artikel

ERP in het laboratorium

Supply chain Premium

Logistiek-administratieve processen in laboratoria worden meestal niet met een ERP-pakket ondersteund, maar met een Laboratorium Informatie Management Systeem (Lims). Vaak is dat terecht, maar soms kan een ERP het alleen ook wel aan.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 september 2005.

‘Analyse is ons product’, vertelt business manager Jacco Palte van commercieel laboratorium Analytico in Barneveld. Dit dochterbedrijf van het Franse Eurofins analyseert in opdracht van derden water en grond en controleert het op chemische stoffen. ‘Voor de productiebesturing en de logistiek-administratieve afhandeling gebruiken wij momenteel het pakket Star Lims. Aan dit Lims hebben wij zelf nog wat slimmigheden toegevoegd. De gemiddelde doorlooptijd van monsterontvangst tot en met de rapportage aan de klant hebben we opgesplitst, en toegewezen aan deelprocessen. Wordt bijvoorbeeld de maximale tijd die is toegestaan voor de monstervoorbereiding overschreden, dan geeft het Lims een waarschuwingsbericht.’

   

Ook in het Polychemlab van DSM in Geleen is het sturende IT-systeem een Lims. Dit productielaboratorium verricht metingen voor de omliggende (petro-)chemische fabrieken. ‘Al vijftien jaar gebruiken ze daar Sample Manager’, zegt Hein Zegels, vroeger werkzaam in het Polychemlab en tegenwoordig productmanager Lims bij DSM. Vroeger was dit Lims gekoppeld met financiële software van Grote Beer, maar nu worden de financiële zaken afgehandeld via een koppeling met SAP. ‘Binnen het DSM-concern is dat ERP-systeem immers de standaard. Voor een zelfstandig laboratorium lijkt me ERP echter te veel van het goede, omdat je daarnaast dan toch een Lims nodig hebt.’

        

Branchespecifieke oplossing

Wanneer heb je eigenlijk een speciaal Lims nodig, en wanneer kun je met je ERP toe? Het is goed te verdedigen om een Lims te definiëren als een branchespecifieke ERP-oplossing voor laboratoria. Meestal ondersteunt het systeem ook de facturatie, maar niet de overige boekhouding.

          

Zijn laboratoriumwerkzaamheden de core business, zoals bij Analytico, dan is een Lims dus de meest logische oplossing, meestal in combinatie met een financieel pakket.

Anders wordt dat bij centrale bedrijfslaboratoria. In dat geval is er meestal al een ERP-systeem beschikbaar bij het moederbedrijf. Dus waarom dat niet gebruikt, hoewel de ondersteuning dan misschien niet optimaal is?

      

In de praktijk blijkt dit niet vaak te worden gedaan. Op één belangrijke uitzondering na: kleine laboratoria die binnen fabrieken kwaliteitsmetingen doen. Die kunnen soms toe met de kwaliteitsmodule van het ERP-systeem.

            

Zodra de ICT-ondersteuning bij analyses ook maar iets meer moet omvatten dan het invoeren van meetresultaten, dan heb je kennelijk al een Lims nodig. Je vraagt je af wat er toch zo bijzonder is aan een laboratorium, dat je dit niet met ERP kunt aansturen. Er zijn immers ‘producten’, namelijk de analyseresultaten, en er zijn logistieke en administratieve processen daar omheen. Je ziet in Lims-pakketten dan ook een groot aantal functies terug die je ook in ERP- systemen aantreft. Denk daarbij bijvoorbeeld aan werkstroombeheer, het maken van een productieplanning en het werken met lots. Zo’n lot kan bijvoorbeeld een aantal analyses omvatten, die op één dag op één analyseapparaat worden gedaan.

          

Gewoon beter

Als een bedrijf ook al ERP heeft schaaft het bovengenoemde functionaliteit dus eigenlijk dubbel aan. Zegels beaamt dat. ‘Onze CIO heeft om die reden ook wel eens geroepen: Waarom een Lims, we hebben toch al ERP? Het antwoord is echter vrij eenvoudig. Er zijn twee zaken die ERP-systemen niet kunnen, ook niet als zo’n systeem beschikt over een kwaliteitsmodule. Ten eerste is dat het rechtstreeks uitwisselen van gegevens met analyseapparatuur, zoals gaschromatografen en massaspectrometers. Je kunt daartoe wel vanuit ERP een interface gaan bouwen, maar dat is veel te duur. Een Lims-pakket is daar gewoon veel beter op voorbereid.’

        

De tweede reden waarom je in een ‘écht’ laboratorium niet om Lims heen kunt, is dat het vaak nodig is om complexe berekeningen uit te voeren. ‘Lims-pakketten bevatten daartoe een soort van wiskundemodule. Die omvat bijvoorbeeld een formule-editor en je kunt gemakkelijk spreadsheets definiëren, die je vervolgens als standaard invulformulier kunt gebruiken.’

              

Samenvattend komt het er op neer dat een ERP-systeem het macromanagement van laboratoriumdata wel aankan, maar dat voor het gedetailleerde labwerk een Lims nodig is.

Het toevoegen van de benodigde functionaliteit aan ERP in de vorm van maatwerk is geen haalbare kaart, zelfs voor DSM niet. ‘Wij hebben te maken met richtlijnen zoals Good Laboratory Practise. En daarnaast met de eisen die de Amerikaanse Food and Drug Administration stelt. Neem alleen al 21 CFR part 11, waarin de wettelijke eisen voor het gebruik van elektronische handtekeningen en rapportages zijn vervat. Te allen tijde moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de invoer van bepaalde gegevens. De Lims-software die wij gebruiken zorgt dat dit het geval is.’

         

Selectietraject

Het laatste grote selectietraject binnen DSM voor een Lims vond enkele jaren geleden plaats. Dat gebeurde binnen de business unit Anti-Infectives, waaronder ook het vroegere Gist-Brocades valt. ‘Op basis van een vragenlijst die wij de leveranciers lieten invullen, bleven er drie pakketten over: Labware, Sample Manager en Lab Vantage Solutions.’

Vervolgens deed DSM Anti-infectives een audit om vast te stellen of de werk- en softwareontwikkelprocessen bij de Lims-leveranciers van voldoende kwaliteit waren. ‘De FDA verplicht je om dat te doen. De leveranciers van Labware en Sample Manager kwamen uit de audit als sterksten naar voren.’

              

Qua functionaliteit bleken hun oplossingen weinig voor elkaar onder te doen. De keuze viel daarom op Sample Manager, omdat er met dit systeem al ervaring was binnen DSM.

‘Vroeger was er een duidelijk onderscheid tussen Lims’en die seriematig werken ondersteunen, en systemen die zijn toegespitst op projectmatige activiteiten’, weet Zegels. ‘De naam Sample Manager dateert nog uit de tijd dat dit systeem vooral werd toegepast bij het routinematig analyseren van grote aantallen monsters. Sample Manager beschikt nu echter ook over projectmodules.’ 

              

Op dit moment is het beleid bij DSM rond Lims als volgt: Als bedrijven Lims-functies nodig hebben of een Lims willen vervangen, kijken ze eerst of ze toe kunnen met de SAP-module Quality Management (QM). Lukt dat niet, dan kunnen ze in principe Sample Manager implementeren. ‘Willen ze iets anders, dan moeten ze een business case schrijven, waarin ze hard maken waarom dat nodig is. Tot nu toe is dat laatste nog niet gebeurd.’

        

Note bij artikel: LIMS

Laboratorium Informatie Management Systeem oftewel transactie-ondersteunend systeem voor laboratoriumprocessen

      

Kader bij artikel: INGEKLEMD TUSSEN ERP EN PCS

Bij het Polychemlab van DSM is het Lims-pakket Sample Manager niet alleen gekoppeld aan de kwaliteitsmodule van het ERP-systeem SAP, maar ook direct aan de procescontrolsystemen (PCS’en) van de petrochemische fabrieken in de omgeving. De resultaten van de analyse-aanvragen die bij het Polychemlab binnenkomen worden altijd teruggestuurd naar het systeem waar die aanvragen oorspronkelijk vandaan kwamen. Een kwaliteitsmanager, die verantwoordelijk is voor het al dan niet vrijgeven van producten, kan bijvoorbeeld vanuit ERP in het Lims een analyseverzoek indienen. Procesoperators kunnen ook om analyses verzoeken, bijvoorbeeld om te controleren of de productie nog volgens plan verloopt. Zij versturen hun aanvragen dan rechtstreeks vanaf het PCS, en ontvangen de meetresultaten ook via dat systeem. SAP komt daar dan niet aan te pas.

               

Kader bij artikel: KWALITEITSCONTROLE AFHANDELEN MET ERP

Jamfabriek Geurts

Jamfabriek Geurts Conserven in Dodewaard heeft bij de eindcontrole van de jam voldoende aan de kwalititeitsmodule van het ERP-systeem Microsoft-Navision. ‘Sterker nog, twee jaar geleden deden we de eindcontrole nog met pen, papier en spreadsheets’, vertelt Jurgen Vermeer, administratief medewerker bij Geurts Conserven. ‘In 2001 implementeerde Qurius bij ons het ERP-systeem Navision. Toen hebben we eerst één-op-één de functionaliteit van ons vorige systeem, Exact, overgenomen. Pas in juni 2003 is de kwaliteitsmodule van Navision toegevoegd.’ 

       

Daarbij blijkt het te gaan om een module die is ontwikkeld door Qurius, samen met Faqt Group Belgium. ‘De module is puur gericht op kwaliteitsregistratie’, verklaart Ronald van Heiningen van Qurius. ‘We hebben er wel de mogelijkheid aan toegevoegd om te interfacen met analyse-apparatuur, maar dit wordt in de praktijk niet gedaan. Ook is de module niet geëigend om zware statistische analyses uit te voeren, hiervoor is wel een koppeling beschikbaar naar Excel.’

          

Bij Geurts Conserven worden er van iedere 100.000 potten jam, twintig van de band genomen. De jam in deze potten wordt vervolgens gecontroleerd op gelsterkte, brix-getal en pH. Verder wordt bekeken of de kleur goed is en er wordt geproefd. ‘Als een productieorder gereed is, wordt er door Navision een kwaliteitsorder aangemaakt’, verklaart Vermeer. ‘Dat is een invulformulier met daarop het batchnummer, en de metingen die moeten worden gedaan. We draaien die opdracht vervolgens gewoon uit, want het is alleen maar lastig als je tijdens de laboratoriumbepalingen steeds naar een computerscherm moet lopen. Zijn de analyses klaar, dan worden die weer ingevoerd in Navision. Je ziet dan meteen of de waarden goed zijn, want dan lichten ze groen op. Zijn alle gegevens in orde, dan wordt de bijbehorende batch vrijgegeven voor de verkoop. Zo niet, dan wordt de partij geblokkeerd.’

         

Kader bij artikel: DSM KOPPELT CATALOGUS AAN LIMS

Binnen het laboratorium DSM Resolve ligt het accent op projectmatig werken. Sjaak Bremmers is er applicatiebeheerder Lims. ‘Wij zijn gespecialiseerd in het oplossen van problemen rondom kunststoffen en fijnchemicaliën’, legt hij uit. ‘Onze core-business is daardoor het beantwoorden van ingewikkelde analysevragen.’

         

‘Als Lims gebruiken wij sinds 1999 Lab Vantage, gekoppeld aan de intranetapplicatie Lotus Notes. Dat laatste systeem fungeert als elektronische catalogus met de diensten die we aanbieden. Via die catalogus kunnen opdrachtgevers van binnen DSM bij ons opdrachten indienen of om een offerte vragen.’

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede, JVE Communicatie (www.jvec.nl)

 

Meer informatie vindt u ook op www.procesverbeteren.nl

Reageer op dit artikel