artikel

ERP op de bouwplaats

Supply chain Premium

Hoe maak je een ERP-systeem toegankelijk voor bouwvakkers met dikke vingers? Met taakspecifieke interfaces die ERP gebruiksvriendelijk maken voor mensen die liever bouwen dan computeren. Dat werkt, maar bij kleine en weinig complexe ERP-systemen is het niet altijd nodig.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 december 2004.

De bouw en ERP, écht boteren doet het niet tussen die twee. Het verloop van een bouwproject is onvoorspelbaar, en soms moet er wel eens buiten het boekje om worden gewerkt. Een ERP-pakket houdt daar niet van. Soms lijkt zo’n systeem haast menselijke trekjes te bezitten. Het stribbelt tegen bij onzekerheid, en gaat in staking als het wordt gepasseerd.

        

Bouwondernemingen gebruiken daarom hun ERP-pakket alleen als centraal archief. Voor de projectplanning worden aparte oplossingen gebruikt. Maar zelfs dan blijkt het lang niet eenvoudig om met het ERP-systeem om te gaan.

        

‘ERP-software is ontworpen voor administrateurs en financials, die kunnen goed overweg met al die ingewikkelde schermen’, vertelt Jan van der Meij, hoofd automatisering bij Boele & Van Eesteren. ‘Onze core-business bedrijven wij echter niet in het kantoor, maar op de bouwplaats. Daar ontstaat de informatie die in het ERP-systeem moet worden opgeslagen.’

        

Boele & Van Eesteren gebruikt al acht jaar het branchespecifieke ERP-systeem van Profuse. De huidige pakketversie is Baan IV. ‘Opwaarderen naar SSA ERP LN? Ik zie daar niet zo veel in. Natuurlijk, zo’n modern systeem is volledig web enabled. Maar dat is het probleem niet. ERP is gewoon te ingewikkeld voor in de bouwkeet.’

      

‘Mensen op een bouwplaats hebben behoefte aan een gebruiksvriendelijke oplossing, waarmee zij snel informatie kunnen doorspelen naar het ERP-systeem. Daarom breiden wij ons bestaande Baan-systeem nu uit met webapplicaties. Elk van die applicaties fungeert als een toegangspoort tot ERP, die is toegesneden op de behoefte van een bepaalde gebruiker.’

          

Dikke vingers

Eén van de webapplicaties is de module Profuse bouwplaats. ‘Wij zijn één van de eersten die deze module inzetten. We gebruiken hem onder meer op de Paasheuvelweg in Amsterdam. Daar bouwen we een nieuw kantoor voor ABN-Amro.’

     

In een bouwkeet vind je mensen met dikke vingers. Die willen vooral bouwen, en zo weinig mogelijk met computers werken. De uitvoerder op de Paasheuvelweg had tot nu toe alleen nog maar met pen en papier gewerkt. Hij gebruikt de bouwplaatsmodule nu om de urenadministratie door te geven richting ERP. Dat moet elke week gebeuren, en nu hoeven die gegevens niet meer per post te worden verzonden. ‘In de bouw krijgt een groot deel van de werknemers, wij noemen dat onze CAO’ers, hun salaris per week uitbetaald. Dat is nog een erfenis uit het verleden, toen er met loonzakjes werd gewerkt. Je kunt je voorstellen dat als er achterstanden ontstaan in de betaling, dat er dan meteen trammelant ontstaat!’, aldus Van der Meij.

         

De uitvoerder gebruikt de bouwplaatsmodule ook als een notitieboek, waarin hij vastlegt wat er precies wordt gedaan en door wie. ‘Het bestellen van de bouwmaterialen gebeurt echter nog per telefoon of fax. Na het arriveren van de materialen gaat de pakbon dan richting ons kantoor, en die wordt dan ingevoerd in Baan IV. Het zou natuurlijk veel efficiënter zijn als ook het inkoopproces digitaal zou verlopen, dus vanaf de bouwplaats. Profuse heeft daar nu een andere webapplicatie voor gemaakt, zij noemen dat een inkoopmodule. Gisteren heb ik daar een demo van gezien, maar ik wacht nog even tot deze volledig is uitontwikkeld.’

        

Dynamische omgeving

Voor de uitvoerders bij Boele & Van Eesteren is ICT-ondersteuning bij hun werk nieuw. De werkvoorbereiders daarentegen gebruiken al veel langer software. Ook die applicaties zijn beschikbaar in de bouwkeet. Het gaat daarbij om twee systemen, namelijk het projectplanningspakket Powerproject van CTB, en een document-registratiesysteem. Dit laatste systeem is een maatwerk databaseoplossing, die in 2002 werd gebouwd door Infocus.

     

Beide systemen zijn momenteel niet gekoppeld aan het ERP-systeem. Bij de projectplanning zou dat ook weinig zin hebben, denkt Van der Meij. ‘Wij sturen namelijk niet op de materiaalbehoefte, maar registreren slechts het materiaalverbruik. Het klinkt misschien vreemd, maar bij ons is de projectplanning volgend, niet leidend. De opdrachtgever heeft immers het laatste woord.’

            

Het ERP-pakket zelf is ongeschikt om de planning in bij te houden. ‘Zo’n systeem kan namelijk slecht overweg met een dynamische omgeving als de onze. Dat soort software verplicht je bijvoorbeeld om bepaalde handelingen uit te voeren, anders word je transactie geblokkeerd. En dat willen we niet, want een bouwproject mag in geen geval stil komen te liggen! Als het nodig is wil je bijvoorbeeld materialen kunnen bestellen, zonder dat daarvoor een raamcontract bestaat’, aldus Van der Meij.

     

Documentenstroom

Om de stroom van alle documenten rondom de projecten in goede banen te leiden, wordt bij Boele & van Eesteren een document-registratiesysteem (DRS) gebruikt. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om tekeningen en om verslagen van vergaderingen. Vastgelegd wordt wie welk document gaat maken en wanneer, en naar welke partijen die documenten moeten worden verzonden.

           

Bij het DRS zou het zinvol zijn als dit systeem werd gekoppeld met het ERP-systeem. Van der Meij: ‘Laat ik een voorbeeld geven. De tekening die de constructeur maakt moet zowel naar de architect als naar ons worden gestuurd. Voor het ERP-systeem is het belangrijk om te weten wanneer zo’n tekening gereed is. De constructeur kan dan worden betaald, en de onderhandelingen met de materiaalleveranciers kunnen worden gestart.’

Het DRS registreert wel wanneer iets wordt verzonden, maar de verzending zelf gaat verbazingwekkend genoeg nog steeds per post. ‘Wij zouden dat graag anders zien, want als aannemer hebben wij een coördinatiefunctie. Het is bijvoorbeeld heel goed mogelijk om projectinformatie met elkaar te gaan delen via een webportaal.’

Twee jaar geleden was er een campagne van de gezamenlijke brancheorganisaties, de bouw gaat digitaal. Die campagne had tot doel om iets te doen aan de achterblijvende toepassing van ICT in de bouw. Van der Meij vreest echter dat er voorlopig geen inhaalslag komt. ‘De bouwsector is conservatief en er zijn veel tegenstrijdige belangen. Als je bijvoorbeeld een document per e-mail naar een klein bedrijf stuurt, dan opent een secretaresse die mail en dan zegt haar baas later dat hij de mail niet heeft gezien. Nog een ander voorbeeld: Architecten verstrekken gewoonlijk twee kopieën van hun tekeningen gratis, daarna kost het 35 euro per tekening. Zo’n architect zal niet graag zijn ontwerpen digitaal gaan versturen, want dan valt er een inkomstenbron weg.’

       

Toch ERP in de bouwkeet?

Niet alle bouwbedrijven vinden dat ERP alleen maar in de bouwkeet beschikbaar kan worden gemaakt via webapplicaties. Jos Versluis is groepshoofd projectadministratie bij Van Straten. ‘Op dit moment gebruiken we op de bouwplaats nog een stand alone-pakket, waarmee gegevens kunnen geëxporteerd van en naar het ERP-systeem. Ons ERP-systeem, 4PS Construct, is echter relatief eenvoudig en gebruiksvriendelijk. We experimenteren daarom nu met een online verbinding.’

           

De Van Straten Groep is een ex-Baan klant. ‘Als implementatiepartner trad Baan zelf op. Wij merkten echter dat ze door alle overnameperikelen minder aandacht kregen voor het ontwikkelen van specifieke modules voor de bouw, tenminste op dat moment. Ja, maatwerk, dat ging wel. Wij wilden echter standaardoplossingen.’

         

In 2000 raakte Versluis op een bouwbeurs in gesprek met André Overeem. ‘Ik kende hem nog uit zijn Baan-tijd. Op dat moment was hij, samen met anderen, bezig 4PS op te richten. Ze hadden ook al een product, namelijk software waarmee je informatie vanaf de bouwplaats kon exporteren van en naar ERP-systemen. Wij kwamen toen overeen dat 4PS een branche-specifieke Navision-variant zou gaan ontwikkelen voor de bouw. Wij fungeerden daarbij als pilot, en werden dus de eerste gebruiker van dat ERP- systeem, dat 4PS Construct ging heten.’

             

Met betrekking tot de ICT-vaardigheden van uitvoerders ziet Versluis een groot verschil tussen de 45-minners en de 45-plussers. Die laatste groep gaat nu geleidelijk met pensioen, dus binnenkort is er geen enkele belemmering meer om ook vanuit de bouwkeet rechtstreeks met het ERP-systeem te gaan werken. ‘We experimenteren daar al mee op één locatie. Namelijk aan de Vestdijk in Eindhoven, waar we een woontoren van 28 verdiepingen bouwen.’

              

4PS Construct is niet te complex voor mensen met dikke vingers, vindt hij. ‘Het lijkt me dus weinig zinvol om web-extensies toe te voegen om het systeem toegankelijker te maken. 4PS Contruct is een systeem voor kleine tot middelgrote bedrijven. Daardoor is het systeem eenvoudiger van opzet dan de grote ERP-systemen. Als je met Excel overweg kunt, dan kun je ook uit de voeten met ons ERP-pakket. Dat accepteert bijvoorbeeld ook als je niet alle velden invult, omdat sommige zaken nog niet bekend zijn. Als je geen opdrachtgever hebt ingevuld, dan krijg je pas bij het factureren een foutmelding. Natuurlijk, die flexibiliteit heeft ook zijn keerzijde. Je ziet dan pas heel laat als je iets doet, dat eigenlijk niet kan.’

       

Kaders bij artikel:

SAP-EXTENSIES VOOR OP DE BOUWPLAATS

Breedband en Netweaver versnelde proces

Constructive Dimensions ontwikkelt gebruiksvriendelijke web-extensies voor SAP. Die extensies zullen qua functionaliteit sterk gaan lijken op de bouwplaatsmodules die Profuse heeft ontwikkeld voor Baan.

Kennelijk is het een trend in de markt om ERP-pakketten toegankelijker te maken

via webapplicaties. Maar waarom gebeurt dat nu pas? ‘Daarvoor zijn in ons geval drie redenen’, reageert Bob van der Linden van Constructive Dimensions. ‘Ten eerste zijn breedbandverbindingen nu overal beschikbaar, bijvoorbeeld via Adsl. Ten tweede is het nog maar driekwart jaar geleden dat SAP met nieuwe software kwam, Netweaver. Daarmee kun je ERP-functionaliteit op maat via het internet beschikbaar maken. En derde punt is, dat er steeds minder vaak administrateurs op een bouwplaats aanwezig zijn. Vroeger hielden die de gegevens bij in SAP.’

             

LAPTOPS LANGS DE WEGEN

BAM gebruikt uitvoerdersmodule Van Meijel

Wegenbouwprojecten zijn relatief klein van omvang. Daarom doet de uitvoerder meestal zelf de administratie. Van harte gaat dat echter niet. Roelant Nijdeken is applicatiebeheerder van het ERP-systeem Metacom bij BAM Wegen. ‘Van Meijel, onze softwareleverancier, heeft het ICT-probleem in de bouwkeet proberen op te lossen door een vereenvoudigde versie van Metacom te ontwikkelen. Dat werkte echter niet meteen. Daarom hebben ze als tussenoplossing een apart softwarepakketje ontwikkeld. Werab heet dat pakket, we hebben er al acht jaar ervaring mee. Je kunt het stand-alone gebruiken en zodra je dat wilt pas inbellen met het kantoor, om de kosten- en personeelsadministratie te synchroniseren.’

         

Helemaal ideaal is die oplossing echter niet. ‘Werab is een zware applicatie voor een laptop. Bovendien worden er soms onbedoeld instellingen veranderd. Het zou daarom handiger zijn als onze uitvoerders meteen Metacom zélf zouden gebruiken. En sinds begin 2004 kan dat, want toen ontwikkelde Van Meijel alsnog een uitvoerdersmodule.’

‘Die uitvoerdersmodule kun je gemakkelijk benaderen via internet, bijvoorbeeld met een laptop waarop Citrix is geïnstalleerd. Dat is software waarmee je op afstand toetsenaanslagen kunt doorgeven van de ene naar de andere computer, terwijl die computers hetzelfde scherm delen.’

         

‘Het liefst zou ik zien dat we overal hetzelfde systeem zouden gaan gebruiken, waarbij iedereen de gebruikersinterface krijgt voorgeschoteld die past bij zijn of haar behoefte. Je zou dan zelfs PDA’tjes kunnen gaan gebruiken langs de weg. Wel moeten de autorisatieprocedures dan worden aangescherpt.’

        

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede, JVE Communicatie (www.jvec.nl)

 

Meer informatie vindt u ook op www.procesverbeteren.nl

Reageer op dit artikel