artikel

Het opstellen van een scenario of bedrijfscase

Supply chain Premium

Bij het selecteren van een ERP-pakket is het schrijven van een scenario, ook wel bedrijfscase genoemd, een goed hulp­middel. Het biedt geen kant-en-klare oplossing voor de keuze van een ERP-pakket maar het is wel een nuttig hulpmiddel om tot gestructureerde en onderbouwde oplossingen te nemen.

Wat is een scenario?

Bij de keuze voor een ERP-systeem is het van belang dat dit pakket aansluit bij de gang van zaken binnen het bedrijf. In een scenario wordt een order door de onder­neming gevolgd en onderzocht wat de systeemondersteuning is in de verschillende orderstatussen. Ter voorbereiding worden alle documenten die bij een order horen verzameld, zoals orderbonnen en facturen. Er kunnen ook meerdere scenario’s worden opgesteld. Of hier behoefte toe is, is per bedrijf verschillend.

 

Stappenplan voor het gebruiken van een scenario

 

1. Shortlist opstellen

Allereerst moet er een shortlist worden gemaakt van potentiële softwareleveranciers. Aan de hand van deze lijst kan een scenario uitkomst bieden om de beste keuze te maken.

 

2. Scenario ontwikkelen

Het scenario dat wordt gebruikt om de ERP-systemen te toetsen moet worden ontwikkeld.

 

3. Software toetsen

De verschillende softwareleveranciers laten in een presentatie zien hoe de betreffende software omgaat met het scenario. Dit geeft een beeld van hoe de software omgaat met bedrijfsspecifieke afhandeling van orders.

 

4. Duidelijkheid over maatwerk

Aan de hand van de presentatie zal een duidelijk beeld ontstaan van eventueel benodigde modules of het maatwerk dat gebouwd moet worden. De softwareleverancier krijgt op dit moment een beter inzicht in het bedrijf.

 

5. Afwegingen maken

Bij de laatste stap voordat een keuze wordt gemaakt, moeten belangrijke afwegingen worden gemaakt. Er moet worden bepaald hoe erg het is wanneer iets niet kan in een bepaald softwarepakket en wat er gewonnen wordt als het wel kan. Andere factoren zoals het kostenaspect spelen ook een belangrijke rol.

 

 

Ontwijken van valkuilen

 

Er zijn drie belangrijke aandachtspunten bij het opstellen van een bedrijfscase:

 

1. Beperk u tot de hoofdlijnen

Bij het opstellen van een scenario is het belangrijk dat wordt beschreven wat gangbaar is en niet iets dat één keer per jaar voorkomt. Op basis van het scenario wordt een pakket gese­lecteerd, dus dit pakket moet afgestemd zijn op de meest voorkomende bedrijfspro­cessen. Om duidelijkheid te bewaren, moet er niet teveel in detail worden getreden. De kunst is om de kern eruit te halen, zodat de softwareleverancier zich hierop kan richten. Het kost anders teveel tijd, zonder dat het relevante informatie oplevert.

 

2. Verwacht geen volledig geïmplementeerd pakket

Bij de presentatie van de ERP-pakketten kan nog geen volledig geïmplementeerd pakket worden verwacht. Pakketten kunnen in een later stadium worden aangepast aan de wensen van het bedrijf. Bijvoorbeeld de vorm van bepaalde bonnen of facturen. Het is belangrijk dat de software wordt beoordeeld op de functies die het biedt en of die aansluiten bij het bedrijf.

 

3. Schrijf het scenario zelf

Ondanks het feit dat er de nodige tijd en moeite in gaat zitten, zult u als bedrijf altijd zelf een scenario moeten schrijven. Laat dit niet door een consultant doen. Op die manier komen namelijk jouw zaken aan de orde. Een consultant kan wel hulp bieden om veelgemaakte fouten te vermijden.

 

 

Reageer op dit artikel