artikel

De kosten van ERP

Supply chain Premium

Dit artikel bevat een opsomming van de kosten die samenhangen met de aanschaf en implementatie van een ERP-pakket. Qua kosten is het belangrijk om naar de Total Cost of Ownership te kijken.

Return on Investment

Een bedrijf doet een investering om er later financieel beter van te worden, bijvoorbeeld in de vorm van lagere kosten. In een Return on Investment rekent een bedrijf uit hoe lang het duurt voordat het de investering heeft terugverdiend. Bij de aanschaf van een ERP-pakket wordt zo’n ROI-berekening zelden gemaakt, blijkt uit onderzoek van Logistiek. ‘ERP is een noodzakelijk kwaad’, is een veel gehoord argument. Toch is het aan te bevelen om voorafgaand aan de implementatie een ROI-berekening te maken. Als de te verwachten opbrengsten niet opwegen tegen de kosten, moet een bedrijf zich afvragen of het ook niet zonder ERP kan.

 

Total Cost of Ownership

ERP-pakketten worden vaak vergeleken op basis van de aanschaf, maar bedrijven moeten ook kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO) van een pakket, dat wil zeggen dat naast de aanschafkosten ook de kosten tijdens gebruik, het faciliteren en het IT-beheer, meegenomen moeten worden in de berekening. Naast de zogenaamde out of pocket-kosten van consultants, hardware, database en rapportagetools, gaat overigens het meeste geld zitten in de interne kosten. Uit onderzoek blijkt dat de externe en interne kosten zich verhouden als 1 staat tot 5.

 

Kostenposten

De belangrijkste kosten rondom de aanschaf en implementatie van een ERP-systeem zijn:

 

  • aanschaf licenties ERP-pakket
  • onderhoud licenties
  • extra maatwerk rondom het pakket
  • implementatie
  • systeembeheer
  • databasebeheer
  • interne helpdesk
  • rapportages
  • koppelingen met andere systemen
  • hardware
  • datacommunicatie
  • opleidingen
  • upgrades

 

(Bron: Terdege)

 

De IT-kosten

Het zou voor de hand liggen dat de automatiseringskosten omlaag zouden gaan na een bedrijfsbrede ERP-implementatie. Medewerkers van de IT-afdeling hoeven immers niet meer al die verschillende maatwerkapplicaties te onderhouden. Uit onderzoek van adviesbureau Berenschot uit 1999 blijkt echter dat de totale IT-kosten in een bedrijf over het algemeen niet omlaag gaan na een ERP-implementatie. Eerder stijgen ze licht.

 

Rekenvoorbeeld 1

Een extrusiebedrijf in het zuiden des lands ziet zijn kosten jaarlijks even hard groeien als de groei in productie. Meer produceren leidt tot meer indirecte medewerkers, meer magazijnmedewerkers, meer voorraden grondstof en ook tot meer calamiteiten in de productie. Het bedrijf besluit een bedrijfsbreed ERP-systeem te implementeren. Kosten: 400.000 euro, inclusief software, hardware en consultancy. Na de implementatie bleef de productie groeien, maar de kosten bleven nagenoeg gelijk. Met het nieuwe ERP kon het bedrijf dus in één jaar al 369.000 euro kosten uitsparen.

Met de implementatie is het bedrijf ook duidelijk op prestatie-indicatoren gaan sturen. Eén daarvan was de afkeur op een afdeling, die had het bedrijf met het nieuwe ERP-systeem perfect in beeld. Door de afdelingshoofden hier vervolgens concreet op af te rekenen, heeft het bedrijf deze verder omlaag gekregen. De voordelen van het ERP-pakket waren dus nog groter dan de berekende 369.000 euro per jaar.

 

Rekenvoorbeeld 2

Een apparatenfabriek in het noorden des lands maakte keiharde afspraken met zijn ERP-leverancier over de verbeteringen die het na drie jaar softwaregebruik per se behaald wilde zien. Als die er op dat moment niet zouden zijn dan zou de ERP-leverancier contractueel verplicht zijn een gratis herimplementatie te doen om de beoogde voordelen alsnog te behalen. De investering van in totaal 700.00 euro moest tot drie soorten verbeteringen leiden: lagere operationele kosten, een kortere doorlooptijd en vermindering van het werkkapitaal. Na drie jaar moest de investering zijn terugverdiend.

 

Reageer op dit artikel