artikel

E-procurement breidt zich uit met leveranciersbeoordeling

Supply chain Premium

Het doel is helder: de beste mix van prijs, kwaliteit en leverbetrouwbaarheid. Tot voor kort was inkoopsoftware vooral op het eerste aspect gericht, maar dat is aan het veranderen. Maak kennis met Supplier Relationship Management.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 februari 2003.

Tot voor kort stond inkoopsoftware gelijk aan e-procurement, bestellen via een elektronische (internet)catalogus om zo transactiekosten en inkoopprijs (contacten) te drukken. Op productkwaliteit en leverbetrouwbaarheid hadden bedrijven met zulke software geen grip.

           

Paraplu

Softwareleveranciers ontwikkelen momenteel, vanuit heel verschillende uitvalshoeken, systemen voor Supplier Relationship Management (SRM). Dit zijn softwaresuites die alle contacten met handelspartners aan de inkoopzijde ondersteunen. ‘SRM zal de softwaremarkt voor het begeleiden van inkoopprocessen binnenkort domineren’, zegt Roy Lenders, consultant bij Cap Gemini Ernst & Young (Cgey). Samen met Dinand Tinholt bracht hij de functionaliteit van SRM-software in kaart. Voor leveranciers van deelfunctionaliteit, zoals e-procurement of contractmanagement, resteert volgens hem slechts een niche-aandeel. ‘Ik denk daarbij aan afzetmogelijkheden bij kleinere bedrijven met een beperkt IT-budget.’

    

De inschatting van Lenders is begrijpelijk. Of toch niet? De vergelijking met een ander paraplubegrip op het gebied van relatiebeheer, Customer Relationship Management (CRM), dringt zich op. De term CRM werd halverwege de jaren negentig gelanceerd. Toen de grootste stofwolken rondom de nieuwe relatiebeheerpakketten waren opgetrokken, bleek CRM niet het wondermiddel dat vanzelf de omzet deed toenemen. Wel is CRM een nuttige filosofie die je met software kunt helpen verwezenlijken, mits je goed weet welk doel je nastreeft.

   

Wat CRM inmiddels aan de verkoopzijde is, moet SRM aan de inkoopzijde worden. Krijgen we daarom na ‘de klant centraal’, de volgende hype, ‘de leverancier centraal’?

    

Beetje hype

Lenders: ‘Een beetje hype is SRM wel, maar toch is de functionaliteit zinvol. Het doel van leveranciersbeheer is immers glashelder: Bij het inkopen van producten en diensten gericht streven naar de beste mix van prijs, kwaliteit en leverbetrouwbaarheid.’

     

Bedrijven beperken zich tot hun kernactiviteiten en kopen dus steeds meer zaken in. Daarom staat de wens om te begrijpen wat er wordt uitgegeven en hoe, steeds hoger op de managementagenda. Bovendien is het inkoopvak geëvolueerd van een administratieve bijrol tot een functie die van cruciaal belang is voor de bedrijfsprocessen. Daarom is het logisch dat er momenteel software wordt ontwikkeld die inkoopprocessen niet alleen op operationeel, maar ook op strategisch niveau ondersteunt.

    

Het is echter moeilijk aan te geven welke functionaliteit er nu precies in zo’n SRM-pakket moet zitten. In elk geval het ondersteunen van de inkoopprocessen, van het zoeken naar toeleveranciers tot en met het afhandelen van de contracten en de inkoop zelf. Vanaf dan wordt het echter onduidelijk. Hoort ook logistiek ketenbeheer erbij? Of productontwikkeling?

            

Vage grenzen

Fundamenteler is de vraag of het logisch is om een softwaresuite te ontwikkelen rondom de toeleveranciers. Je zou immers net zo goed kunnen zeggen: stel het product, of de logistieke keten centraal. Dan kom je respectievelijk uit op een pakket voor Product Lifecycle Management (PLM) of Supply Chain Management (SCM). Niet voor niets zijn er SCM-leveranciers die momenteel meedingen naar de nieuwe SRM-markt, zoals i2 Technologies. En ook PLM-specialisten zoals Matrix One doen mee, evenals de grote ERP-aanbieders.

        

‘Iets ERP-achtigs heeft bijna elk bedrijf nodig, maar niet iedereen is gebaat bij een brede SRM-suite’, geeft Lenders toe. ‘Vorm je het centrale punt in een logistieke keten, dan is een SCM- systeem wellicht een betere keus. De volgende twee bedrijfsgroepen zijn volgens mij het meest gebaat bij SRM in brede zin. Ten eerste ondernemingen die veel ‘indirecte’ goederen inkopen, zoals banken, verzekeraars en overheidsinstellingen. En ten tweede bedrijven die regelmatig producten inkopen via elektronische veilingen, zoals de autoindustrie en ondernemingen in de hightech-sector. Deelfuncties van SRM zijn echter interessant voor bijna elke onderneming’.

          

Deelfuncties

Veel van de deelfunctionaliteit van SRM wordt al jarenlang aangeboden. E-procurement, waarbij werknemers via het internet artikelen kunnen bestellen uit catalogi, is de populairste deelfunctionaliteit, ook in Nederland. ‘De marktleiders op het gebied van elektronische inkoop zijn Pink Roccade, Ariba en e-Buzz. Verder zijn er een redelijk aantal implementaties in Nederland van Contracto, een softwarepakket voor het managen van inkoopcontracten. Kijk je naar software voor het ondersteunen van inkoopprocessen op strategisch en tactisch niveau, denk daarbij aan omkeerde veilingen en RFx, dan is het aantal ondernemingen dat hiervan gebruik maakt een stuk kleiner.’

          

Vroeger kon je de markt voor ‘tactische’ inkoop verdelen in twee groepen. Ten eerste leveranciers die hun diensten via een internetportal ter beschikking stellen, vaak in combinatie met inkoopconsultancy. In Nederland zijn op dat gebied vooral Goodex, Commerce-Hub, Portum en Freemarkets actief. En ten tweede zijn er de leveranciers van software die je zélf kunt installeren, zoals Marrakech en Diligent. ‘Die scheiding is inmiddels verdwenen. Als klant kun je nu kiezen of je zelf een pakket wilt implementeren, of dat je het via een internetportal wilt gebruiken. In Nederland gebeurt op dit moment vrijwel alleen het laatste, maar ik denk dat dat een tijdelijke zaak is. Bedrijven doen zo hun eerste ervaring op met softwareondersteuning voor inkoopprocessen op tactisch niveau.’          

            

Naast leveranciers die oorspronkelijk deelfunctionaliteiten aanboden, maar die nu net als iedereen streven naar de ontwikkeling van volwaardige SRM-suites, zijn in Nederland op SRM-gebied met name de ERP-leveranciers Oracle, Peoplesoft en SAP actief. En met succes, want zij hebben een sterke ‘uitvalsbasis’ bij het veroveren van de SRM-markt, namelijk de reeds bij hun klanten geïnstalleerde ERP-systemen.

       

De beste bron

Momenteel ligt het accent bij SRM nog op e-procurement, dus op het operationele vlak. De belangrijkste adviesbureaus verwachten echter meer van de functionaliteit die wordt ontwikkeld voor inkoopondersteuning op strategisch niveau. Sourcing heet dit, oftewel het zoeken naar de beste ‘bronnen’, te weten de toeleveranciers. Onder sourcing vallen de eerdergenoemde internetveilingen en het elektronisch aanvragen van offertes, maar ook analytische functies zoals spend analysis. Daarbij wordt in kaart gebracht wat er precies wordt ingekocht en bij wie, tegen welke kosten, en hoe de prestaties van de betreffende toeleveranciers zijn. Bovendien werkt de software beslissingsondersteunend.

       

Adviesbureaus als Cgey gebruiken door die laatste functie sourcing software bij hun dienstverlening. Bijvoorbeeld om voor klanten te onderzoeken hoe de inkoopkosten omlaag kunnen. Of als onderdeel van een traject waarbij een deel van de inkoopprocessen wordt uitbesteed aan Cgey.

        

Hierbij doet zich het merkwaardige feit voor dat consultancybureaus ten dele concurreren met SRM-leveranciers. Lenders: ‘Wij implementeren sourcing-software en geven daar advies bij. Aan de andere kant zijn er softwareleveranciers die naast hun product ook consultancy aanbieden. Ik verwacht echter dat deze groep SRM- leveranciers in Europa moeilijk voet aan de grond krijgt. Enerzijds doordat ze te klein zijn om een wereldwijde dienstverlening op te bouwen, en anderzijds doordat de meeste grote consultancybureaus het liefste zaken doen met softwareleveranciers die geen adviestak hebben.’

        

Conclusie: SRM is een onvolwassen softwaremarkt, maar de functionaliteit die wordt ontwikkeld is veelbelovend. Vooral als het gaat om de ondersteuning van strategische inkoopbeslissingen. Een onduidelijk punt is op dit moment nog de overlap met aangrenzende functionaliteitsgebieden zoals SCM en PLM.

          

Kaders bij artikel:

GRATIS SRM-RAPPORT

Dit is het zesde artikel in een reeks gebaseerd op onderzoek van Cap Gemini Ernst & Young in samenwerking met ITlogistiek. Het rapport SRM-software 2003 kan gratis worden opgevraagd. Bel daarvoor (030) 689 88 53 of bestel het via de website www.nl.cgey.com.

      

SPEND ANALYSIS BIJ UTT LOGISTICS : SRM op strategisch niveau

UTT Logistics B.V. verzorgt inkoopprocessen voor petrochemische bedrijven zoals Shell en GE Plastics. Dit betreft meestal onderhoudsmaterialen, zoals pompen en afsluiters, maar het kan ook gaan om kantoorartikelen. Vorig jaar implementeerde UTT Logistics de Oracle e-business suite, omdat dit ERP-systeem voorzien is van diverse standaardinterfaces naar e-procurementsystemen van derden.

  

Sander Lapre, operationeel directeur: ‘Onze klanten maken gebruik van verschillende systemen voor elektronische inkoop, waaronder internetportals zoals Trade-Ranger en pakketten als Empac, SAP en Commerce One. Bovendien gebruiken sommigen de e-procurementoplossing die wij zelf aanbieden, dit is een soort webwinkel met uitgebreide financiële administratie mogelijkheden.’

       

Inkopen per e-mail

‘Het e-procurementsysteem van een bedrijf als Shell maakt generieke bestelopdrachten aan’, weet IT-directeur Walter Thoen. ‘Zij bestellen bijvoorbeeld een buis bij ons, zonder dat de fabrikant daarvan al bekend is. Het vinden van de beste leverancier is vervolgens onze taak.’ Voor dit inkoopproces zou UTT Logistics het liefst een eigen e-procurementoplossing gebruiken. ‘Wij hebben echter duizenden toeleveranciers. Zolang die niet allemaal een elektronische catalogus aan kunnen leveren, blijft e-procurement voor ons onhaalbaar.’ Voorlopig verloopt het inkoopproces daarom per e-mail, van offerteaanvraag tot bestelopdracht. 

          

‘Voor de ondersteuning van tactische en strategische inkoopbeslissingen maken wij wel gebruik van SRM-software’, aldus Lapre. ‘Omgekeerde veilingen ondersteunen wij met maatwerksoftware of met Source Bid van GE Plastics. Bovendien gebruiken wij Oracle business intelligence voor spend analysis. Voor klanten zoals Bayer Silicones en Akzo Nobel Resins houden we de inventaris bij van sommige onderhoudsmaterialen. Wij kunnen hen daardoor, op grond van de gebruikshistorie, adviseren over de optimale voorraadniveaus.

Reageer op dit artikel