal bij apotheken moet er gevraagd worden hoeveel er van de verschillende soorten elk besteld moet worden. Je hebt een actie, een folder en dat moet naar de logistiek toe vertaald worden. Dat laatste is niet ieder zijn ding. ‘Doe maar plus dertig procent’ volstaat niet."

 

Erg tevreden over voorraadbeheertool

Kanters is blij met de nieuwe voorraadbeheertool, ook al is hij nog maar net in gebruik. "In ons huidige ERP van Oracle’s JD Edwards, is het maken van een forecast erg lastig. Het was alleen mogelijk om de forecasting op artikelniveau te bekijken, nu kunnen we dat ook op groepsniveau en is het overzichtelijk in een grafiek weergegeven, op één scherm in plaats van meerdere schermen." Kanters verwacht dat binnen enkele maanden ook de eerste resultaten te melden zijn als gevolg van de veranderingen binnen de organisatie. In de tussentijd staat er bij Mediq nog het een en ander op stapel. De afdeling binnendienst zal binnenkort bestaan uit de samenvoeging van de afdelingen voorraadbeheer en backoffice.

Reageer op dit artikel