artikel

De voordelen van een op maat gemaakt ERP-systeem

Supply chain Premium

Jarenlang klonk de roep om standaardsoftware. Maatwerk was maar behelpen. Maar het tij lijkt te keren, maatwerk is geen vies woord meer. ‘De applicaties doen exact wat we willen.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 februari 2004.

Een derde van de grote bedrijven in ons land heeft een maatwerk ERP-systeem, zo blijkt uit het ERP-marktonderzoek 2003, dat in opdracht van ITlogistiek in de zomer van vorig jaar werd uitgevoerd. In bijna alle gevallen gaat dit om legacy ERP-systemen, die vroeg of laat vervangen, dan wel aan de eisen van de tijd aangepast moeten worden. Hoewel vervanging door een standaardpakket voor de hand lijkt te liggen, wordt die keuze in de praktijk lang niet altijd gemaakt. 

         

Maatvoering

 

Bij Kcfs, leverancier van bedrijfskleding in Pijnacker, viel de keuze op een maatwerkoplossing. ‘We hebben serieus gekeken naar grote standaardpakketten’, benadrukt Wim Geveling, financieel en operationeel directeur. ‘Het langst naar een in SAP geschreven applicatie, specifiek gericht op onze branche. Maar uiteindelijk bleek ook deze niet voldoende dekkend.’

        

Breekpunt bij Kcfs was de maatvoering van de kleding, in combinatie met de specifieke uitgifteprocedures per opdrachtgever. ‘We voeren nu nog zo’n zevenhonderd producten in een groot aantal maten. Er zijn verschillende maatbogen in gebruik voor dames en heren, voor formele en voor casual kleding, voor schoenen, overhemden, handschoenen en jeans. Dit moet je allemaal, per product en per kledingdrager, heel goed in je systeem hebben omdat het essentieel is dat onze kleding past.

Verder werken sommige opdrachtgevers met bestelkaarten, anderen weer met budgetpuntensystemen. Het gaat om heel veel gegevens die zij digitaal aanleveren vanuit hun eigen personeelsbestanden.’

          

Innerlijke vaagheid

 

Geveling heeft als interimmanager vaker met het implementatiebijltje gehakt. Vanaf begin jaren tachtig heeft hij menige SAP-, Baan- en Oracle-implementaties geleid, dan wel van nabij meegemaakt, en erg enthousiast over deze reuzen is hij niet. ‘Die grote pakketten hebben een soort innerlijke vaagheid, omdat ze op een heleboel situaties toepasbaar moeten zijn. Daardoor missen ze de boot, want de huidige bedrijfsvoering vraagt om grote precisie en concreetheid. Het zou veel beter zijn als ze sterk vereenvoudigd zouden worden. Dan zou je daar je eigen specifieke zaken naar believen op en aan kunnen bouwen.’

          

Geveling kreeg medio 2002 mede de leiding over het bedrijf, nadat het samengaan van Kattenburg-Uniforcé (zeventig man) en TPG Corporate Fashion Services (tachtig man) in Kcfs (Kattenburg Corporate Fashion Services) op een fiasco dreigde uit te lopen. Eén van de oorzaken daarvan was dat er twee min of meer geïntegreerde systemen naast elkaar waren blijven bestaan. Het eigen ERP-systeem ‘Today’ dat Katenburg Uniforcé had ontwikkeld, naast ‘Zipper’, een vergelijkbaar pakket uit de keuken van TPG Post.

Geveling: ‘Vijfentwintig procent van de omzet liep over Today en de rest via Zipper. Daardoor ontstonden veel logistieke fouten en communicatiestoringen. Er zat onvoldoende lijn in het bedrijf, we misten focus.’

        

Datamodel

 

Kcfs koos voor Zipper met de al bestaande Oracle-database als basis. De volgende stap was de ontwikkeling van een compleet nieuw datamodel. De Hilversumse IT-dienstverlener Isdc werd ingeschakeld, die hiervoor de integratiesoftware van Magic gebruikte.’Heel ons bedrijfsmodel werd zo vertaald naar Zipper.’ Daarna werden alle gegevens overgebracht naar één systeem en ontstond een geheel nieuwe backbone. Op die basis zijn nieuwe webapplicaties ontwikkeld, die toeleveranciers en klanten via hun browser kunnen benaderen. Ook zijn er aansluitingen tot stand gebracht met het systeem van logistiek dienstverlener TNT in Maarssen en met het Cendris callcenter in Leeuwarden.

         

‘Natuurlijk hadden we dit ook wel kunnen doen op basis van een SAP-implementatie’, erkent Geveling, ‘maar dat zou prijstechnisch onverstandig geweest zijn en bovendien is het maar de vraag of we de goede elementen uit onze oude systemen dan wel hadden kunnen behouden.’

         

Combinaties

 

‘Je ontkomt niet aan maatwerk’, vindt ook Peter Stordiau, directeur van het Barneveldse softwarebedrijf Heart Informatisering. Zijn onderneming verwierf bekendheid door de ontwikkeling van Heart-Profit, een open ERP-systeem dat is opgebouwd uit een veelheid van maatwerkbouwstenen.

     

‘Maatwerk is onvermijdelijk’, meent Stordiau, ‘al was het alleen maar om de gegevens van de systemen van verschillende partijen in een keten te kunnen uitlezen. Kijk maar eens wat er gebeurt als je een hypotheekshop binnenloopt om een hypotheek aan te vragen. De software die men daar gebruikt, bezoekt de verschillende webservices van de hypotheekverstrekkers en toont de resultaten in een overzicht. Dat is een toepassing die je a) niet in standaard software zult aantreffen, en die b) niet zal draaien met een standaardinterface.’ Zo leidt de komst van webservices tot de herontdekking van maatwerk.

         

Ontwaken

 

Dat maatwerk geen vies woord meer is, komt misschien omdat we langzaam ontwaken uit de droom dat overal een kant-en-klare oplossing voor zou bestaan (of zou moeten bestaan). Out of the box was lang een gevleugeld begrip en een effectief verkoopargument. Maar de werkelijkheid in bedrijven blijkt niet zo makkelijk in dozen te passen. En aan wat er uiteindelijk dan uit zo’n doos komt, moet vaak nog danig worden gesleuteld. Out of the box? Het was een mooie droom, en dat blijft het.

       

AXI is gevestigd in Breda,

tel.: (076) 572 55 00, www.axi.nl

Building IT Solutions is gevestigd in Boxmeer,

tel.: (0485) 56 33 00, www.buildingit.nl

Heart Informatisering is gevestigd in Barneveld,

tel.: (0342) 49 32 93, www.heartprofit.nl

IBM (Lotus Notes) is gevestigd in Amsterdam,

tel.: (020) 513 51 51, www.ibm.com

Grafiek bij artikel: INVESTERINGSPLANNEN IN MAATWERKSOFTWARE

Uit onderzoek onder 437 Nederlandse bedrijven blijkt dat van de bedrijven die in software gaan investeren vijf tot tien procent kiest voor maatwerksoftware. De grafiek geeft per deelgebied de percentages

Grafiek bij artikel: KWART GEBRUIKT MAATWERK

           

‘VAN ONS PORTAAL IS ER MAAR ÉÉN’

Gebr. Janssen combineert standaardsoftware met maatwerk

Controller Peter van Houtum schuift een stoel bij, zodat we samen, aan zijn bureau, een goed zicht hebben op Portaal, een geïntegreerd projectinformatiesysteem dat sinds twee jaar bij dakdekkers- en installatiebedrijf Gebr. Janssen in het Brabantse Beugen in gebruik is.

     

Van Houtum demonstreert allereerst hoe vanuit de centrale interface op verschillende manieren naar binnen en naar buiten gecommuniceerd en gedocumenteerd kan worden. Dankzij een koppeling tussen het relatiebestand en de telefooncentrale springt direct de kaart van een beller op het scherm. Ook uitbellen kan vanuit het relatiebestand, en faxen kunnen op de desktop binnenkomen. Documenten kunnen vanuit iedere applicatie worden geknipt en geplakt op een andere plek. Het gaat allemaal met een indrukwekkende vaart. Geen geloop meer naar printers en faxapparaten, geen bureaus vol dossiers.

‘Toen ik op zoek ging naar een geïntegreerd pakket wist ik dat de workflow daarin centraal moest staan’, licht van Houtum toe. ‘Maar geen van de gerenommeerde branchepakketten voldeed aan die eis.’

       

Daarom koos van Houtum voor maatwerk. Hij kwam in contact met een informatieanalist van ICT-dienstverlener Building IT Solutions in Boxmeer, en samen brachten ze de informatiestromen in kaart. Vervolgens werden één voor één negen modules geprogrammeerd, vanuit de gemeenschappelijke basis van Lotus Notes. Er werd begonnen met het Relatieboek. Daarna kwamen de modules Planbord bestellingen, Projectagenda, Klachtenregistratie, Document management systeem, Telefoonnotities, Uitverkoop artikelen, Bewaking leveranciersprestaties en een Project Informatie en Management Systeem, kortweg ‘Pims’ genoemd.

             

‘In Pims komen alle draden samen. Je kunt daarin zien welk percentage van de offertes opdracht is geworden, wat de winstmarge is op bepaalde soorten projecten en een heleboel meer. Als je klein bent heb je dit soort overzichten nog niet zo nodig, maar wij zijn nu met tachtig man. Dat is zonder goede hulpmiddelen niet meer te overzien.’

Al die programmeeruren de afgelopen jaren, dat moet toch een aardige duit hebben gekost, zo merken we aan het eind van het gesprek op. Maar het resultaat is er dan ook naar, reageert van Houtum. ‘We werken nu zoveel sneller en efficiënter. We kunnen met minder mensen toe. En het geeft ruimte. Ruimte voor creativiteit.’

           

PALM KIEST VOOR DE MIX

Maatwerk voor ordermanagement

‘Als het bestaat, dan kopen we het. En als het niet bestaat, dan laten we het maken, of we maken het zelf.’ Zo vat Marc Fleerakkers, IT-manager van Palm Breweries in het Belgische Steenhuffel, de rode draad in zijn IT-beleid samen.

       

Per salodo gelijk

 

In 2000 startte de brouwerij een onderzoek, omdat de tot dan gevolgde ‘best of breed’-benadering op zijn grenzen stuitte. ‘We hadden veel kleine pakketten, maar niet geïntegreerd. Dan ga je natuurlijk kijken naar de grote standaard ERP-oplossingen. Het grote nadeel daarvan is dat de implementatie zeer veel impact heeft op de organisatie. Je moet er op iedere afdeling minstens één man voor engageren. En je kunt de dingen niet meer in je eigen tempo doen. Daarom hebben we daar van afgezien.’

Palm koos voor een mix van standaard en maatwerk. In feite een voortzetting van de ‘best-of-breedbenadering’, maar wel met dien verstande dat bijna alles compleet werd vervangen. Als basis werd in 2001 de Oracle-database in gebruik genomen, gevolgd door MP2 van Datastream voor administratie en inkoop van de technische afdeling en AXI Finance voor de financiële administratie. Vervolgens werden logistieke sleutelapplicaties, zoals voor het voorraadbeheer, voor tracking & tracing en voor het ordermanagement, in maatwerk uitgevoerd en op het basissysteem aangesloten door IT-dienstverlener AXI.

‘Dat lijkt duur, maar als je de kosten vergelijkt met wat we betaald zouden hebben voor een implementatie van J.D. Edwards, SAP of één van de andere grote jongens op dit gebied, dan kom je per saldo ongeveer op hetzelfde uit. Met dit verschil, dat de applicaties nu exact doen wat we willen, en in ons eigen tempo zijn gerealiseerd.’

 

Reageer op dit artikel