artikel

Vijf manieren om te besparen op ERP-kosten

Supply chain Premium

Vijf manieren om te besparen op ERP-kosten

Vijf manieren om te besparen op ERP Onderhouds- en supportkosten. Onder die titel heeft Panorama Consulting Group president Eric Kimberling een artikel geschreven dat in deze tijden van besparen, besparen en nog eens besparen wel moet aanslaan onder bedrijven.

Het ‘ERP bespaar’-artikel van Kimberling is volgens de auteur zelf vooral gericht op kansen die producerende bedrijven zouden hebben om kosten te besparen, maar gezien de inhoud lijkt het erop dat veel meer bedrijven er hun voordeel mee kunnen doen. Kimberling schrijft dat bijzonder veel bedrijven kijken naar manieren om toch fatsoenlijk te kunnen blijven werken ondanks dat de IT-budgetten stevig zijn ingekrompen. Een van de oplossingen is volgens de auteur om de lange termijn cost of ownership (TCO) van ERP software te verminderen.

 

Verminderen licentiekosten en uurtarieven

Waar bedrijven bij besparen op ERP in eerste instantie vaak aan denken zijn het verminderen van licentiekosten en de uurtarieven van consultants. Volgens Kimberling loont het echter de moeite om zeker ook naar de opbouw van ERP onderhoud- en systeemsupport te kijken. Dit neemt een aanzienlijk deel van de totale TCO van een ERP in.

 

De vijf manieren om de kosten van lange termijn ERP-contracten te verminderen:

 

  • Onderhandel over lagere software licentie fees
    De eerste stap om onderhouds- en supportkosten te verminderen neem je als bedrijf vóór een definitieve ERP-software beslissing is genomen. Doorlopende onderhouds fees zijn meestal gekoppeld aan netto licentiekosten. Het onderhandelen over goedkopere ERP licenties kan dus uitwerken in lagere doorlopende onderhoudskosten.
  • Beperk maatwerk tijdens de ERP-implementatie
    Dat is volgens de auteur eenvoudiger gezegd dan gedaan, maar volgens hem is de sleutel tot het vasthouden van onderhoudskosten het beperken van aanpassingen in de broncode van ERP-systemen. Hoe aantrekkelijk ook, bij updates en upgrades moet de aangepaste software vaak ook apart aangepast worden in plaats dat deze automatisch wordt ge-update.
  • Onderzoek de support- en onderhoudsmogelijkheden van externe leveranciers
    De jaarlijkse fees zijn voor veel softwareleveranciers een interessante bron van inkomsten. Het is een publiek geheim dat externe softwareleveranciers (implementatiepartners van softwareleveranciers) vaak goedkopere ondersteuning bieden. Het loont de moeite om goed naar de verschillen tussen de ene en de andere leverancier te kijken bij de onderhandelingen met de softwareleverancier van je voorkeur.
  • Onderhandel over lagere continue servicekosten
    Een van de verborgen of indirecte kosten van continu onderhoud zijn extra services van leveranciers die nodig zijn bij upgrades. Het heeft zin te onderhandelen over de hoogte van deze kosten. Zelfs als je al een keuze hebt gemaakt voor een softwareleverancier is het soms mogelijk om lagere tarieven te bedingen dan wel een switch te maken naar een implementatiepartner van de softwareleverancier.
  • Kwantificeer altijd alle directe en indirecte kosten
    Je bent als bedrijf nergens als je geen overzicht hebt van alle kosten die komen kijken bij een ERP-implementatie en het traject erna. Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de supportkosten die direct aan de softwareleverancier worden betaald maar ook hoeveel geld er gaat naar indirecte software support zoals van implementatiepartners / consultants én intern personeel dat zich met het project bezighoudt. Als je eenmaal een goed overzicht hebt van alle kosten ben je ook beter in staat om over kosten te onderhandelen.
Reageer op dit artikel