artikel

Eenvoud is beste planningstactiek

Supply chain Premium

Interne en externe samenwerking om tot een ‘one number planning’ te komen. Dat is één van de belangrijkste verbeterpunten bij de vraagvoorspelling in de hightech-industrie. Bovendien is de beslissingsondersteuning niet snel en flexibel genoeg. De oplossing die ERP- en APS-systemen bieden is te deterministisch en te complex. Het nieuwe adagium: beter ongeveer goed dan exact fout.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 oktober 2005.

De hightech-industrie kampt met steeds kortere productlevenscycli, waardoor de vraag vluchtig is. Bovendien zijn de toeleverketens door de trend tot uitbesteding steeds gefragmenteerder geworden. Hierdoor wordt een goede planning op tactisch niveau, dus enkele maanden vooruit, steeds belangrijker.

‘Eén van de belangrijkste terreinen waarop daarbij veel winst te boeken is, is samenwerking’, stelt Freek Aertsen, partner en senior consultant bij Eyeon. ‘Om te beginnen geldt dat bedrijfsintern. Vaak is daar sprake van een aparte financiële, logistieke en verkoopplanning. Daardoor kan het gebeuren dat de afdeling sales besluit dat de afzet van een product met twintig procent moet stijgen, terwijl het capaciteitsplan daar geen rekening mee houdt. Bovendien is het moeilijk om snel besluiten te nemen.’  


One Number Planning

Er is dus duidelijk behoefte aan een multidisciplinair planningsproces. Dat moet resulteren in een One Number Planning, een verwachting dus waarover iedereen het eens is. Bij het maken van die verwachting zou de afdeling marketing het voortouw moeten nemen, maar dat blijkt niet eenvoudig te realiseren. ‘Marketeers zijn creatief en opportunistisch. Daardoor hebben zij veel minder affiniteit met cijfers dan controllers en logistiek planners. Ik heb een account manager wel eens vertwijfeld horen roepen dat er zoveel cijfers op zijn ERP-scherm stonden, dat hij elk telefoonnummer in Nederland daar uit kon halen.’

Remco Overwater, vice-president supply chain logistics bij Asml, beaamt het belang van een one number planning: ‘Intern zijn wij al een behoorlijk eind op weg daar naartoe. Marketing en sales nemen bij het maken van de vraagvoorspelling het voortouw. Onze marketeers stellen hun verwachtingen vast voor voor enkele jaren vooruit. Daarbij kijken zij onder meer naar de bezettingsgraden van de wafersteppers bij onze klanten. Is die hoog, dan is de kans immers groot dat ze binnenkort nieuwe chips-producerende machines nodig hebben. Tijdens een demand meeting, die wordt geïnitieerd door onze afdeling central planning, overleggen de marketeers iedere maand met de verkopers. Wijkt de marktverwachting sterk af van de verkoopverwachting, dan worden de marketeers en verkopers door central planning uitgedaagd om die verschillen te verklaren.’
 

Philips Semiconductors

Ook Peter Luijbregts, senior program manager bij Philips, sluit zich aan bij de conclusies uit het rapport van Eyeon. Luijbregts: ‘Zeker bij een groot bedrijf als het onze is het moeilijk om tot een gezamenlijke planning te komen. Dat komt doordat de betrokken marketeers, verkopers, financials, logistiek planners en productontwikkelaars zich op verschillende afdelingen bevinden. Kortgeleden hebben we daarom ons vraagvoorspellingsproces volledig herzien.’

Bonussen kunnen het streven naar consensus in de weg staan. Aertsen: ‘Stel je geeft een verkoper een extraatje als hij zijn jaardoelstelling haalt. Zo iemand zal dan zo laat mogelijk zijn planning aanpassen als dat niet lukt. Die ongewenste situatie kun je voorkomen door het tijdig opgeven van accurate voorspellingen te belonen.’
 

Ketenbreed plannen

Idealiter geldt het adagium ‘one number planning’ ook in de toeleverketen. Aertsen: ‘Veel bedrijven hebben de afgelopen tien jaar zoveel mogelijk activiteiten uitbesteed om meer geld vrij te maken voor productontwikkeling. De keerzijde is echter dat er nu veel meer schakels in de productieketen zijn. Bij het uitwisselen van planningsinformatie tussen die schakels is er een groot risico op vervorming van de gegevens, denk aan het beruchte opslingereffect.’

De term collaborative forecasting bestaat al jaren, maar ketenbreed plannen gebeurt nog opvallend weinig. ‘Internationale cultuurverschillen staan dit vaak in de weg. Wat je wel regelmatig ziet is vendor managed inventory, maar daarbij is er nog steeds sprake van twee partijen met een onafhankelijk planningsproces.’

De halfgeleiderdivisie van Philips is één van de weinige bedrijven die enige ervaring heeft met collaborative vraagvoorspelling. Met behulp van een web-enabeld systeem, dat wordt gevoed met planningsgegevens van de ketenpartners, wordt hier wekelijks overlegd. Het doel van die virtuele bijeenkomsten met de partners is om de voorraden in de keten zo klein mogelijk te houden. Luijbregts: ‘Op dit moment wordt nog maar een klein deel van onze vraagvoorspelling op die manier gemaakt. We zijn begonnen in pilotvorm, maar we gaan dit zeker nog uitbouwen. Dat is een lang proces van bouwen aan vertrouwensrelaties, waarbij het streven naar win-win-situaties voorop staat.’
 

Beslissingsondersteuning

Naast samenwerking is het verbeteren van de beslissingsondersteuning een aandachtspunt. Aertsen: ‘De implementatie van grote ERP- en APS-systemen zoals SAP, i2 en Manugistics, hebben niet vanzelf de gewenste One Number Planning opgeleverd. Bij het maken van een planning op tactisch niveau gaan die systemen namelijk veel te deterministisch en gedetailleerd te werk. Hierdoor duurt het te lang om verschillende scenario’s door te rekenen. Bovendien zijn de resultaten vaak onbegrijpelijk. Het gevolg is dat planners vaak weer eigen spreadsheets gaan maken om snel te kunnen experimenteren met allerlei what if-scenarios.’

De tactische planningsondersteuning kan het beste zo eenvoudig mogelijk worden ingericht, want er is toch veel onzekerheid. ‘Alleen echt relevante gegevens moeten worden meegewogen, met het oogmerk om ruwweg in te schatten wat er gaat gebeuren. Daar heb je meer aan dan aan een heel gedetailleerde berekening die fout is.’

Overwater is het daarmee eens, hoewel Asml momenteel tóch een standaard APS-systeem implementeert. ‘Wij zijn niet bang om daardoor te verdrinken in de data, want we richten SAP APO zo eenvoudig mogelijk in. Het feit dat wij een strikte scheiding aanbrengen tussen plannen en uitvoeren  draagt daaraan bij.’

Bij het verbeteren van de beslissingsondersteuning moeten hightech-bedrijven zich op drie zaken concentreren, vindt Aertsen. Efficiency, snelheid en transparantie. ‘Bedenk vooraf welke informatie volstaat om tot een One Number Planning te komen. Een snel en doelmatig beslissingsproces op grond van de meest actuele gegevens is immers het doel. Wij noemen dat een responsive planningssysteem.’


Auteur:
Dr Ir Jaap van Ede, JVE Communicatie (www.jvec.nl)

Meer informatie vindt u ook op www.procesverbeteren.nl

 

Reageer op dit artikel