artikel

ERP kán het overzicht op productievloer vergroten

Supply chain

Hoeveel managementinformatie heeft een bedrijf eigenlijk nodig? Hoe bepaal je bijvoorbeeld welke Key Performance Indicatoren (KPI’s) je gaat monitoren? En is naast het ERP-systeem een aparte business intelligence oplossing nodig, zodat je niet alleen ziet dát een bepaalde KPI in het rood staat, maar ook waarom? De meningen blijken verdeeld.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 6 april 2007.

“Wij implementeren niet alleen onze ERP-systeem, maar geven ook advies over bedrijfsprocesverbetering”, vertelt Hans de Soete, principal consultant bij Lawson. “De kans op een succesvolle implementatie is namelijk veel groter, als het doel helder is geformuleerd. Wij vinden dat dit doel pas is behaald als de bijbehorende KPI’s effectief worden gemeten, én als de voorgenomen verbetering daarvan is bereikt.” Indien gewenst biedt Lawson daarom Value Based Selling aan. “Een deel van de kosten van onze ERP-software, tenminste tien tot twintig procent, hoeft dan pas te worden betaald als bepaalde KPI’s een streefwaarde halen. De Gap groep, gespecialiseerd in de verhuur van gereedschappen en machines, heeft daarvoor gekozen. Onderling vertrouwen vormt daarbij het uitgangspunt. Toch is wel een redelijk dik contract nodig. Mochten we het onverhoopt niet eens worden, dan zal in dit geval de ARC-groep optreden als arbiter.”

           

Een goed ERP-project begint volgens De Soete met een opportunity analysis. Via workshops wordt dan vastgesteld voor welke KPI’s verbetering haalbaar én zinvol is. Op grond daarvan worden dan verbeterprojecten gedefinieerd, waarop het ERP-systeem wordt voorbereid. Bij Toyota Material Handling Europe werd onlangs zo’n opportunity analysis uitgevoerd (zie de case-studie daarover).

           

De Soete hamert op het belang van het kwantitatieve aspect van de analyse: “Een logistiek manager zal wellicht opperen dat de lead-time met twintig procent naar beneden kan, terwijl een procesoperator de voorkeur geeft aan het realiseren van kortere omsteltijden. De ceo heeft dan de moeilijke taak om te beslissen welk project de prioriteit heeft. Daartoe moet hij of zij weten welke invloed de bijbehorende KPI’s hebben op de winstgevendheid. De opportunity analysis brengt dat in kaart.”

           

Overdreven fixatie

De redenatie van De Soete lijkt zo klaar als een klontje. Zo eenvoudig is het echter niet, want René Barendrecht, consultant bij Berenschot, komt met een min of meer omgekeerd verhaal. Hij vindt namelijk dat je de KPI’s beter pas ná een ERP-implementatie kunt vaststellen. “Met een overdreven fixatie op managementinformatie los je geen problemen op”, vindt Barendrecht. “Je kunt beter eerst de bedrijfsprocessen optimaliseren, zodat je zo min mogelijk KPI’s nodig hebt. Vaak neemt de behoefte aan informatie namelijk vanzelf af, naarmate je meer grip krijgt op je activiteiten.”

           

Daardoor hoeft volgens Barendrecht het ERP-systeem zelden te worden aangevuld met een Business Intelligence systeem (zie het kader). “Tenzij het gaat om een heel groot bedrijf. In de meeste gevallen blijkt dat na het logischer maken van de werkprocessen de standaardrapportages uit het ERP-systeem volstaan.”

           

Barendrecht noemt als voorbeeld een middelgrote producent van metaalproducten. In dat bedrijf is hij momenteel bezig met het doorvoeren van een organisatieverandering, ondersteund met een ERP-implementatie. “Om vast te stellen wat de grootste problemen zijn hoef je echt niet direct van alles te gaan meten. Met gezond verstand kom je ook een heel eind. In een groepsdiscussie kwam in dit geval onder meer doorlooptijdverkorting naar voren als wens. Daarom veranderen we de werkvloer nu van een job-shop in een flow-shop omgeving. Denk daarbij aan het opzetten van productiestraten volgens de Lean Manufacturing filosofie. De behoefte aan managementinformatie neemt daardoor sterk af. Bij job-shop moet je immers per bewerking plannen, terwijl een Lean-productielijn min of meer vanzelf draait. Het bijhouden van het aantal stuks gereed product volstaat dan.”

           

Het pleidooi van Barendracht komt erop neer, dat je de werkprocessen eerst zo eenvoudig mogelijk moet inrichten. De behoefte aan managementinformatie wordt dan zo klein mogelijk. “Klopt, maar ik wil dat niet tot een dogma verheffen. Soms volstaat gezond verstand, maar in andere gevallen kun je niet om data mining heen. In elk geval moet je uiteindelijk alleen datgene gaan monitoren wat strikt noodzakelijk is.”

           

Voorspellend model

Siep Windhorst vindt monitoring alleen echter onvoldoende. Hij is consultant performance management bij SAS, een topdrie speler op de business intelligence (BI) markt. “Standaardrapportages uit ERP geven je hoofdzakelijk operationele informatie”, aldus Windhorst. “Op die manier kun je wel KPI’s meten, maar je kunt die niet koppelen aan een voorspellend model, zodat je kunt anticiperen op veranderingen. Daarin zit de meerwaarde van onze BI-software.”

           

Met het pleidooi van Windhorst zijn we feitelijk terug bij de opportunity analysis van Law–son, maar dan op een manier die voortdurend doorgaat. Windhorst geeft een voorbeeld: “Stel dat een heftruckfabrikant overweegt om het percentage mee-verkochte onderhoudscontracten te verhogen van dertig naar vijftig procent. Onze software kan dan aangeven wat het optimale scenario is om dat doel te bereiken.”

           

In de beginjaren van SAS stond deze naam nog voor statistical analysis software. Het bedrijf werd meer dan dertig jaar geleden opgericht door Dr Jim Goodnight aan de N.C. State University. Het eerste product was bedoeld om plantenveredelingsdata te verwerken. Al vanaf de oorsprong ligt het accent dus op de analyse van gegevens.

           

Volgens Windhorst wordt het nut van BI-software vooral bepaald door de complexiteit van de informatiestromen. “Er zijn heel wat middelgrote bedrijven die SAS-oplossingen gebruiken, maar ook een kleine kennisintensieve organisatie zoals een marketing bureau kan veel aan onze software hebben.”

           

Traditioneel wordt BI-software veel door banken en verzekeraars gebruikt, want voor hen is de informatievoorziening core-business. “Ook in de logistieke sector zijn er tal van toepassingsmogelijkheden, variërend van de analyse van routeplanningsvraagstukken tot aan outsourcingsproblemen.”

           

Een opkomende categorie gebruikers van BI-software zijn de ziekenhuizen, die daarmee bijvoorbeeld de vergoedingen voor diagnose/behandelcombinaties evalueren. “Nederland is niet zo”n sterk productieland, in lagelonenlanden vind je meer productiebedrijven die SAS-software gebruiken dan hier. Wel hebben we referenties in de farmaceutische industrie, met name voor het afhandelen van de statistische processen rondom klinische trails.”

           

Meerwaarde BI

Ad Knoester, consultant BI & ERP bij Capgemini, is het eens met Windhorst dat de werkelijke meerwaarde van business intelligence zit in de gegevens-analyse. “Een ERP systeem kan wel laten zien dat een bepaalde KPI op rood springt, maar niet waardoor dat komt en wat het kost om die KPI weer op groen te krijgen.”

           

Uit een recent onderzoek van Capgemini blijkt dat Nederlandse bedrijven hun prestaties wel monitoren, maar die ge–gevens te weinig gebruiken om te anticiperen op toekomstige kansen. Prestatiemanagement staat dus nog in de kinderschoenen. De ondervraagde managers geven echter wel aan dat ze hun prestatiemanagement naar een hoger, pro-actief niveau willen tillen. “Soms wordt dat ook afgedwongen door de klant, bij logistieke dienstverleners is dat bijvoorbeeld het geval. Contractueel zijn zij vaak verplicht om bepaalde KPI-waarden te behalen, en het is dan belangrijk om te weten hoe je dat het beste kunt doen. SAP heeft daar nu samen met Capgemini een Warehouse Billing Engine voor ontwikkeld.”

           

Ook in de retail begint BI aan een opmars. “Momenteel voeren wij veel projecten uit in die sector”, vertelt Jan Willem Sijthoff, senior consultant BI bij Capgemini. “De logistieke processen zijn niet ingewikkeld, maar het geheel is toch complex. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen welke producten in welke winkel moeten liggen en in welke wijk.”

           

Strategy mapping

“Samen met het management bepalen we tijdens workshops welke KPI’s kunnen worden gebruikt om daar meer inzicht en controle over te verkrijgen”, vervolgt Sijthoff. “Wij brengen daarbij onze retail-ervaring in, in de vorm van een blauwdruk van slimme werkprocessen. Bovendien passen wij strategy mapping toe volgens Kaplan en Norton. Met diagrammen brengen wij dan in kaart hoe een organisatie waarde kan creëren, en wat daarbij de oorzaak-gevolg relaties zijn tussen de strategische doelstellingen.”

           

Naar de manier waarop de bijbehorende KPI’s zullen worden gemeten wordt pas later gekeken. “De business is leidend, op grond daarvan stel je de informatiebehoefte vast”, voegt Knoester toe. “Als bedrijven onze hulp inroepen, overwegen ze zelf vaak al de implementatie van BI-software. Als het met standaardrapportages uit ERP kan, is daar natuurlijk niets tegen, maar in de praktijk blijkt het vaak nodig om KPI’s regelmatig aan te passen. Een oplossing die alleen op ERP is gebaseerd is dan te star en je mist de analytische mogelijkheden. Bovendien zijn de kosten voor BI de laatste jaren flink gedaald, Microsoft zegt zelfs te streven naar BI for the masses.”

           

OPMARS GOOGLE?

De opmars van Microsoft op de BI markt met SQL Server is bekend, maar het is ook interessant om Google in de gaten te houden. Dit bedrijf heeft immers als core-business het ontsluiten van informatie, dus waarom zou dat niet managementinformatie kunnen zijn? AMR Research meldt al in een nieuwsbrief dat Google Apps in de komende jaren mogelijk wordt uitgebouwd tot een webportaal voor het integreren en presenteren van interne en externe (bedrijfs)informatie. Windhorst ziet daarin echter geen bedreiging: “Google richt zich primair op het ontsluiten van data, niet in de combinatie daarvan met data-analyse, zoals SAS. De combinatie is wel interessant, samen met Google bieden we al een oplossing voor Enterprise Search.”

           

Barendrecht wijst er op dat het software-as-a-service model van Google een opmars in de BI-wereld in de weg staat. “Het delen van bedrijfsgevoelige informatie met Google maakt bedrijven huiverig om hun producten te gebruiken. Toch wordt het wel eens gedaan. Ik ken een bedrijf dat metalen inkoopt, sorteert en doorverkoopt aan recyclebedrijven. Die metalen zijn variabel qua samenstelling, en daar kan de zoekfunctie van het ERP-systeem moeilijk mee overweg. Daarom wordt een Google-tooltje gebruikt om historische informatie te zoeken over klanten en producten. Echt goed werkt dat echter nog niet.”

           

BUSINESS INTELLIGENCE

Business intelligence (BI) staat voor het verzamelen, analyseren en verspreiden van strategische bedrijfsinformatie.

De oplossingen variëren van standaardrapportages uit ERP, aangevuld met Excel-sheets, tot databases voor online analytical processing (OLAP). Hierbij is het mogelijk om dwarsverbanden te leggen tussen gegevens, die zijn samengebracht in cubes.

Nog uitgebreidere mogelijkheden dan OLAP alleen bieden de datawarehouse oplossingen. Analytische mogelijkheden zoals datamining en what-if analyses kunnen dan ten volle worden benut.

De BI-markt is momenteel behoorlijk in beweging. Zeer recent werd BI-leverancier Hyperion overgenomen door Oracle. De grootste spelers zijn Cognos, Business Objects, SAS en SAP. Microsoft wint terrein door het aanbieden van relatief goedkope BI-oplossingen op basis van SQL Server.

Reageer op dit artikel