artikel

Elektronisch inkopen maakt procesverbetering los van leverancier

Supply chain Premium

Elektronisch inkopen, ofwel Electronic Purchasing (EP), is bezig met een snelle opmars. Het is voornamelijk de operationele inkoop die door EP in de schijnwerpers wordt gezet. Procesverbeteringen en contract compliance (het kopen binnen bestaande contracten) kunnen bedrijven veel geld opleveren. Waar vroeger procesverbeteringen nog een gezamenlijke activiteit met de leveranciers was, komen procesverbeteringen in de EP-wereld tot stand terwijl de leveranciers op een zijspoor belanden, stelt professor Jan Telgen. Zo wordt de inkoper onafhankelijk van zijn leverancier.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in LogistiekKrant op 24 februari 2000.

 

Automatisering kan een groot deel van het inkoopproces fundamenteel veranderen, in het bijzonder als het gaat om standaardgoederen en standaardmaterialen. Geautomatiseerde systemen worden in de dagelijkse praktijk vooral gebruikt om te bestellen en om de bestellingen te kunnen volgen. Dat was zo met de oude generatie ‘inkoopsystemen’, en dat is ook zo met de nieuwe generatie systemen voor elektronisch inkopen of Electronic Purchasing (EP).

    

EDI

Eigenlijk kennen we al vele jaren vormen van elektronisch inkopen. Leveranciers bieden hun producten aan op een CD-ROM in plaats van in een traditionele catalogus. Dat maakt, zeker als je die informatie ook nog op het interne bedrijfsnetwerk zet, de catalogus al wat toegankelijker. Maar het inkoop- en bestelproces verandert er niet wezenlijk door.

Electronic Data Interchange (EDI) gaat al een stapje verder. Daarmee worden gegevens geautomatiseerd uitgewisseld tussen de computersystemen van inkopende en leverende partijen. Hiermee wordt vooral de bestelfase aanzienlijk verkort, terwijl ook de efficiency wordt vergroot. EDI kan met name bij een redelijk continue bestelling van grote hoeveelheden van dezelfde goederen heel zinvol zijn. Op die manier kunnen de niet onaanzienlijke investeringskosten van dit medium terugverdiend worden. Immers, nadat de inkoopafdeling de afspraken voor de lange termijn in raamcontracten heeft vastgelegd, kan de administratieve uitvoering met EDI gebeuren. Dat geeft de inkoper de ruimte zich te wijden aan de strategische invulling van het inkoopproces.

    

Informatie per artikel

In principe is internet een prachtig medium voor inkoop. Leveranciers kunnen informatie over hun producten en diensten op een website plaatsen en inkopers kunnen op internet zoeken naar relevante informatie.

De meeste websites zijn echter georganiseerd per leverancier: ze bevatten alleen informatie over één bepaalde leverancier. Vanuit het standpunt van de inkoper is dat niet erg interessant. Je moet dan gaan surfen over het internet om verscheidene leveranciers te kunnen vergelijken. Voor hem is dat geen aantrekkelijke manier van werken.

Inkopers zijn geïnteresseerd in een bepaald product. Daarom hebben zij een duidelijke behoefte aan een andere structuur van de informatie. Een structuur waarbij informatie aangeboden wordt per artikel in plaats van per leverancier. Wanneer een inkoper op zoek is naar rode pennen, wil hij ook graag geïnformeerd worden over de rode pennen van alle leveranciers en niet over die van slechts één leverancier.

Er bestaan zogenaamde ‘sourcing catalog systems’ waarin per product een aantal leveranciers wordt genoemd (vergelijkbaar met een Gele Gids). Die systemen geven echter alleen maar naam en adres van de leverancier. Dat is een mooi begin, maar niet voldoende. De feitelijk benodigde informatie moet nog steeds gezocht worden.

Het is wel belangrijk om te beseffen dat bij deze systemen voor het eerst de inkoper geen voorsprong meer heeft op zijn niet-inkoop-collega’s zoals dat wel het geval was bij CD ROM of bij EDI.

      

Gezichtsverandering

Zodra de informatie per product wordt gepresenteerd, krijgt de inkoopfunctie een heel ander gezicht. Dan zijn de inkopen niet meer exclusief voorbehouden aan de inkoopafdeling. Dat betekent dat niet alleen de inkoper in het bedrijf, maar alle medewerkers gebruik kunnen maken van de catalogus en de bestelmogelijkheden. De inkoper heeft, zoals hierboven vermeld, geen voorsprong meer op zijn niet-inkopende collega’s.

Door het betreffende product aan te klikken in de catalogus, kan elke medewerker in de organisatie informatie inwinnen over producten. Het systeem kan natuurlijk wel voorzien worden van de juiste autorisaties en eventueel ondersteund worden met een workflow management-systeem. Als die catalogus op het interne netwerk van de onderneming of op internet ook nog eens verbonden is met de leverancier, kan ook de bestelling elektronisch worden verzonden. De inkopers hoeven zich zo helemaal niet meer met de operationele inkoop (bestellen en bewaken) bezig te houden. In dat geval praten we over ‘ordering catalog systems’.

     

Actuele informatie

Nu is het een gigantische klus om de catalogi van allerlei leveranciers zodanig om te zetten dat dezelfde producten van verschillende leveranciers in één catalogus naast elkaar kunnen staan. Iedere leverancier hanteert immers zijn eigen codenummers en benamingen, maar heeft vaak ook weer andere indelingen en andere recordstructuren voor de database waar zijn catalogus in staat.

Dat betekent dat het voor een inkopende partij niet verstandig is om te proberen zelf al die verschillende catalogi in een passend formaat over te zetten. Zelfs als dat eenmaal gelukt zou zijn, is het bijhouden ervan nog een onbegonnen karwei. Denk maar aan de vele wijzigingen in productspecificaties, prijzen, levertijden, verpakkingseenheden et cetera. Maar evenzeer geldt dit voor de leveranciers; ook zij hebben absoluut geen zin om voor iedere afzonderlijke afnemer hun catalogi weer op een geheel andere manier te presenteren en wijzigingen door te geven.

Dat heeft geleid tot het ontstaan van zogenaamde ‘infomediaries’, bedrijven die niets anders doen dan de informatie van leveranciers in een heel grote database opslaan en bijhouden. Die informatie bieden zij vervolgens aan verschillende afnemers aan met ieder hun eigen bijzonderheden (zoals assortiment en prijzen). Infomediaries bieden een omgeving waarin de inkopende partij altijd actuele informatie over de producten van de leveranciers heeft. Bovendien zorgen infomediaries ervoor dat de contracten verwerkt worden in de catalogi van de inkopende partij. Dus ziet de inkoper alleen dat deel van de catalogi van leveranciers dat hij wil zien en alleen met zijn eigen prijzen en overige voorwaarden erbij. Ten slotte is de functionaliteit rond de catalogus zodanig, dat er rechtstreeks bij leveranciers kan worden besteld.

     

Grote besparingen

Het aanschaffen en implementeren van dergelijke systemen is vooralsnog een forse klus die behoorlijke investeringen in tijd en geld met zich meebrengt. Toch nemen veel bedrijven momenteel deze stap omdat ook de opbrengsten zeer fors zijn. Die opbrengsten hangen enerzijds samen met de sterk verbeterde efficiency in de operationele inkoopprocessen. Door de invoering van EP dalen de kosten voor de verwerking van een order van gemiddeld ƒ 100 tot ƒ 150 naar zo’n ƒ 25 per order. En bij 100.000 orders per jaar komt dat neer op een besparing van jaarlijks ƒ 10 miljoen.

Anderzijds is de eerste ervaring dat ook het aandeel van de inkopen dat ‘buiten contract’ plaatsvindt, sterk afneemt. Veelal wordt in de orde van grootte van 50 procent van de standaardartikelen buiten de door de organisatie afgesloten raamcontracten ingekocht. Na invoering van EP daalt dit aandeel met ongeveer de helft. EP maakt het dermate makkelijk om volgens de afgesloten contracten in te kopen, dat men geen behoefte meer heeft elders te gaan ‘shoppen’. En het kopen binnen de contracten is gemiddeld ongeveer 17 procent goedkoper dan daarbuiten (bron: Forrester).

Om deze redenen gaan steeds meer organisaties over op EP. Dat zal in de toekomst alleen maar sterker worden omdat de kosten voor het gebruik van EP gestaag dalen.

      

Procesverbeteringen

EP maakt het werken aan procesverbeteringen in de operationele inkoop niet overbodig. In zijn basale vorm is EP nog steeds niets meer dan een automatisering van de huidige processen. Echt optimaal wordt het gebruik van EP pas op het moment dat ook de mogelijkheden voor procesverbetering worden benut. Daarbij moet dan gedacht worden aan automatisch afroepen, codering van orders en facturen, factuurloos betalen, vermindering van het aantal schakels in de keten enzovoorts. In de niet-geautomatiseerde situatie moet dat soort verbeteringen met de leveranciers zelf worden geregeld. En omdat dat nogal wat inspanning kost, is het alleen zinvol voor leveranciers waarmee men redelijk frequente en intensieve relaties onderhoudt. Daarnaast is het ook voor leveranciers ondoenlijk om met al hun afnemers weer andere afspraken te maken over de operationele inkoopprocessen.

In de EP-wereld is de situatie anders. Zowel voor de processen van de leverancier naar de afnemer (catalogusinformatie en facturen) als voor de processen van de afnemer naar de leverancier (bestellingen en betalingen) vervult de infomediary een belangrijke rol. De infomediary is min of meer een ontkoppelpunt tussen leverancier en afnemer. Dat houdt in dat de processen tussen afnemer en infomediary en tussen infomediary en leverancier verschillend ingericht kunnen worden. Met andere woorden: procesverbeteringen door de leverancier alleen zijn voor de afnemer niet zo relevant. En tegelijkertijd zijn procesverbeteringen van de afnemer voor het grootste deel met de infomediary te regelen. Bovendien kan alles wat de afnemer met de infomediary regelt, tegelijkertijd voor al zijn goederenstromen en dus voor al zijn leveranciers gelden. Zo wordt het echt interessant en haalbaar om aandacht te gaan besteden aan de inkoopprocessen en de verbetering daarvan.

     

Verantwoordelijkheden

Bedenk dat bij Electronic Purchasing het niet langer de leveranciers zijn die de bottleneck kunnen vormen of op mogelijkheden kunnen wijzen. De volledige verantwoordelijkheid voor verbeteringen in het operationele inkoopproces ligt op de schouders van de afnemers. Maar daar ligt dan ook tegelijkertijd alle ruimte en vrijheid.

Professor dr. Jan Telgen is Professor of Management Science and NEVI Professor of Purchasing Management aan de Universiteit van Twente en is werkzaam bij PriceWaterhouseCoopers

Reageer op dit artikel