artikel

Productie naar buitenland verplaatsen? Wat doe je met je ERP!

Supply chain

Steeds meer bedrijven overwegen om delen van hun productie naar het (verre) oosten te verplaatsen. Is het dan slim om de huidige ERP-applicatie uit te breiden tot een multi company- systeem? En hoe maak ik mijn nieuwe werknemers daarmee vertrouwd? Ervaringen en tips van bedrijven die u voor gingen.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 september 2004.

‘Heus, er is ook leven zónder ERP’, stelt John van Middelaar, SAP-teamleader bij Nedcon. ‘Toen wij in 1992 onze activiteiten naar Tsjechië uitbreidden, gebruikten we daar slechts een Tsjechisch boekhoudpakket en wat zelfgemaakte spreadsheets. De stuklijstgegevens konden naar Pardubice worden gefaxt, want het leeuwendeel van onze orders wordt in Nederland geplaatst. Bovendien begonnen we in Tsjechië heel klein. Eerst was er één verkoper, die bij wijze van spreken vanaf een zolderkamertje opereerde. Later kwam er één machine, toen een productiehal, en nu wordt het merendeel van onze producten in Pardubice gemaakt.’

          

Nedcon produceert opslagsystemen, zoals magazijnstellingen. Het ERP-systeem dat Nedcon in Nederland gebruikte, een combinatie van Triton en Baan IV-modules, bleek in 2000 aan vervanging toe. ‘De keuze viel op SAP, onder meer vanwege de module voor projectmanagement. Bovendien kon dit systeem als een multi site-oplossing worden geïmplementeerd. Daardoor konden we al onze vestigingen onder één logistieke paraplu brengen, terwijl de zelfstandigheid daarvan in boekhoudkundige zin behouden kon blijven. Wij zijn wettelijk verplicht die zelfstandigheid te handhaven, want elke Nedcon-vestiging vormt een aparte juridisch-fiscale entiteit.’

           

In 2001 werden de financiële modules van SAP geïmplementeerd. In 2002 volgden de logistieke modules, het eerst in Pardubice, en later ook in Doetinchem. ‘Daar staat ook de SAP-server. Via een huurlijn is die server verbonden met thin clients in Tsjechië.’ Als SAP-implementator werd Itelligence gekozen. ‘Itelligence is in Nederland niet zo bekend, maar ze hebben in Duitsland veel klanten. Itelligence bleek ervaring te hebben met bedrijven zoals wij, die engineer-to-order werken. Bovendien hebben ze een kantoor in Praag, dat gaf de doorslag.’

       

Eén bedrijfstaal

Heel even werd overwogen om het SAP-pakket tweetalig te implementeren. ‘Technisch is dat goed mogelijk. Dat vergt echter wel extra onderhoud, omdat je alle logistieke stamgegevens dan steeds in twee talen moet invoeren. Daarom hebben we gekozen voor één bedrijfstaal, het Engels.’

          

De meeste werknemers van Nedcon, zowel in Nederland als in Tsjechië, zijn geschoold op MBO- of HBO-niveau. ‘De computerbeheersing van de Tsjechen is geen probleem, de Engelse taal vormt de grootste bottleneck. In Nederland is dat overigens net zo, maar hier kun je gemakkelijk terugvallen op het Nederlands, en in Tsjechië kan dat natuurlijk niet. Daarom was het heel belangrijk, dat we tijdens het opleidingstraject in Pardubice konden beschikken over Tsjechische SAP-consultants van Itelligence.’

     

Bij de start van de implementatie werd er een SAP-supportteam gevormd, met aan het hoofd John van Middelaar. ‘Het is belangrijk dat in zo’n team mensen uit alle betrokken landen zitten. Tsjechië wordt in ons geval vertegenwoordigd door Helena Sirova. Zij weet inmiddels vrijwel even veel van het ERP-systeem als ik, en is als het ware mijn verbindingsofficier in Tsjechië. Dat klinkt een beetje militair, maar zonder haar zou ik beslist een groot communicatieprobleem hebben met de Tsjechen.’

         

De producten die Nedcon in Tsjechië maakt, zijn meestal bestemd voor de West-Europese markt. Daar komt echter verandering in, nu steeds meer klanten van Nedcon delen van hun productie naar Oost-Europa verhuizen. ‘Diverse Nederlandse voedingsmiddelenbedrijven starten bijvoorbeeld bedrijven in Rusland. Het ligt dan voor de hand om de magazijnstellingen die zij bij Nedcon bestellen, ter plekke te gaan produceren. Die stellingen zijn namelijk zwaar, dus de vervoerskosten zijn hoog. Daarom willen we een joint-venture beginnen met onze montagepartner in Rusland, de SE Group. We zullen klein en dus zonder lokale ERP-ondersteuning gaan beginnen, net zoals in Tsjechië. Pas daarna gaan we onderzoeken of ons SAP-systeem ook de joint-venture kan ondersteunen. Eén van de vragen daarbij is, hoe het zit met de softwarelicenties. Als je een ERP-contract sluit zou je daar eigenlijk al goed naar moeten kijken.’

         

Slowakije

Fred Welschen, directeur bij Inalfa, ziet in tegenstelling tot John van Middelaar de invoering van het Engels als universele bedrijfstaal niet zitten. ‘In Oost-Europa red je het in de fabriek gewoon niet met Engels. Kijk maar naar Skoda, in hun fabriek in Mlada-Boleslaw is Tsjechisch de voertaal.’

        

Inalfa produceert daken en carrosserieonderdelen voor auto’s en trucks. In Vràbla, Nitra en Bratislava in Slowakije bevinden zich drie productievestigingen met tezamen maar liefst duizend werknemers. ‘Die fabrieken hebben we tien jaar geleden overgenomen. We vonden dat echter geen goed moment om ERP uit te rollen. De eerste prioriteit had toen de omvorming van het bedrijf naar onze cultuur, en het op orde brengen van de operationele zaken.’

     

Nu Baan IVc automotive binnen de gehele metaaldivisie van Inalfa wordt ingevoerd, zal de uitrol echter alsnog plaatsvinden. ‘In januari zijn we begonnen met de implementatie in onze hoofdvestiging, die bevindt zich in Hamont in België. Als het systeem daar goed draait, nodigen we de Slowaakse key-users uit om daar een opleiding te komen volgen. Daarna gaan enkele Belgische sleutelgebruikers met hen mee, om het ERP-systeem in Slowakije te helpen implementeren. Ten slotte zullen de Slowaken hun landgenoten op de werkvloer bekend maken met het ERP-systeem. Die laatste instructie zal vanzelfsprekend plaatsvinden in het Slowaaks.’

         

China

Te Strake in Deurne omarmt de filosofie om buitenlandse ERP-gebruikers in Nederland klaar te stomen. De logistiek-financiële administratie van Te Strake Mechatronic Products in Shanghai, een assemblagefabriek die anderhalf jaar geleden werd geopend, zal binnenkort worden ondersteund met een bestaande SAP-applicatie in Nederland. Nog deze herfst zal deze multi- company oplossing live gaan, waarbij het systeem via een private virtual network kan worden benaderd vanuit China.

          

Leren op afstand is daarbij een mogelijkheid, waarbij de Nederlandse key-users meekijken hoe de Chinezen in Shanghai omgaan met het systeem. ‘Wij zijn echter ook van plan om één of twee key-users vanuit China hier naartoe te halen’, legt projectleider Maud Halkes uit. ‘Die mensen zullen worden opgeleid door onze sleutelgebruikers in Brabant. Sinds de implementatie in Nederland vormen zij een team, dat in deeltijd beschikbaar is gebleven voor het begeleiden van SAP-projecten.’

      

Te Strake is gespecialiseerd in het ontwerpen en produceren van machinemodules voor het nauwkeurig aansturen van bewegingen. ‘Nu onze afnemers, dit zijn machinebouwers, hun productie steeds meer richting het Verre Oosten verschuiven, gaan wij daarin mee. Eén van de eerste producten die we in China zullen gaan assembleren is een robotarm voor een machine van Assembléon.’

         

Financieel gezien is Te Strake één onderneming. Het bedrijf hanteert echter een mini-company filosofie. Daarbij is er sprake van verschillende ontwerp- en productieteams die min of meer onafhankelijk opereren. ‘Onze klanten staan dus altijd in contact met één zo’n team. Ook in Shanghai zullen we zo’n team gaan vormen. De teams hebben een eigen winstverantwoordelijkheid en ook een eigen resultatenrekening’, verklaart Marcel van der Velden, manager financiën en ICT.

          

In Shanghai zal in het ERP-systeem Engels de voertaal worden. In Deurne wordt daarnaast ook nog het Nederlands gebruikt. ‘Bij MS Office gebruiken we echter al alleen het Engels. Dat gaat goed, dus ik denk dat we dat ook bij het ERP-systeem zullen gaan doen. Overigens niet zozeer om het onderhoud te vergemakkelijken, maar omdat dit de communicatie tussen onze bedrijfsvestigingen ten goede komt.’

         

Financiële perikelen

‘De productontwikkeling, tot en met het vervaardigen van prototypes, wordt in Nederland gedaan. Bovendien werken we projectmatig, dus in SAP nieuwe producten definiëren is voor ons een alledaags probleem. Bij de uitrol naar China vormt de logistieke inrichting van het ERP-systeem dus niet de bottleneck.’

        

Wat dan wel? ‘Onze logistiek is overal hetzelfde, maar de financiële perikelen zeker niet. Laat ik een voorbeeld geven. In Nederland moet je je jaarcijfers beschikbaar stellen aan de Kamer van Koophandel en de belastingdienst, maar in China moeten die gegevens naar maar liefst zeven instanties. Ze zijn daar dus veel bureaucratischer dan hier. Je moet zelfs een certificaat halen om met een geautomatiseerde boekhouding te mogen werken, wij zijn daar nu mee bezig. Doe je dat niet, dan ben je verplicht om bij iedere transactie een standaardbonnetje in te vullen.’ Om te zorgen dat de financiële inrichting van het ERP-systeem in Shanghai straks aan alle regels voldoet, zal Te Strake Chinese consultants inschakelen, die het financiële gedeelte van de ERP-implementatie zullen gaan begeleiden. ‘Pricewaterhousecoopers, onze accountant, helpt ons daarbij.’

             

Kaders bij artikel:

Lincoln integreert Poolse fabriek in MFG/PRO

POOLSE MODULE VOOR LOKALE REGELS

Lincoln Electric, een wereldwijd opererend bedrijf gespecialiseerd in lasapparatuur, nam in 2001 het bedrijf Bester over van de Poolse overheid. Ook in dit geval werd er niet direct een ERP-systeem uitgerold, dat gebeurt pas dit jaar. ‘Lincoln Electric gebruikt wereldwijd grofweg twee ERP-systemen, namelijk SAP in de VS en MFG/PRO van QAD in Europa. Omdat de Poolse fabriek rapporteert aan onze Europese hoofdvestiging in Barcelona lag de keuze voor MFG/PRO voor de hand’, vertelt Bryan Hill, European director IT.

        

Interessant is dat Lincoln voor een lokale oplossing in Polen heeft gekozen terwijl de overige Lincoln-ondernemingen gebruik maken van één MFG/PRO-systeem, geïnstalleerd op een server in Nijmegen. ‘In Nijmegen was geen capaciteit meer beschikbaar. Dat was echter niet van doorslaggevend belang, want binnenkort gaan we daar upgraden. Wel belangrijk was, dat de Poolse overheid heeft bepaald dat we na de overname een bepaald minimumbedrag moeten investeren. Door een lokale server voor MFG/PRO in Bester te plaatsen, konden we de kosten daarvan laten meetellen.’

        

‘Optimaal is die oplossing niet. Bij de upgrade van MFG/PRO kunnen we de Poolse fabriek echter integreren met de basisoplossing. Daarna functioneert het totale systeem dan als betrof het één multi-plant systeem. Dat is helemaal niet zo moeilijk, want al onze ondernemingen gebruiken sowieso hun eigen database binnen MFG/PRO.’

         

‘De implementatie van MFG/PRO in Polen verloopt bijzonder vlot en verschilt maar heel weinig van soortgelijke implementaties in West-Europese landen. Al na drie maanden, in januari 2004, konden we live gaan met de modules financiën, inkoop, verkoop en voorraad. Een bijzonder onderdeel vormt een volledig Poolse module, die je nodig hebt om te kunnen voldoen aan de lokale financiële regels. Voor het einde van dit jaar zullen de logistieke modules in gebruik worden genomen’, besluit Hill.

             

Bumet houdt Hongaarse vestiging gescheiden

‘TWEE UITWERKINGEN VAN ÉÉN BLAUWDRUK’

Familiebedrijf Bumet beschouwde de aanschaf van een nieuw ERP-systeem, tezamen met de verplaatsing van een deel van de productie naar Hongarije, als één groot project. Een project dat eerst tot in de details werd voorbereid, en pas daarna stap voor stap werd uitgevoerd. ‘Qua producten waren we al niet voor één gat te vangen. Nu geldt dat ook voor de productielocatie’, grapt directeur Theo Kuppens. ‘Wij bewerken metaal, door dit machinaal te ponsen, te knippen en te vormen. Op die manier maken wij bijvoorbeeld autocarrosserieën. Onze afnemers zitten voornamelijk in Nederland, maar wij willen hen een Oost-Europese prijs kunnen bieden. Vandaar dat wij in 2002 een nieuwe productielocatie hebben geopend in Debrecen, in Oost-Hongarije.’

               

Talen switchen

Kort voor de opening van de Hongaarse vestiging werd het ERP-systeem, Include, vervangen door Vantage. Dat laatste is een Amerikaans softwarepakket van Epicor, dat in Nederland wordt vermarkt door Macroscoop. ‘Samen met IPL-TNO kwamen wij tijdens de pakketselectie uit op een shortlist met daarop Glovia, Aremis en Vantage. Het laatste pakket ondersteunt EDI. Dat is voor ons belangrijk, want onze afnemers geven op die manier hun vraagvoorspelling en hun orders aan ons door. Tot nu toe is de EDI-module echter tegengevallen; althans, die draait nog niet.’

             

‘Het goede aan Vantage is het gemak waarmee je – met één druk op de knop en online – tussen talen kunt switchen. In ons geval wordt daarbij geschakeld tussen Nederlands, Engels en het Magyar, het Hongaars dus. Onze medewerkers hebben een opleiding op MTS-niveau, en tot 1991 omvatte hun lespakket alleen het Russisch als vreemde taal. Daar komt bij dat Hongaren met de paplepel krijgen ingegoten dat ze hun baas niet mogen tegenspreken. Miscommunicaties bij gebruik van de Engelse taal komen daardoor misschien niet altijd aan het licht. Door voor het Hongaars te kiezen voorkom je dat.’

‘De Hongaarse vertalingen van de ERP-teksten hebben we zelf laten maken door een vertaler in Hongarije. Dat kostte niet zoveel, want de loonkosten zijn daar laag. Om de teksten in te voeren heb je de codeersleutel van het ERP-systeem nodig, maar we hadden in het contract laten zetten dat we die zouden krijgen.’

            

Scheiding

Vantage werd eerst in Heeze in Nederland geïmplementeerd, en ging daar live in mei 2002. In augustus van dat jaar ging ook Debrecen live. Vantage draait op servers in Nederland, waarbij er sprake is van twee verschillende applicaties. Eén voor Heeze en één voor Debrecen. De ERP-server voor Debrecen communiceert via het publieke internet met thin clients in Hongarije. Alle informatie wordt daarbij gecodeerd verzonden. ‘Gezien de sterk verschillende overheidsregels in Nederland en Hongarije is het voor ons handiger om de bedrijven gescheiden te houden, ook qua ERP. Wel gaat het om twee nagenoeg dezelfde ERP-oplossingen, twee uitwerkingen van één blauwdruk. Hierdoor kunnen we de onderhoudskosten binnen de perken houden.’

                

TIPS VOOR ERP-IMPLEMENTATIE IN DEN VREEMDE

• Bij overname van een bedrijf kan het beste eerst het management daarvan op orde worden gebracht, alvorens ERP uit te rollen.

• Bij een nieuwe vestiging is het slim om klein en zonder ERP te beginnen, maar mét logistiek-administratieve ondersteuning vanuit Nederland.

• Multi-plant ERP-oplossingen hebben alleen meerwaarde als er veel intercompany-transacties zijn, of als er grote behoefte staat aan centrale rapportage, bijvoorbeeld ten behoeve van benchmarking.

• Buitenlandse werknemers kunnen in Nederland vertrouwd worden gemaakt met een ERP-systeem.

• Sleutelgebruikers in Nederland kunnen ERP-implementaties elders begeleiden.

• Zorg voor ERP-consultants die de moedertaal van de werknemers spreken.

• Vorm een ERP-support-team, met daarin mensen uit álle betrokken landen.

• Eén bedrijfstaal vergemakkelijkt het onderhoud aan het ERP-systeem en stroomlijnt de communicatie tussen de bedrijfsvestigingen. Keerzijde is echter dat op de werkvloer lang niet iedereen overweg kan met het Engels.

• Financiële en boekhoudkundige regels verschillen sterk tussen landen, veel meer dan de logistiek. Voor de uitrol van financiële ERP-modules zijn daarom lokale consultants nodig.

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede, JVE Communicatie (www.jvec.nl)

 

Meer informatie vindt u ook op www.procesverbeteren.nl

 

Reageer op dit artikel