artikel

DOC Kaas bestrijdt suboptimalisatie met S&OP

Supply chain Premium

DOC Kaas bestrijdt suboptimalisatie met S&OP

Met de invoering van een nieuw ERP-systeem heeft DOC Kaas in Hoogeveen ook de eerste stap richting Sales & Operations Planning (S&OP) gezet. Door de belangen van alle afdelingen tegen elkaar af te wegen, kan de benutting van het productieapparaat worden geoptimaliseerd en de voorraden beter worden afgestemd op de vraag, denkt MT-lid Bert Blokzijl.

Met de invoering van een nieuw ERP-systeem heeft DOC Kaas in Hoogeveen ook de eerste stap richting Sales & Operations Planning (S&OP) gezet. Door de belangen van alle afdelingen tegen elkaar af te wegen, kan de benutting van het productieapparaat worden geoptimaliseerd en de voorraden beter worden afgestemd op de vraag, denkt MT-lid Bert Blokzijl.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: DOC Kaas   Leverancier/dienstverlener: Yacht
Plaats: Hoogeveen   Onderleverancier/-dienstverlener: Lawson Software
Branche: fast moving consumer goods   Bedrijfsgrootte: middelgroot: 100 – 399 werknemers
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname: 01-06-2009
Productnaam:  

Kaasproducent DOC Kaas in Hoogeveen is een coöperatie met 1.200 leden, melkveehouders. Bert Blokzijl is als MT-lid verantwoordelijk voor verkoop, planning en logistiek. "Onze afdeling Ledendienst maakt de aanvoerplanning. Zij maken een inschatting van de hoeveelheid melk die we van onze leden verwachten. Dit wordt vergeleken met de te verwachten behoefte aan melk voor de benodige kaasproductie. Er waren tot voor kort twee niveaus waarop dit gebeurde: een jaarplanning en een weekplanning."

 

Het productieproces bestaat uit drie stappen: de ‘voorfabriek’, waar de melk wordt verwerkt, de ‘kaasmakerij’ waar de melk tot kaas (en room en wei) wordt verwerkt en ten slotte het ‘kaaspakhuis’ waar de kaas wordt gerijpt en uiteindelijk uitgeleverd. De afdeling ‘Verkoop, Planning & Logistiek’ is verantwoordelijk voor de afzet van deze producten en de aansturing van aan- en afleveringen alsmede de productieplanningen.

 

Planningstaken lagen verspreid

Tot en met 2008 lagen de planningstaken verspreid door de organisatie. Het maken van de melkplanning, waarin de levering van melk op dagbasis over twee locaties  wordt ingepland, lag bij de voorfabriek. Een gedetailleerd productieplan voor de kaasmakerij, waarin de verschillende kaassoorten worden ingepland, werd opgesteld door de kaasmakerij. De gebeurde dan weer op basis van input van een grove weekplanning opgesteld door de afdeling verkoop binnendienst.

 

Al deze planningen hangen echter met elkaar samen, dus er moest vaak onderling worden afgestemd. Er konden wel tot wel tien keer afstemmingswijzigingen tussen vijf medewerkers doorgevoerd worden voordat het totale productieplan definitief was. Desalniettemin stelden afdelingen elkaar soms voor verrassingen. Blokzijl: "Bijvoorbeeld als er in de productie een onderhoudsbeurt stond ingepland waar de anderen niet van afwisten."

 

Nieuwe logistieke organisatie

Toen DOC deze zomer live ging met het ERP-pakket M3 van leverancier Lawson, werd  tegelijkertijd in samenwerking met adviesbureau Yacht een nieuwe logistieke organisatie opgezet. Geconstateerd werd de behoefte aan een centrale planning voor de verschillende afdelingen.

 

"De grootste uitdaging was het afstemmen van de voorspelde vraag van kaas met het voorspelde aanbod van melk op middellange termijn", vertelt projectleider Lars Kalk van Yacht. "Veranderingen in de voorspelling moeten tijdig worden geïdentificeerd en naarmate ze dichterbij de werkelijkheid komen moet er ook adequaat op worden gereageerd. Dit heeft tot een advies geleid om een aantal nieuwe processen in te richten op basis van Sales & Operations Planning."

 

Kalk legt uit waarom S&OP volgens hem een verstandig zet is voor DOC: "Het structureel verzamelen en analyseren van forecasts ontbreekt in de huidige processen. Het vergelijken van forecasts, afgegeven budgetten en werkelijke resultaten vindt ad hoc plaats. Je wilt de ‘demand’ informatie op structurele basis vergelijken met ‘supply’ data, om zodoende knelpunten in de toekomst tijdig te signaleren. S&OP biedt handvaten om dit onder te brengen in een proces".

 

Een ander voordeel van een centraal S&OP-proces is dat de afdelingen van elkaar weten wat de plannen zijn. Hiermee worden verrassingen, en belangrijker nog: suboptimalisatie voorkomen. Blokzijl: "Om op de kaasmakerij efficiënt te werken moet je zoveel mogelijk dezelfde producten achter elkaar inplannen, maar voor andere afdelingen is dat soms juist niet gunstig. In de nieuwe situatie kan iedereen zijn randvoorwaarden ingeven en dan wordt centraal het optimale plan opgesteld."

 

Eerste stap naar S&OP

De eerste stap richting een S&OP deze zomer was het introduceren van een driemaandelijkse, centrale planning. Blokzijl: "Het voordeel is dat je op dat niveau nog kunt bijsturen. Als verkoop een hogere kaasafzet verwacht dan gebudgetteerd kunnen we in die fase nog extra melk inkopen. Op weekbasis lukt dat vaak niet meer."

 

Een belangrijke enabler voor het S&OP bleek het nieuwe ERP-systeem. Hier komen op één plek alle planningsgegevens bij elkaar. Blokzijl: "Het grote voordeel iedereen van dezelfde data uitgaat. In het verleden zag je nog dat iedereen z’n eigen Excel-programma had en gegevens niet meer synchroon liepen."

 

De eerste stappen in het S&OP-proces zijn gezet bij DOC Kaas. De volgende stap zal organisatorisch van aard zijn: het inrichten van vaste overlegstructuren en het herzien en opstellen van vaste procedures en werkwijzen. 

 

Zware tijden voor zuivelindustrie

"De timing voor dit verbeterproject is perfect", besluit Blokzijl. "Het zijn zware tijden voor de zuivelindustrie. Met een centrale afstemming tussen aanvoer, productie en verkoop krijgen wij een langere termijn operationele focus. Hierdoor kunnen we beter inspelen op de vraag, dus minder NEE-verkopen, efficiënter gebruik maken van het productieapparaat en onze voorraadkosten verlagen."

Reageer op dit artikel