artikel

Interveiling bevalt BAM goed

Supply chain Premium

Bouwbedrijf BAM koopt jaarlijks voor miljarden euro’s in. Dat gaat van pennen en gummetjes tot mobiele kranen en werk van onderaannemers. Voor veel inkoopsegmenten kunnen geautomatiseerde hulpmiddelen worden ingezet. Hiermee zijn jaarlijks miljoenen euro’s te besparen.

Bouwbedrijf BAM koopt jaarlijks voor miljarden euro’s in. Dat gaat van pennen en gummetjes tot mobiele kranen en werk van onderaannemers. Voor veel inkoopsegmenten kunnen geautomatiseerde hulpmiddelen worden ingezet. Hiermee zijn jaarlijks miljoenen euro’s te besparen.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: BAM   Leverancier/dienstverlener: Commerce-hub
Plaats:  
Branche: bouw & installatie   Bedrijfsgrootte: groot: 400 of meer werknemers
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname: 01-05-2004
Productnaam:  

Bouwbedrijf BAM koopt jaarlijks voor miljarden euro’s in. Dat gaat van pennen en gummetjes tot mobiele kranen en werk van onderaannemers. Voor veel inkoopsegmenten kunnen geautomatiseerde hulpmiddelen worden ingezet. Hiermee zijn jaarlijks miljoenen euro’s te besparen.

Bouwbedrijf BAM koopt jaarlijks voor miljarden euro’s in. Dat gaat van pennen en gummetjes tot mobiele kranen en werk van onderaannemers. Voor veel inkoopsegmenten kunnen geautomatiseerde hulpmiddelen worden ingezet. Hiermee zijn jaarlijks miljoenen euro’s te besparen.

         

Door de overname van HBG door BAM NBM, die eind 2002 definitief werd, ontstond de bouwgigant Koninklijke BAM Groep nv. Met een omzet van e 3,6 miljard en zo’n 17.000 medewerkers is BAM in Nederland verreweg de grootste aannemer in de woning- en utiliteitsbouw en infrastructurele werken. Een goed inkoopbeleid kan voor zo’n groot bedrijf veel voordeel opleveren. Er is becijferd dat het samengaan van de twee ondernemingen een besparing van e 25 miljoen oplevert. Een groot deel daarvan wordt gerealiseerd door de inkoopkracht van de werkmaatschappijen te bundelen.

      

Inkoopsynergie

Het inkoopbeleid is in de bedrijfsstrategie een belangrijk element. Bij de groep is het de taak van de afdeling Strategic Sourcing om de inkoopsynergie tussen de bedrijfsonderdelen, door interne coördinatie, om te zetten in besparingen. In Nederland zijn tien werkmaatschappijen actief met regionale vestigingen van waaruit projecten worden uitgevoerd. Elke werkmaatschappij heeft een eigen inkooporganisatie. In totaal zijn er volgens Stijn Daniëls, hoofd strategic sourcing, zo’n 150 inkopers werkzaam bij BAM in Nederland. Daarnaast zijn er nog talloze mensen, zoals projectleiders, uitvoerders en secretaresses, die inkopen en bestellen.

    

Het waar mogelijk bundelen van de inkoopkracht van de werkmaatschappijen in de richting van toeleveranciers van facilitaire producten – zoals kantoorartikelen, drukwerk en leasewagens en van bouwmaterialen – kan heel wat kostenvoordelen opleveren. Vanwege het grote inkoopvolume is het bij een korting van enkele procenten al snel ‘kassa’. Overigens wordt een groot deel van de besparingen volgens Daniëls doorgegeven aan de opdrachtgevers, en komen ze niet ten goede aan de winst.

          

‘Toch’, zo benadrukt Wim de Kruijf, projectleider bij Strategic Sourcing, ‘is het beleid er niet op gericht om materiaal tegen een zo laag mogelijk bedrag in te kopen. Het gaat ons er om dat het totale proces wordt geoptimaliseerd, van calculatie tot facturatie. En inkoop is daarvan maar een klein deel. Je kunt natuurlijk wel voor de laagste prijs gaan, maar dan knijp je je toeleverancier af en kun je fluiten naar enige vorm van service. We zoeken het dan ook vooral in samenwerking met leveranciers en onderaannemers.’ Een vermindering van het aantal toeleveranciers is daarbij een van de doelstellingen.

     

Koninklijke BAM Groep heeft in Nederland nu zo’n 40.000 toeleveranciers. En daarin kan zeker worden gesneden. Vooral als het gaat om projectoverschrijdende contracten is het gewenst om maar met een beperkt aantal voorkeursleveranciers te werken. Kortom, het gaat om meer samenwerken met minder leveranciers.

          

Raamcontracten

Omdat leveranciers en onderaannemers een essentiële rol vervullen in het primaire bouwproces en beschikken over specifieke kennis en ervaring is het van groot belang geselecteerde partijen te beschouwen als partners. In het kader van het inkoopprogramma BAM Inkoop Synergie zijn inmiddels 35 inkoopsegmenten onder de loep genomen. Het gaat dan om facilitaire en bouwgerelateerde producten en diensten. Dat is zo’n beetje de helft van alle segmenten die zijn gedefinieerd. Over 25 segmenten zijn interne adviezen uitgebracht, die nu worden opgevolgd. Daniëls: ‘Dat betekent dat we inkoopactiviteiten gaan bundelen en met een beperkt aantal leveranciers (raam)contracten afsluiten.’

       

ICT-ondersteuning

In veel gevallen wordt een tender uitgeschreven om een nieuwe leverancier te selecteren. Als ondersteuning van dit inkoopproces werkt BAM met e-sourcing-software van Commerce-hub. Daarmee kunnen digitaal offertes worden aangevraagd. Er kunnen formats worden aangebracht zodat alle leveranciers dezelfde vragenlijst kunnen invullen. Er is de nadrukkelijke voorwaarde gesteld dat leveranciers alleen een offerte op basis van deze digitale formulieren mogen inleveren. ‘De voordelen zijn evident’, meent Daniëls. ‘De digitale formulieren zijn uniform en dus gemakkelijk te vergelijken. Bovendien komen ze allemaal in een database terecht, zodat we een historie van de offertetrajecten opbouwen.

            

En, ook niet onbelangrijk, het dwingt onszelf heel goed na te denken over de vragen die we in het offertetraject moeten stellen. Dat maakt het hele proces ook voor ons een stuk helderder.’

        

Voor de overname werd ook al met dit instrument gewerkt. Toen zijn nieuwe contracten afgesloten voor onder meer laptops, kantoorartikelen, persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkleding. Voor deze segmenten zijn de digitale offertetrajecten afgesloten met een zogeheten e-auction. Een aantal leveranciers dat als beste uit de tender tevoorschijn kwam, kon via internet tegen elkaar opbieden om de opdracht binnen te halen. ‘We hebben toen inkoopcontracten in één keer geveild. Zo’n internetveiling bevalt ons goed en we zullen het dan ook zeker herhalen voor specifieke inkoopsegmenten. Het aardige is dat de partij met de beste kaarten niet persé de laagste prijs biedt. Wij kunnen als veilingmeester immers bepaalde weegfactoren inbouwen, waardoor de ene bieder met een hogere prijs toch betere papieren heeft dan een partij die louter op prijs de order probeert binnen te halen’, aldus Daniëls.

        

Snel terugverdiend

Een veiling kan bij goed gebruik veel voordelen opleveren. ‘Reken maar uit’, aldus Daniëls, ‘Het hele proces van het uitschrijven van een tender verloopt sneller. Dat bespaart personeelskosten en verder kan een e-auction een directe besparing opleveren van zo’n tien tot vijftien procent. Dat is een hogere besparing dan we zouden kunnen realiseren wanneer een schriftelijke tender uitgeschreven zou worden. Zo’n veiling is natuurlijk niet voor alle inkoopsegmenten geschikt. Er zijn nu eenmaal segmenten waar maar enkele aanbieders zijn. Maar bij veel bouwgerelateerde producten of facilitaire zaken die tot commodities gerekend kunnen worden, is veel winst te behalen. Daarbij is het licentiebedrag dat we aan Commerce-hub betalen snel terugverdiend.’

           

Noten:

e-sourcing = selectie van toeleveranciers via internetapplicatie

e-aution = internetveiling, in dit geval in omgekeerde richting: een product wordt niet te koop aangeboden, maar inkoper vraagt toeleveranciers een offerte uit te brengen

commodities = standaardproducten waarvan de kwaliteit geen onderscheidende factor tussen leveranciers meer is

          

kader bij artikel:

INKOOPFUNCTIES BIJ BAM

BAM onderscheidt het inkoopproces in drie deelprocessen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Het strategisch proces wordt ondersteund door analyse van de externe uitgaven in een managementinformatiesysteem, waarin alle factuurregels van de afgelopen jaren bijeen zijn gebracht. Daarmee is informatie te genereren over alle contracten die in de verschillende inkoopsegmenten zijn afgesloten. Daarvoor gebruikt BAM de webgebaseerde Business Information Warehouse van SAP.

Op tactisch niveau bevinden zich de contracten ten behoeve van de projectoverstijgende inkoopactiviteiten. Dikwijls gaat het hier om raamcontracten die worden afgesloten met een beperkt aantal leveranciers. De inkoopinspanningen worden hier ondersteund door de instrumenten van Commerce-hub om contracten af te sluiten. Verder staan de inkoop-intranetsite (BAM Plaza) met een contracten-database ter beschikking en de inkoopmodule van het systeem dat de desbetreffende werkmaatschappij gebruikt.

         

PRIJSSTELLING COMMERCE-HUB

Voor het gebruik van het softwarepakket Csource van Commerce-hub geldt geen licentieprijs meer. ‘Dit heeft de markt nooit aantrekkelijk gevonden’, laat directeur Arnaud Honée weten. ‘De huidige prijsstelling is gebaseerd op de ‘wensen’ van de klant.’

Een project begint vaak met een ervaringsproject. Gebruik van de software en projectondersteuning gedurende drie tot vijf dagen kost ongeveer 10.000 euro, maar er kunnen ook prijsafspraken worden gemaakt op basis van resultaatverplichting. Als het project goed bevalt kan een bedrijf een abonnement op de inkoopsoftware nemen waarbij de tools voor alle inkopers beschikbaar zijn. Hierbij gelden dus geen licentiekosten per gebruiker meer, maar het daadwerkelijke gebruik van de software bepaalt de prijs. Deze prijs start vanaf 35.000 euro.

          

Commerce-hub is gevestigd in Amsterdam, tel.: (020) 888 49 55, www.commerce-hub.com

 

 BAM verdient geld met e-sourcing.pdf

Reageer op dit artikel