artikel

Procesverbetering en ERP kunnen niet zonder elkaar

Supply chain

ERP en procesverbetering zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden’. Tot driemaal toe viel die opmerking uit de mond van experts. Telkens werd de uitspraak gevolgd door een ‘op voorwaarde dat’, waarbij de mits dan een kantekening betrof dat procesverbetering ook iets is dat op zichzelf moet staan. In hoeverre zijn ERP en procesverbetering nu daadwerkelijk aan elkaar gelieerd?

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 7 maart 2008.

“Overduidelijk zijn procesverbetering en ERP-systemen met elkaar verbonden”, is de mening van Frank Resink, consultant bij Alfa-Beta Solutions. Volgens hem zijn ERP-systemen bij uitstek geschikt om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, via de gelegde schakels heb je meer en sneller inzicht in wat er in je bedrijf speelt en daarnaast kunnen bedrijven sneller schakelen tussen verschillende soorten data die via een ERP beschikbaar zijn gemaakt.

      

Dat klinkt als een lofzang op ERP. Toch wil Resink daarin niet meegaan. Op de vraag of ze echt onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden wordt hij wat voorzichtiger in zijn bewoordingen. “De basis van elke ERP-implementatie moet eigenlijk de behoefte om te verbeteren zijn, daar draait het om. Maar mijns inziens is het zo dat, nadat je een bedrijfsproces hebt verbeterd, een update van een ERP of een nieuw bedrijfssysteem een logische tweede stap is.”

      

“ERP-systemen kunnen processen verbeteren. Processen kunnen voornamelijk gestroomlijnd worden met behulp van een ERP”, aldus Simone Smedes, consultant bij Ydo. Toch is het volgens haar niet zo dat ERP- implementaties altijd een verbetering betekenen. Die opmerking zal door de vele bedrijven met vervelende implementatie-ervaringen onderschreven worden, maar of dat ook terecht is, is een tweede. Smedes: “Zodra je live bent met een nieuw ERP of een uitgebreide upgrade is het natuurlijk wel zaak om daar efficiënt mee te gaan werken. Zodoende is er dus wel degelijk een wisselwerking tussen een bedrijfssysteem en een procesverbetering.”

       

Wens om inzicht te krijgen

Het verhaal van bedrijfsprocessen willen verbeteren en eventueel een ERP implementeren, begint bij veel bedrijven met de wens om meer inzicht te hebben in wat zich daadwerkelijk binnen de muren van het bedrijf afspeelt. Het is de ene afdeling vaak nog totaal niet duidelijk wat de andere doet en in hoeverre een betere afstemming onder aan de streep voordelen kan opleveren.

  

Betere vraagvoorspelling is daarbij vaak de reden om een ERP aan te schaffen. Tenminste, dat meldde 81 procent van de respondenten tijdens een onderzoek uitgevoerd door Aberdeen Group. Advanced Planning en Scheduling (APS) kwam op een tweede plaats met 62 procent. Het is echter de vraag of de deelnemende bedrijven zich ook realiseerden dat hiervoor een aanvulling op een ERP ook soelaas kan bieden in plaats van een nieuwe ERP-module. Met aanvulling bedoelt Aberdeen bijvoorbeeld een supply chain planning applicatie, die uiteraard aan te schaffen is via een ERP-leverancier dan wel een andere softwareverkopende partij.

         

Van automatiseren naar procesverbetering

Jaap van Ede schreef eerder voor Logistiek een artikel waarin hij meldde dat tien jaar geleden het accent bij een ERP-implementatie lag op het automatiseren van bestaande werkwijzen. Hij schreef dat bedrijven destijds voorop liepen als ze van tevoren bedachten welke veranderingen een ERP-implementatie rechtvaardigden. “Inmiddels is het echter gangbaar om procesverbetering als uitgangspunt te nemen. En dan zo holistisch mogelijk, dus met aandacht voor de afstemming van verschillende bedrijfs–afdelingen en vestigingen op elkaar.” Van Ede vervolgt de tekst met een uitspraak die de zintuigen doet prikkelen: ‘slimme bedrijfsprocessen zijn tegenwoordig belangrijker dan het ERP-systeem dat ze ondersteunt’.

      

Het lijkt erop dat softwareleveranciers dergelijke uitspraken op waarde gaan schatten. Neem Unit 4 Agresso. Deze Nederlandse softwareleverancier verstuurde begin februari een persbericht waarin het volgende staat: ‘Software belemmert bedrijven als gevolg van verkeerde beslissingen’. Unit 4 Agresso doelt daarmee op de flexibiliteit van de software, die vaak niet is ingericht op veranderingen in bedrijfsprocessen. Total Cost of Change is daarmee volgens het softwarehuis belangrijker geworden dan TCO, het bekende Total Cost of Ownership.

Columnist voor Logistiek en adviseur Guus Krabbenborg is zeer te spreken over deze nieuwe term TCC. “Het geeft aan dat software–leveranciers zich bewust zijn van de noodzaak voor bedrijven om hun processen te veranderen. Tot nu toe is het voor bedrijven moeilijk om processen snel aan te passen, omdat het bedrijfssysteem daarop niet is aan te passen. Dat is vervelend, want de wereld draait door.”

     

Ton Dobbe van Unit 4 Agresso over TCC: “Bij het selecteren van een pakket moet je niet alleen afgaan op wat je vandaag wilt. Je moet in de toekomst durven denken. We noemen dat ook wel ‘post implementation agility’. Neem onze eigen organisatie. We zijn nu druk bezig met de overname van Coda. Dat betekent dat we er 600 man personeel bij krijgen. Acquisities of andersoortige ingrijpende veranderingen zijn vaak heel moeilijk te plannen. Het hangt in de lucht, maar of het gaat gebeuren en wanneer is een groot vraagteken. Toch moet de organisatie , als het feit daar is, direct op de nieuwe situatie kunnen inspelen. TCO is dan niet zozeer belangrijk, wel de kosten die de verandering met zich mee brengt.“

        

‘Zo flexibel als beton’

Flexibiliteit is tot nu toe nog niet iets waar ERP-oplossingen in uitblinken, volgens Krabbenborg. “Er zijn vijf soorten flexibiliteit in het boek ‘Zo flexibel als beton’ beschreven door Bram Muilwijk. Volgens Muilwijk hebben de vijf soorten flexibiliteit invloed op elkaar.” In een kader bij dit artikel zijn de vijf soorten flexibiliteit beschreven. Krabbenborg wijdde eerder op Logistiek.nl een column aan ERP-flexibiliteit en schreef: ‘Wie tijdens de implementatie kiest voor veel inrichtingsflexibiliteit (maatwerk) moet niet vreemd opkijken als dat later problemen oplevert bij de overgang naar een opvolgende pakketversie. Een hoge inrichtingsflexibiliteit leidt dus tot een lage release flexibiliteit’.

     

Krabbenborg: “Veel systemen zijn stug en star. Vanuit concurrentieoogpunt, dan wel wet- en regelgeving je processen veranderen is geen sinecure. Behoorlijk wat bedrijven besluiten daarom te wachten met het aanpassen van hun processen totdat er een nieuw systeem is. Maar dat betekent dat je ineens hele grote stappen moet gaan maken. Beter is het om kleine stapjes te zetten.”

      

“Bedenk eerst wat je wilt oplossen”

Volgens Krabbenborg is de noodzaak tot het veranderen van het proces vaak groter dan de noodzaak tot automatiseren. “Er zijn in veel gevallen best nog procesverbeteringen te halen via een be–staand automatiseringssysteem. Beter is het om die verbeteringen ook door te voeren voordat je overgaat naar een nieuw pakket.” Het is volgens hem ook opvallend dat bij veel bedrijven de ogen pas open gaan tijdens een implementatie, met als gevolg een te laat reageren op zaken met bijhorende vertraging. En waar het aankomt op ongewenste ontwikkelingen moeten bedrijven volgens hem afleren dat ze direct beginnen met het bestrijden van symptomen. “Het is beter om te bedenken wat je wilt oplossen voordat je gaat zoeken naar een bepaalde vorm van automatisering.”

      

Er zijn ook situaties denkbaar waarbij een bedrijf enorm hard groeit, en het liefst zoveel mogelijk energie blijft steken in continuering van die groei. Zelfs als dat betekent dat ze geen tijd zeggen te hebben voor de selectie en eventueel zelfs niet voor de eventuele implementatie van een nieuwe automatiseringoplossing. Simone Smedes maakt dat zelfs nu mee: “Het komt inderdaad wat vreemd over als een bedrijf zegt geen tijd te kunnen stoppen in de selectie en implementatie van een ERP, terwijl dat wel nodig is. Wij zijn als adviseurs in dit geval ingeschakeld voor een onafhankelijk advies. Wél zal het bedrijf tijdens de implementatie natuurlijk tijd moeten vrijmaken voor dit project.”

        

Voorkeur voor operationele man/vrouw

Als ERP en procesverbetering dan onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, wie moet dan na het aanpassen van processen tijdens de ERP-implementatie de kar trekken? Smedes: “Mijn voorkeur zou uitgaan naar een operationele man die goed in de processen is ingevoerd, maar die zeker ervaring heeft met IT. Een operationele man heeft een betere helikopterview. Bij een ITman als projectleider zul je eerder zien dat het IT-systeem teveel wordt dicht getimmerd wat weer ten koste gaat van de flexibiliteit ervan.” Ook is het teveel dichttimmeren volgens Krabbenborg niet goed. Het verdient de voorkeur om methodisch te werken, bijvoorbeeld via vooraf afgesproken standaardnormeringen. “Overigens is teveel creativiteit ook weer niet goed, dat zorgt voor een bende. Technisch gezien is een stuk standaardisatie goed, operationeel gezien is dat lastig voor creativiteit. Het is een wankel evenwicht, maar het verdient alle aandacht.”

     

Kaders bij artikel:

REDENEN OM BEDRIJFSPROCESSEN TE AUTOMATISEREN

Er zijn volgens Guus Krabbenborg, columnist voor Logistiek en adviseur, een

paar redenen om bedrijfsporcessen te automatiseren.

Vier voorbeelden daarvan zijn:

• Flexibeler kunnen werken

• Als bedrijf pijn voelen in de vorm van late beslissingen / leveringen

• Beter afhandelen van leveringen, het kunnen werken met minder mensen en tegen een lagere kostprijs

• Aangepaste wetgeving op het gebied van onder andere traceerbaarheid van goederen en grondstoffen

       

STAPPENPLAN

ERP zonder procesverbetering is niet handig, aldus Simone Smedes van Ydo. Ze stelt het volgende eenvoudige stappenplan voor:

Stap 1 Bij het overwegen van de aanschaf van een ERP-implementatie is het goed om eerst goed naar je processen te kijken. Sommige verbeteringen zijn echter al te bereiken zonder een ERP-implementatie. Probeer de onderstaande vragen eerst te beantwoorden, en de opmerkingen in overweging te nemen.

Stap 2 Als er verbeteringen mogelijk zijn dan kan een ERP daar eventueel bij helpen. Bedenk hoe en op welk gebied.

Stap 3 Indien een ERP hierbij kan helpen, of verbetering zonder een ERP niet haalbaar is, start dan een selectieprocedure en later de implementatie. Een ERP implementatie is doorgaans niet goedkoop. Wees ook kritisch naar de implementatiepartner toe.

         

DE VIJF VORMEN VAN FLEXIBILITEIT

1 Inrichtingsflexibiliteit

2 Release flexibiliteit

3 Proces flexibiliteit

4 Operationele flexibiliteit

5 Acquisitie flexibiliteit

 

Reageer op dit artikel