artikel

Produceren op projectbasis, wanneer schiet ERP tekort?

Supply chain

Massa-, serie-, stuks- en, als meest extreme vorm, projectmatige productie. Bedrijven organiseren hun primaire proces steeds vaker rondom een unieke klantorder. Kunnen ze hun ERP nog gebruiken, of is hier meer voor nodig?

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 mei 2001.

Klanten worden steeds veeleisender. Ze wil- len speciaal voor hen ontwikkelde producten, waarop ze niet zelden gedurende het productieproces nog allerlei wijzigingen hebben. Omdat ze bovendien zo slim zijn vooraf leverdatum en prijs vast te laten leggen, moet je als bedrijf maar hopen dat er aan het eind van de rit nog wat geld overblijft.

       

Willie Wortel

Industriële bedrijven zullen dan ook steeds vaker projectmatig gaan werken, denken ze bij bureau Bloem & Rosendaal. Dit als reactie op klanten die maatwerk eisen, maar ook om hun interne bedrijfsvoering beter in de hand te houden. ‘In een bedrijf lopen activiteiten voor verschillende klanten kriskras door elkaar. Je verliest hierdoor het zicht op het geld dat je op een individuele order verdient’, zegt adviseur Jan Bloem. Maar het is volgens hem niet alleen een kwestie van geld, ook tijd en kwaliteit spelen een rol: het is belangrijk om zogenaamde tussenproducten te beheersen. Hoe ga je om met meer- en minderwerk, en hoe beheers je het verwachtingspatroon van de klant gedurende dit traject? ‘Projectmatig werken betekent vooral afgebakend werken’, valt Robert Rosendaal zijn collega bij.

Naarmate de projectintensiteit in bedrijven toeneemt, ontstaat er geleidelijk meer behoefte aan specifieke software. In het begin kunnen ze het vaak nog wel af met een eenvoudig systeempje voor het vastleggen van projectkosten, maar gaandeweg hebben ze toch meer nodig. ‘Je ziet dan er in zo’n bedrijf allerlei losse planningspakketjes worden aangeschaft, maar op den duur schieten ook die tekort’, aldus de adviseurs.

     

De behoefte aan een echt projectbeheersingspakket komen volgens hen op het moment dat een bedrijf verschillende projecten tegelijk wil plannen. Multiprojectplanning heet dat dan. Projecten maken gebruik van dezelfde, beperkte bedrijfsmiddelen (mensen, machines en materialen) en kunnen dus moeilijk onafhankelijk van elkaar worden ingepland. Een bedrijf zal aan de ene kant deze middelen zo goed mogelijk over de projecten willen verdelen. Dus dat mensen met een bepaalde unieke expertise – de Willie Wortels – op dat project worden ingezet waar ze het hardste nodig zijn.

   

Aan de andere kant willen bedrijven ook inzicht in de relaties tussen de projecten in portefeuille, zodat ze de juiste prioriteit kunnen leggen. ‘Dit is bij veel bedrijven nog een groot probleem’, zegt Jan Bloem. Er is dan ook een breed spectrum aan functionaliteit nodig om deze problematiek goed af te dekken: multiprojectplanning, offerte- en contractregistratie, maar ook het beheren van onderhoud- en servicecontracten en zelfs Customer Relationship Management (CRM).

      

Hippe term

De adviseurs Bloem en Rosendaal hebben een onderzoeksrapport uitgebracht waarin zestig softwareleveranciers van uiteenlopende pluimage hebben deelgenomen. Het zijn niet alleen de traditionele leveranciers van projectsoftware zoals Artemis, Niku en Primavera, maar bijvoorbeeld ook softwareleveranciers uit de financiële hoek, zoals Accountview en Afas hebben meegedaan. Uiteraard lieten ook de breed georiënteerde leveranciers van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen zich niet onbetuigd. Of ze nu grootschalige (SAP, Peoplesoft, Baan) of kleinschalige (Exact, Improve, Unit 4) software leveren, allen doen ze wel iets aan projectmanagement, zo blijkt uit het onderzoek.

        

‘De leveranciers zijn allemaal vanuit één bepaald aandachtsgebied ontstaan en proberen van daaruit steeds meer naar een totaaloplossing te komen’, schetst Robert Rosendaal het softwarelandschap rondom projectmanagement. En om te laten zien welke aandachtsgebieden dat kunnen zijn, haalt hij er een schema bij met hierop de positionering van de termen projectmanagement, financieel management, resource management en portfoliomanagement.

      

De pakketten die echt vanuit de projectbeheersing zijn ontstaan bieden vaak de meest uitgebreide en meest projectspecifieke functionaliteit. Ze bevatten een netwerkscheduler voor individuele projecten (projectmanagement), houden rekening met eindigheid van capaciteiten bij multiprojectplanning (resourcemanagement), ondersteunen het beheer van de projectportefeuille (portfoliomanagement) en bevatten mogelijkheden voor de financiële projectadministratie (financieel management). Hoewel veel van deze pakketten breed toepasbaar zijn, zitten er ook branchespecialisten tussen zoals bijvoorbeeld Kraan en Van Meijel, die ieder een speciale oplossingen voor de bouw hebben.

      

Een groep leveranciers, vaak gespecialiseerd in resourcemanagement, richt zich tegenwoordig steeds nadrukkelijker op de zakelijke dienstverlening. Ze bedienen zich hierin van de hippe term Professional Services Automation (PSA) – twee jaar geleden geïntroduceerd door de Aberdeen Group – maar dat betekent niet dat de onderliggende technieken ook zo nieuw zijn. Sterker nog: het zijn soms leveranciers die uit ‘harde sector’ (installatie, bouw, industrie) komen, en de daar opgedane wijsheden nu vertalen richting de dienstensector.

      

Een vergaarbak

Ook ERP-leveranciers besteden steeds meer aandacht aan projectmanagement. Omdat ze vaak al een oplossing voor productiebeheersing hebben, is het interessant na te gaan waar voor hen de grens ligt tussen die twee. Projectmatige productie wordt immers vaak gezien als de overtreffende trap in het rijtje massaproductie, serieproductie en stuksproductie, maar het is maar de vraag of die begrippen in de praktijk ook altijd zo duidelijk zijn te scheiden. Niet dus, zo blijkt uit een rondje langs enkele ervaringsdeskundigen met ERP.

     

‘Het hangt er van af waarin je het meest flexibel bent, met mensen of met machines’, zegt Theo van de Velden van implementatiebedrijf Boaa 2000 over de keuze tussen al dan niet projectmatig werken. Zijn bedrijf richt zich met pakketten van Navisiondamgaard sinds jaar en dag op ordergestuurde productiebedrijven, en komt dus regelmatig voor deze vraag te staan. ‘Als in het primaire proces de mens de bottleneck vormt, zoals bijvoorbeeld op de R&D-afdeling van een bedrijf, moet je de projectmodule gebruiken. Je ziet dan ook wel eens dat er in de engineeringfase projectmatig wordt gewerkt, en er vervolgens in de productie weer gewoon met de productiemodule wordt gewerkt’, aldus Van de Velden.

         

Bedrijven kunnen in een ERP-pakket dus tegelijkertijd zowel met de productie- als met de projectmodule werken. Er blijken ook pakketten te zijn die naast een speciale module voor de pure projectorganisatie, zoals de bouw, ook binnen de productiemodule nog een mogelijkheid bieden om projectmatig te werken. Dit is het geval bij de software van Baan. ‘Deze is bedoeld voor bedrijven die klantspecifieke producten maken. Bijvoorbeeld omdat ze met de productconfigurator werken’, zegt Dick van Roosmalen, business consultant bij implementatiebedrijf 2b Interactive dat gespecialiseerd is in de software van Baan.

      

Kennelijk is er geen eenduidigheid binnen de ERP-wereld over wanneer een bedrijf een speciale projectmodule moet gebruiken. In het ene pakket speelt de rol van de mens als capaciteitsbron een rol, in het andere gaat het om de vraag of producten uniek zijn.

        

Balkjes schuiven

De meeste ERP-leveranciers, en vooral de grote, hebben met hun als maar uitdijende productaanbod inmiddels al een groot deel van de door Bloem & Rosendaal gedefinieerde softwarecomponenten voor projectmanagement afgedekt. Er is echter één onderdeel waar de meeste nog steeds met een grote boog omheen lopen: projectscheduling, oftewel het concrete planbord waarop in de tijd de projectactiviteiten staan uitgezet. Hier liggen overigens technieken aan ten grondslag die in de jaren vijftig al zijn ontwikkeld, vastgelegd in methoden als Pert (Project Evaluation and Review Technique) en CPM (Critical Path Method). Een voorbeeld van een pakket dat zich hier op richt is het eenvoudige – maar desalniettemin zeer populaire – MS Project van Microsoft, dat overigens niet is meegenomen in het onderzoek van Bloem & Rosendaal omdat het niet zozeer een integrale oplossing is.

       

‘Dat schuiven met balkjes, daar moeten ERP-leveranciers nog niet zoveel van hebben’, zegt Robert Rosendaal over wat hij ook wel de harde projectplanning noemt. In plaats daarvan maken ze liever een koppeling met een pakket van een ander. SAP doet dit bijvoorbeeld met Primavera, en ook Baan zoekt hiervoor zijn heil in een samenwerkingsverband. Opvallend genoeg vinden hij en z’n collega het niet eens zo bezwaarlijk dat de harde planning nog niet volledig is geïntegreerd. ‘Er moet ook een stukje ruis in je organisatie overblijven. Juist die expliciete beslismomenten die hierdoor ontstaan zijn heel belangrijk. De software moet wel ondersteunend blijven en niet voor jou beslissingen gaan nemen.’

        

Bedrijven die worden geconfronteerd met de harde eisen van een klant hebben behoefte aan goede projectsoftware. Voor de zachte planning kunnen ze veelal bij hun ERP-leverancier terecht, maar voor het harde deel moeten ze toch echt naar een specialist op zoek. Er kan dan gekoppeld worden, al moeten ze ervoor waken dat ze de boel ook weer niet te glad integreren. Een beetje ruis heeft ook z’n voordelen.

        

Kaders bij artikel:

VEERTIG PROJECTEN TEGELIJK MET EEN COMBINATIE VAN PROJECTPLANNER EN ERP

Rexroth Hydraudyne in Boxtel, ontwikkelaar en producent van hydraulische en elektrische aandrijfsystemen, gebruikt sinds anderhalf jaar een projectplanner van Primavera. ‘Als we een project te laat opleveren, kost ons dat geld. Met het pakket kunnen we op tijd zien welke projecten dreigen uit te lopen en waar we extra capaciteit moeten inzetten’, vertelt Jan Naber, hoofd projectmanagement. Rexroth Hydraudyne heeft continu dertig tot veertig projecten onderhanden.

   

Het bedrijf koos destijds voor het projectplanningspakket van Primavera, nadat er in het bedrijf jarenlang allerlei verschillende deeloplossingen waren gebruikt, zoals bijvoorbeeld MS Project en Lotus Notes. Het systeem kwam te draaien naast PS, een door Hydraudyne ooit aangeschaft maar inmiddels niet meer verkrijgbaar ERP-systeem. ‘Primavera bevat betere projectfunctionaliteit. Zoiets als een grafische S-curve waarmee je projectuitgaven bewaakt, dat zit nu eenmaal niet in een standaard ERP-pakket’, aldus Naber.

      

Belangrijk bij de keuze voor Primavera was dat er een koppeling met de administratie gelegd kan worden. De geboekte projecturen hoeven dan niet meer handmatig in het projectpakket te worden ingevoerd. Naber denkt bovendien over het gebruik van Webster, het internetproduct van Primavera voor communicatie met projectmedewerkers in het veld.

         

MAATWERKPLANNER BEHEERST ‘LASTIGE’ PRODUCTIEMIDDELEN

Op de Rijkswerf in Den Helder vindt grootschalig onderhoud van schepen plaats. Het plannen van al dit projectmatige werk bleek dusdanig complex dat geen enkel standaardpakket dit aankon. ‘De meeste pakketten gaan uit van de Kritieke Pad-methode en plannen tegen oneindige capaciteit. De moeilijkheid op de Rijkswerf is juist het omgaan met lastige productiemiddelen, zoals de droogdok. Daar kan maar één schip tegelijk in, en dus moet je goed bedenken welke onderhoudsprojecten er in welke volgorde gebruik van maken’, vertelt Ronald de Boer, die via de Universiteit Twente is gepromoveerd op het ontwerp van een maatwerkpakket dat hiermee wel kon omgaan.

         

‘Als je de eindigheid van bedrijfsmiddelen betrekt bij het inplannen van projecttaken, krijg je vaak een heel ander kritiek pad’, doceert promovendus de Boer. ‘Twee schilderstaken die in principe gelijktijdig gedaan kunnen worden, blijk je dan ineens achter elkaar te moeten plannen omdat er maar één schilder beschikbaar is. Hierdoor kan een taak die in eerste instantie niet kritiek lijkt, in werkelijkheid wel degelijk bepalend zijn voor de opleverdatum van je project.’

         

De oplossing die voor de Rijkswerf is gebouwd, wordt tegenwoordig onder de naam Prompt als standaardpakket aangeboden door Ortec, het consultancybureau waar ook De Boer voor werkt. Hij omschrijft Prompt als een planningstool, vergelijkbaar met een pakket voor Advanced Planning & Scheduling (APS), maar dan voor projectmatig werkende bedrijven.

     

PROJECTFUNCTIONALITEIT BINNEN ERP : BEPERKT MAAR WERKBAAR

Lichtreclameproducent Armada Janse in Eindhoven werkt projectmatig maar ook wel eens op voorraad. Armada Janse heeft kortom een softwarepakket nodig dat zowel project- als productiefunctionaliteit bevat. ‘We hadden hiervoor twee gescheiden systemen kunnen kiezen met hiertussen een interface, maar die lijdensweg laten we graag aan een ander over’, vertelt Jan Voets, hoofd techniek & organisatie bij Armada Janse.

          

In plaats hiervan heeft zijn bedrijf gekozen voor een ERP-pakket (Syteline van leverancier Frontstep, voorheen Symix) dat de productie kan aansturen, maar dat tegelijkertijd de flexibiliteit bevat om gedurende het ordertraject nog allerlei projectachtige aanpassingen te maken. Het kan bijvoorbeeld overweg met zoiets als meer- en minderwerk, en ook is het mogelijk om in het systeem mijlpalen te definiëren.

      

De echte geavanceerde projectfunctionaliteit bevat het ERP-pakket natuurlijk niet, weet ook Jan Voets. Zoiets als netwerkplanning of het berekenen van een kritiek pad zit er bijvoorbeeld niet in. ‘Het is een keuze die je maakt, waarbij je ook naar de prijs moet kijken. Natuurlijk kent het systeem zijn beperkingen, maar het is wel werkbaar en daar gaat het om.’

Reageer op dit artikel