artikel

Wat voor software heb je nodig voor collaborative planning

Supply chain Premium

Een doorbraak in het machtspel binnen een bedrijfskolom: niet langer elkaar de Zwarte Piet toeschuiven, maar al samenwerkend tot een betere ketenprestatie proberen te komen. Maar dan moet iedereen wel open kaart spelen.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 september 2001.

Campina is een belangrijke klant van ons. Pas op donderdag of op vrijdag kregen we steeds te horen wat we de week erop moesten leveren. Om ze de gewenste servicegraad te bieden konden we niets anders doen dan een enorme hoeveelheid klantspecifieke verpakkingen op voorraad leggen. Desondanks werd er altijd wel iets besteld dat we niet op voorraad hadden liggen, met als gevolg spoedorders in de productie en erger: een ontevreden klant.’

          

Resultaten verbluffend

Deze situatie bracht de Belgische verpakkingsproducent VPK ertoe om eens met om de tafel te gaan zitten. De bereidheid tot samenwerking bleek groot. ‘Toevallig wilden ook zij net met ons komen praten’, vertelt Johan van Hee van VPK. Besloten werd een pilotproject met collaborative planning te starten, waarin Campina, voorheen Melkunie, voor dertien weken vooruit de forecastgegevens zou aanleveren. VPK kon hier dan zijn productieplanning op afstemmen, en dit op zijn beurt weer terugkoppelen naar Campina.

        

Qua technologie kozen VPK en Campina voor een pragmatische aanpak. De forecast van Campina is niets anders dan het resultaat van de materiaalbehoefteplanning in diens Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem SAP R/3, die wordt overgezet in een spreadsheet. Dit bestand wordt vervolgens via e-mail naar VPK gestuurd, waar het wordt ingelezen in het daar draaiende, zelf ontwikkelde ERP-systeem. ‘We hebben ook wel gekeken naar specifieke softwarepakketten voor collaborative planning, maar in feite doen die niet veel meer dan dit. Er zit hooguit wat meer poespas in voor het ondervragen van elkaars systemen’, vertelt Van Hee.

         

De resultaten die het systeem in al zijn eenvoud heeft opgeleverd zijn verbluffend. De Campina-specifieke voorraad bij VPK is met meer dan zestig procent verlaagd, terwijl de servicegraad van 75 procent is opgevoerd naar 98 procent. Inmiddels heeft VPK het planningsconcept ook met andere afnemers ingevoerd. ‘Het werkt perfect’, aldus een tevreden Van Hee.

        

Klinkt hoogdravend

Het begrip collaborative planning is een afgeleide van het ooit door analistenbureau Gartner geïntroduceerde Collaborative Commerce-idee, een wereld waarin bedrijven samenwerken via internet om de concurrentiepositie van de totale keten te verbeteren in plaats van die van een individueel bedrijf. Dit klinkt misschien hoogdravend, maar dat hoeft het niet te zijn. In de grond is collaborative planning niet meer dan het uitwisselen van voorraad-, order- en verkoopgegevens. Zet je verkoopprognoses in een spreadsheet, mail die naar je toeleveranciers en je bent kennelijk al een heel eind.

       

In de ogen van Steven Serneels van S&V Management Consultants, die het project bij VPK begeleidde, is collaborative planning overigens slechts één van de vele vormen waarmee bedrijven met elkaar kunnen samenwerken. ‘Het is ook zeker niet de meest verregaande vorm van integratie’, verzekert hij. ‘Er zijn gevallen bekend van toeleveranciers die één van hun logistieke werknemers full time bij de afnemer stationeren. Die is daar dan verantwoordelijk voor de aanvoer van zijn specifieke ingangsmaterialen. Vooral in de Verenigde Staten komt een dergelijke mate van integratie tussen bedrijven al regelmatig voor.’

        

Wat Serneels maar wil zeggen is dat collaborative planning geen ultieme stap is, maar slechts een fase in het logistieke integratieproces tussen bedrijven. Het is in feite een vervolg op het concept van VMI, waarbij de toeleverancier verantwoordelijk wordt voor de voorraad bij de afnemer, en binnen de gemaakte afspraken aanvult op basis van voorraadstanden. Wat collaborative planning volgens hem hier aan toevoegt is interactie: Een afnemer maakt een forecast, stuurt die naar de afnemer, past deze aan, stuurt die weer terug, enzovoorts. Er vindt een onderhandelingsproces plaats.

         

De mate waarin er sprake is van zulke interactie bepaalt de benodigde technologie, zo stelt Serneels. Voor het statisch uitwisselen van forecasts volstaat een EDI-verbinding, waarover je bestanden kunt versturen. Wordt de interactie dynamischer dan heeft een bedrijf hier speciale software voor nodig, die forecasts met elkaar kan vergelijken en alerts afgeeft als hier afwijkingen in voorkomen. Softwareleveranciers die zulke geavanceerde software leveren zijn bijvoorbeeld Syncra of Logility, maar ook i2 Technologies en Manugistics hebben hier zo hun oplossingen voor.

      

Ideale medium

Een bedrijf dat volop experimenteert met de meest geavanceerde vormen van collaborative planning is het Amerikaanse Procter & Gamble (P&G), producent van bekende merken als Ariël en Dreft. Als leverancier aan machtige supermarktketens als Wal-Mart in de VS of Ahold in Nederland, zag het bedrijf de logistieke eisen vanuit de retailer hoger worden, terwijl de prijzen juist onder druk werden gezet. Het antwoord dat P&G hierop geeft heet Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment (Cpfr), een logistiek raamwerk waarin toeleveranciers afspraken maken met de retail over de uitwisseling van zaken als Point of Sale-gegevens, geplande promoties en productieplannen.

        

‘We zijn nu zo’n anderhalf jaar bezig met Cpfr, en het is vooral pionieren wat we doen’, vertelt Remco Vlemmix, logistiek accountmanager bij P&G. Wereldwijd doet het bedrijf allerlei pilotprojecten, die regelmatig centraal worden geëvalueerd. In eerste instantie deed P&G dit via één-op-één-relaties met afnemers, maar later verliep dit meer en meer via elektronische marktplaatsen als World Wide Retail Exchange (Wwre) of Globalnet Xchange (GNX), waarop naast orders ook complete Cpfr-processen kunnen worden afgehandeld. Op dit moment is P&G ook actief op Transora, de veelomvattende retailmarktplaats die het zelf mede heeft opgericht.

           

Het idee van een internetmarktplaats waarop bedrijven handel drijven lijkt het ideale medium voor collaborative planning. Je hoeft immers maar op één plek de hiervoor benodigde software te installeren, en iedereen kan hier door middel van een interface zijn eigen informatiesysteem op aansluiten. Of Cpfr straks uitsluitend via zulke marktplaatsen zal verlopen, durft Vlemmix in dit stadium niet met zekerheid zeggen. ‘We investeren momenteel veel in Transora dus misschien dat straks veel via die marktplaats verloopt. Maar het kan ook best dat we in de toekomst ook via andere marktplaatsen blijven handelen, of gewoon direct met bedrijven zelf.’ Voor dit laatste heeft P&G een eigen platform ontwikkeld, waarop de software van Syncra draait.

      

Weinig nieuws

De gedachte achter collaborative planning is betere afstemming tussen bedrijven om zo de productie- en voorraadkosten te verlagen terwijl de servicegraad juist wordt verhoogd. Weinig nieuws onder de logistieke zon, zou je kunnen zeggen. Eerdere trends op dit vlak als Efficiënt Consumer Response (ECR), Continuous Replenishment Programs (CRP) en het genoemde VMI hadden immers exact hetzelfde oogmerk. Waarom dan nu ineens weer zoiets als collaborative planning?

        

‘Dit heeft een aantal redenen’, zegt Gerry Rogers, werkzaam bij de afdeling Supply Chain Management van consultancybureau Accenture in Nederland. ‘Op de eerste plaats is de technologie er nu voor beschikbaar. Elektronische marktplaatsen en geavanceerde software maken het mogelijk om een onderhandelingsproces te faciliteren dat vroeger met EDI veel lastiger was.’ Toch was collaborative planning volgens hem nooit zo in een stroomversnelling gekomen, als er ook niet zo’n enorme behoefte aan was. ‘Er ligt momenteel een enorme druk op logistieke ketens om in een globaliserende omgeving concurrerend te blijven.’

          

De noodzaak tot samenwerking tussen bedrijven binnen de keten is groter dan ooit. Het is desalniettemin de houding van de bedrijven zelf die een echte doorbraak van collaborative planning vooralsnog in de weg staat. Een onderzoek van Accenture onder Europese bedrijven toont aan dat ‘de bereidheid tot samenwerking’ als de grootste barrière voor Cpfr wordt ervaren.

          

Dit heeft volgens Gerry Rogers te maken met de terughoudendheid bij bedrijven om concurrentiegevoelige informatie vrij te geven. Ook de machtsverhouding binnen de keten speelt een rol. ‘Vooral in de hightech-industrie zie je dat grote producenten een build-to-order-situatie creëren, waarbij ze de voorraden zolang mogelijk bij hun toeleveranciers laten liggen. Pas op het allerlaatste moment wordt er afgeroepen, zodat het risico van overtollige voorraad volledig bij de toeleverancier wordt gelegd’. Als zo’n actie niet gecompenseerd wordt met forecasts richting toeleverancier, is van collaboration in de goede zin van het woord uiteraard geen sprake.

       

Allerlei voetangels

Eric Janse, ook van Accenture, valt zijn collega bij. ‘Voordat je aan collaborative planning begint moet je nauwkeurig de kosten en baten in kaart brengen, en goede afspraken maken over de verdeling tussen de partijen.’ Een hulpmiddel dat Accenture hier vaak bij gebruikt, zijn de zogenaamde Key Performance Indicators. Dit is een standaardset van logistieke aspecten waarop je tijdens een project zoal tot verbeteringen kunt komen. Dit kan bijvoorbeeld de voorraadhoogte zijn, de servicegraad, maar ook de beladingsgraad van je transportcapaciteit.

           

Bezint eer ge begint, is ook wat Steven Serneels van S&V zijn klanten adviseert in een collaborative plannings-traject. ‘Je kunt als toeleverancier wel een goed idee hebben om de ketenvoorraad te verlagen; als de afnemer zo’n kostenreductie volledig wil terugzien in een voor hem lagere prijs, kun je er beter niet aan beginnen. Als één partij volledig voor de kosten moet opdraaien, terwijl de ander er juist van profiteert, zal het concept nooit werken.’

          

Het spel rondom collaborative planning kent kortom nog allerlei voetangels, en wordt zeker niet overal zo zuiver gespeeld als in het voorbeeld met de Campina. Ook al heb je als bedrijf dan nog zo’n machtspositie binnen de keten, speel altijd open kaart en deel je informatie met partners. De binnenhalen van de pot lijkt dan misschien nog zo’n aanlokkelijk idee, als je medespelers er bankroet door worden ben je zelf ook snel uitgespeeld.

         

Kaders bij artikel:

‘COLLABORATIVE PLANNING MET VENDOR PORTAL’

Machinefabrikant ASML

Producent van chipmachines ASML heeft 350 toeleveranciers die het straks via een zogenaamde vendor portal van planningsinformatie wil gaan voorzien. Een leverancier kan hier via internet op aanloggen, en ziet dan wanneer hij wat moet leveren. Ook krijgt hij zicht op de rest van de Supply Chain, dus bijvoorbeeld wanneer toeleveranciers weer moeten leveren. Down stream netting, noemt Vincent Langelaar van ASML dit.

‘Het gaat om de communicatie en niet zozeer om de transactie’, legt Langelaar uit. Het e-mailen en chatten over de planning is dan ook een belangrijk onderdeel van deze zelfgebouwde collaborative planning-applicatie. De transacties zelf moeten zoveel mogelijk automatisch tussen de ERP-systemen worden afgehandeld, al is dit is ook bij ASML nog toekomstmuziek. Langelaar: ‘Inkopers passen orders nog regelmatig met de hand aan, zolang dat nodig is kun je dit proces niet automatiseren.’

        

SOFTWARE VOOR COLLABORATIVE PLANNING

Collaborative planning heeft betrekking op de combinatie tussen technologie (internet, EDI) en software. In de collaborative plannings-module worden logistieke gegevens uitgewisseld en uitzonderingsboodschappen (alerts) verstuurd bij afwijkingen in de Key Performance Indicators. Bedrijven die aan collaborative planning willen doen, hebben zo’n module lang niet altijd nodig. Het zijn vooral e-marktplaatsen die er gebruik van maken.

Adexa (+32) 16 38 61 20 www.adexa.com

Eqos Systems (+44) 13 72 22 44 00 www.eqos.com

i2 Technologies (0418) 68 44 60 www.i2.com

Logility (+33) 149 07 85 55 www.logility.com

Manugistics (030) 298 21 72 www.manugistics.com

Syncra (+44) 17 53 70 11 23 www.syncra.com

‘SPILFUNCTIE TUSSEN PRODUCENT EN TOELEVERANCIER’

Logistiek dienstverlener Ewals

        

Ewals Cargo Care (ECC) vervult een collaborative planning-rol tussen toeleveranciers en afnemers in onder andere de automobielindustrie, de hightech en de retail. Een maatwerksysteem bij de logistiek dienstverlener vertaalt de productieplanning van bedrijven als Ford, General Motors of Alcatel naar orders voor toeleveranciers, en omgekeerd gaat van daaruit informatie over geplande zendingen terug naar de producenten. Ook kunnen die via internet de status volgen. Binnenkort zullen alle Europese vestigingen van ECC – dit zijn er 43 verdeeld over veertien landen – met software van Manugistics gaan werken. Overigens niet alleen voor collaborative planning. ‘We kunnen hier het Europese overzicht mee vervolmaken. We vervoeren dagelijks duizenden trailerladingen, en dan heb je intelligente software nodig om dit te optimaliseren’, aldus Mark Engelen van ECC.

Reageer op dit artikel