artikel

Tips voor een snelle ERP-implementatie

Supply chain

Haastige spoed is zelden goed. Behalve bij een ERP-implementatie. Rik de Lange van Districard en Wilfred de Jong van Ytong geven tips.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 mei 2002.

Bedrijven hebben vaak gegronde redenen om ERP- software snel te willen implementeren. Bij Districard maakten nieuwe bedrijfsprocessen en de komst van de Euro een vlotte implementatie van iBaan noodzakelijk. Ook bij Ytong speelde de Euro-conversie. Bovendien wilde het bedrijf graag live met SAP per 1 januari, een nieuw boekhoudjaar.

Snel live dus. Maar wat is snel? Snelheid is relatief, zou Einstein zeggen. Voor een MKB-bedrijf zoals Districard is een implementatieduur van vier maanden snel. Voor het veel grotere Ytong, waar het ERP-systeem moest worden geïmplementeerd binnen vijf fabrieken, is twaalf maanden relatief vlot. ‘Haastige spoed is bij ERP goed’, vindt Rik de Lange. ‘Het houdt de mensen scherp, en voorkomt dat het project een te grote wissel trekt op het eigen personeel.’ Wilfred de Jong voegt daaraan toe: ‘Het nemen van veel tijd voor een ERP-project haalt de druk toch niet van de ketel. Hectisch wordt het sowieso, alleen wat later.’

      

Empowerment

‘Voorafgaand aan de implementatie hebben we bedacht: Wat moet er uit komen?’, vervolgt De Jong. ‘Onze bedrijfsprocessen vormden het uitgangspunt. Vervolgens hebben we teruggeredeneerd wat er allemaal zou moeten gebeuren om het bijpassende ERP-systeem te krijgen. Dat hebben we gedetailleerder gedaan dan gangbaar is. In plaats van te stellen: het maken van een blueprint kost ongeveer drie maanden, werd nauwkeurig vastgelegd wat daarvoor door wie gedaan moest worden. Op die manier kregen we een realistische planning. Om de implementatie niet onnodig te vertragen, hebben we onze key users bovendien veel beslissingsbevoegdheid gegeven, zo lang ze maar binnen de standaardfunctionaliteit van SAP bleven. Empowerment noemen wij dat. Trad er een discussiepunt op, bijvoorbeeld over twee standaardalternatieven voor facturering, dan moest hier binnen twee dagen een beslissing over worden genomen.’

      

Parallel

‘Zeker bij een snelle implementatie is het belangrijk om een enthousiast implementatieteam te hebben, waar het hele bedrijf van operationeel tot directieniveau achter staat’, vindt De Lange. ‘Verder is het aanbevelenswaard om zoveel mogelijk zaken parallel te doen, zoals opleiden en implementeren. Verder heb ik ervaren dat theoretische implementatiemethodes weliswaar nuttig zijn, maar dat je zelf een praktische variant moet ontwikkelen.’

            

9 TIPS VOOR EEN SNELLE ERP-IMPLEMENTATIE

De ervaringen bij Districard en Ytong leveren de volgende tips op:

1 Neem bij de pakketkeuze als selectiecriterium mee, dat de software snel moet worden geïmplementeerd. Kies één enthousiaste implementatiepartner voor alle modules. De applicatieconsultants moeten zich conformeren aan de bedrijfscultuur, als waren zij tijdelijke medewerkers.

2 Een fixed price-afspraak kan de implementatie versnellen. Leg afspraken schriftelijk vast.

3 Goed en regelmatig communiceren is cruciaal, evenals een bedrijfsbrede betrokkenheid.

4 Zorg dat iedereen het voordeel inziet van standaardfunctionaliteit.

5 Voorkom bureaucratie: geef de projectleider (Districard) en/of de key users (Ytong) een grote beslissingsbevoegdheid.

6 Ontwikkel je eigen pragmatische implementatiemethode.

7 Voer tijdens de implementatie zoveel mogelijk zaken parallel uit.

8 Bewaak de projectvoortgang met milestones. Zorg voor snelle beslissingen.

9 Hanteer scope management. Alleen bedrijfsprocessen die van te voren zijn vastgelegd, worden meegenomen. Nieuwe snufjes kunnen altijd nog later worden toegevoegd!

 

Reageer op dit artikel