artikel

Wat is Supplier Relationship Management (SRM)?

Supply chain

Supplier Relationship Management (leveranciersbeheer) is een relatief nieuw begrip, dat nog maar enkele jaren oud is. Feitelijk gaat het om de tegenhanger van het inmiddels behoorlijk volwassen klantbeheer oftewel Customer Relationship Management (CRM).

Wat is Supplier Relationship Management (SRM)?
Strategische inkoop bestaat uit twee stappen: het zoeken naar de juiste toeleverancier (sourcing) en de operationele inkoopondersteuning (procurement).

Het doel van leveranciersbeheer is helder: bij contacten met toeleveranciers streven naar de beste mix van prijs, kwaliteit, samenwerkingsniveau en leverbetrouwbaarheid. Een heel korte definitie van SRM is het managen van het “source-to-pay” proces.  Met andere woorden: het zoeken naar de juiste toeleverancier als bron (source), het onderhouden van de contacten met deze toeleverancier, tot en met het afhandelen van het proces van bestellen en betalen.

 

Voor het ondersteunen van delen van het inkoopproces bestonden al langer specifieke ICT-oplossingen. Bijvoorbeeld voor contractbeheer of e-procurement, dit is het via elektronische catalogi artikelen bestellen bij toeleveranciers. Specifieke oplossingen daarvoor bestaan nog steeds. In de afgelopen jaren zijn er echter ook brede SRM software-suites ontwikkeld.  Die suites hebben tot doel om alle contacten met de leveranciers te ondersteunen, door bij te houden met wie, wat, wanneer, waarom, waar, en hoe iets wordt ondernomen.

 

Welke functies kan een SRM-software suite ondersteunen?

  1. Procure-to-pay: administratieve ondersteuning van het inkoopproces
  2. E-procurement (feitelijk is dit een onderdeel van procure-to-pay)
  3. Spend-analysis: Wat wordt er gekocht bij wie, en wat zijn de prestaties van de betreffende toeleverancier). Voor spend-analysis wordt sinds kort ook de term “procurement intelligence” gebruikt.
  4. Contract management
  5. Monitoren prestaties toeleveranciers
  6. Project management
  7. Sourcing: het zoeken naar de beste toeleveranciers, bijvoorbeeld via e-auctions en/of elektronische aanbestedingen
  8. E-auctions: het organiseren van omgekeerde veilingen voor internet.

SRM wordt nog steeds voornamelijk gebruikt voor de operationele ondersteuning, en e-procurement is daarbij de populairste deelfunctionaliteit, De aandacht voor het meer strategische deel (met welke leveranciers ga ik in zee, en hoe hecht zijn die contacten) neemt echter toe. Het SRM-systeem moet dan grofweg twee zaken ondersteunen én op elkaar afstemmen: sourcing en de operationele inkoopondersteuning.

 

Waarom neemt de aandacht voor strategisch inkopen toe?

Ten eerste beperken bedrijven zich steeds meer tot hun kernactiviteiten, en kopen dus steeds meer zaken in. Hierdoor staat de wens om te begrijpen wat waarom en hoe wordt uitgegeven, steeds hoger op de managementagenda. Ten tweede wordt het inkoopvak steeds professioneler. Was vroeger kostenreductie de heilige graal, nu verschuift de focus naar waardecreatie, door bij te dragen aan de bedrijfsmissie. Hierbij past het aangaan van strategische relaties met toeleveranciers. SRM past daar prima bij.

 

Wat is de relatie tussen SRM en de Kraljic-matrix?

De Kraljic-matrix is een populair hulpmiddel om te bepalen welke inkoopstrategie het beste past bij producten. Deze matrix verdeelt de producten over vier categorieën, op grond van het toeleverrisico en de invloed op het financiële resultaat van een onderneming. Dezelfde matrix kan worden gebruikt om te bepalen welke SRM-functionaliteit past bij welk type producten. Bij producten met een gering toelever-risico en een gering financieel belang (de routineproducten) pas bijvoorbeeld e-procurement. Bij de hefboom-producten waarbij de winst die je kunt behalen door slim in te kopen groter is, passen e-auctions. Producten met een groot toeleverrisico of producten die uniek zijn (bijvoorbeeld speciaal door een leverancier voor jou ontwikkeld) zijn strategisch. Hierbij past een strategie, waarbij de toeleveranciers worden benaderd als partners.

 

Welk type bedrijven lopen voorop met SRM?

Ten eerste ondernemingen die veel “indirecte” goederen inkopen, zoals banken en verzekeraars. En ten tweede bedrijven die regelmatig producten inkopen via elektronische veilingen, zoals de autoindustrie en ondernemingen in de high tech sector.

 

Welke valkuilen zijn er?

1. SRM is relatief nieuw, hetgeen het risico van een hype met zich meebrengt, zoals eerder gebeurde rond Customer Relationship Management. Het is nuttig om de lessen rond CRM in gedachten te houden. Net zoals CRM is SRM waarschijnlijk geen wondermiddel. Wél een nuttige filosofie die je met software kunt helpen verwezenlijken, mits je goed weet welk doel je nastreeft.

2. Lang niet elk bedrijf is gebaat bij een ‘brede’ SRM-suite.  Per functiegebeid moet worden bekeken of dit profijt oplevert en of dat technisch en organisatorisch haalbaar is. Als klein bedrijf ben je wellicht beter af met een niche-product dan met een SRM-suite.

3. Het is moeilijk aan te geven welke functionaliteit er nu precies in een SRM-pakket moet zitten. In elk geval het ondersteunen van de inkoopprocessen. Vanaf dan wordt het echter onduidelijk. Hoort ook logistiek ketenbeheer erbij? Of productontwikkeling?. Dit soort vragen zin belangrijk omdat de SRM-suites vanuit verschillende achtergronden zijn ontwikkeld. Bijvoorbeeld door ERP-leveranciers, maar ook door aanbieders van SCM en Product Lifecyle Management oplossingen.

4. Hoe ‘operationeler’ onderdelen van het inkoopproces zijn (zoals e-procurement), hoe vérgaander de ICT-ondersteuning daarbij kan zijn. Bij het aangaan en onderhouden van strategische contacten met toeleveranciers kan een SRM-systeem wel beslissingsondersteuning bieden, maar de factor mens blijft uitermate belangrijk.

 

Hoe selecteer en implementeer je een SRM-oplossing?

In grote lijnen verloopt dit proces hetzelfde als bij een ERP-systeem. Eerst worden de te ondersteunen inkoopprocessen in kaart gebracht, inclusief wenselijke verbeteringen daarbij. Daarna wordt bekeken welke SRM-systemen daarop aansluiten, onder meer via pakketdemonstraties.

Wie levert SRM software-suites?

Leveranciers van complete SRM-suites (ondersteuning source-to-pay inkoopprocessen) zijn volgens Capgemini*:

  • Ariba Technologies (Ariba Spend Management)
  • eSize Procurement Solutions (eSize)
  • Getronics PinkRoccade (Proquro)
  • Oracle (Oracle E-business Suite & Peoplesoft Enterprise)
  • Perfect Commerce (Perfect SRM Applications)
  • SAP (mySAP SRM)
  • SynerTrade (Sybertrade 6)

      

Twee kanttekeningen daarbij. Ten eerste zijn de suites wel onderzocht op de reikwijdte maar niet op de kwaliteit van de geboden ondersteuning. Ten tweede is het soms handiger om een niche-oplossing te gebruiken, zie het stukje over valkuilen bij SRM.

 

*) Supplier Relationship Management Solutions: Expected Value (SRM-research 2006-2007), Capgemini.  Dit rapport is voor de doelgroep gratis op te vragen via www.capgemini.nl

 

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede 

Meer informatie: www.procesverbeteren.nl

Reageer op dit artikel