artikel

Met uniform systeem vissen naar wereldwijde productdata

Supply chain Premium

Productdata ‘zwemmen wereldwijd van producent naar retailer. Dankzij het Global Data Synchronisatie Netwerk kunnen productgegevens die een leverancier aan een plaatselijke data-pool toevoegt, wereldwijd worden opgevist door retailers. Tenminste, mits ook zij zijn geabonneerd op een door GS1 geaccrediteerde data-pool. De productgegevens zwemmen dan namelijk vrijelijk van pool naar pool. Wat doe je als producent of retailer? Neemt je direct een abonnement, of wacht je liever tot het water wat warmer is?

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 5 oktober 2007.

Arjan Sloot, managing director van systeemintegrator SRC, schetst de ontwikkeling van Global Data Synchronisatie (GDS) vanuit historisch perspectief. “De primaire processen bij retailers zijn inkoop, distributie, winkelmanagement en merchandising. Sinds eind vorige eeuw gaat het bestellen tot en met het ontvangen van de factuur, geautomatiseerd via Electronic Data Interchange (EDI).”

Om de goederenstroom optimaal aan te kunnen sturen, hebben retailers ook productinformatie nodig, zoals afmetingen, gewicht en houdbaarheidstermijn van de artikelen. “Iedere retailer ontwierp daarom zijn eigen bron-document, waarin staat welke informatie noodzakelijk is. De leveranciers vullen zo’n document in, en sturen het per post terug.” Bewerkelijk én foutgevoelig, zo kenmerkt Sloot de werkwijze. “Voor elke retailer moet een fabrikant namelijk apart een document invullen, dat er bovendien steeds iets anders uitziet. Dit betekent veel kopiëren en plakken. Ik denk dat als je vijf medewerkers vraagt om een brondocument in te vullen, dat je dan al verschillen ziet.”

Standaard brondocument

Rond de eeuwwisseling ontstonden verschillende initiatieven om te komen tot een standaard brondocument. Het grote voordeel daarvan is dat de fabrikanten per product maar één formulier hoeven in te vullen. Bovendien kunnen de brondocumenten worden opgeslagen in een data-pool, zodat de retailers langs elektronische weg altijd de meest up-to-date informatie tot hun beschikking hebben. Een voorbeeld van een data-pool uit de beginjaren is EAN DAS, de Data Alignment Service van EAN Nederland. Gelijktijdig ontwikkelden elektronische marktplaatsen zoals WWRE (tegenwoordig Agentrics) en Transora (tegenwoordig 1SYNC) eigen data-pools.

Sloot: “Een bedrijf als Unilever levert wereldwijd, en retailers nemen op hun beurt producten af van vele fabrikanten. Daarom ontstond al snel het idee om alle databases aan elkaar te koppelen. Retailers en fabrikanten die zich aansloten bij één data-pool, zouden dan ook toegang krijgen tot de productinformatie in de andere databases.”

Single point of entry

Een eerste voorwaarde voor een single point of entry systeem was één wereldwijde standaard voor productinformatie. Sloot: “Het Global Commerce Initiative startte als eerste met de ontwikkeling daarvan. Hun missie is het wereldwijd bevorderen van de handel. Een netwerk voor uitwisseling van productgegevens sluit daarbij aan, omdat dit op termijn ook kan gaan fungeren als een soort wereldwijde Gouden Gids.”

De ontwikkeling en het beheer van de synchronisatie-standaarden werd later overgenomen door GS1, een wereldwijd samenwerkingsverband van standaardisatie-organisaties. Dit gebeurde in 2005. “EAN Nederland werd toen omgedoopt tot GS1 Nederland, en de bijbehorende datapool heet nu GS1 DAS”.

Ton ten Dam werkt als manager van de service afdeling bij GS1 Nederland. “Er zijn op dit moment 26 datapools door GS1 gecertificeerd”, vertelt hij. “Het aantal neemt af door fusies. Agentrics is daarover in onderhandeling met Sinfos. En onze eigen database, GS1 DAS, werkt inmiddels op het platform van 1SYNC.”

Om voor certificering in aanmerking te komen, moeten de gegevens in een datapool tenminste voldoen aan de GS1-standaarden. Bovendien moeten de data gratis ter beschikking komen voor ge-bruikers van andere datapools. Sloot: “Een datapool verdient dus alleen geld via de abonnementen van producenten en retailers, die de betreffende database gebruiken als ingang tot het netwerk.”

Food-sector voorop

De food-sector loopt voorop als het gaat om aansluiting, maar dat is niet zo verwonderlijk. Het GS1-netwerk is in eerste instantie namelijk volgens hun wensen opgezet. Ondanks de verschillen met vergelijkbare initiatieven binnen andere bedrijfssectoren (zie kader synchronisatie buiten food), wil GS1 dat hun netwerk uiteindelijk zal worden gebruikt door álle retailers en producenten. Net zoals bij EDI komen er daarom branche-specifieke extensies.

Prijsinformatie kan nu nog niet worden uitgewisseld, en aan een standaard voor het uitwisselen van ingrediëntinformatie wordt nog gewerkt. Daardoor moeten de op het GS1-netwerk aangesloten partijen nu meestal toch nog – weliswaar veel minder omvangrijke – papieren brondocumenten met elkaar uitwisselen.

Business-case

Kun je met de business-case voor aansluiting niet beter wachten tot het GS1-netwerk meer volwassen is? “Het is natuurlijk het meest ideaal als iedereen meedoet en alle productinformatie digitaal wordt gedeeld”, reageert Sloot. “Maar ook als je slechts ten dele synchroniseert, is dat al winst. Bovendien is dat een goede voorbereiding op de toekomst.”

Volgens Marieke de Pooter, logistiek directeur van L’Oréal Nederland, zal het nog wel even duren voor hun investeringen in de aansluiting op GS1 DAS zijn terugverdiend. “Sterker nog, op dit moment kóst het alleen maar geld. De retailers vroegen ons echter om mee te doen, en wij wilden graag aan dat verzoek voldoen. Bovendien kunnen we zo ervaring opdoen.”

L’Oréal wisselt elektronisch productgegevens uit met SuperUnie, Faco en Albert Heijn. “Alleen klantafhankelijke informatie zoals prijzen versturen we nog niet elektronisch.”

Opmerkelijk is dat L’Oréal aan al hun afnemers óók nog papieren brondocumenten stuurt, als een soort backup. “In de beginperiode doen we dus eigenlijk dubbel werk. Het blijkt best lastig om te leren vertrouwen op het elektronische systeem, zowel voor ons als voor de retailers. Bedenk wel, we hebben jarenlang met papier gewerkt.”

De Pooter denkt dat het papier nu vrij snel zal verdwijnen. “Naarmate er meer partijen meedoen, nemen de voordelen van elektronische gegevensuitwisseling toe, en wordt dit ook gewoner. Bovendien zie je nu ook interesse van buiten de food-sector ontstaan. Binnenkort beginnen we een project met Etos.”

Wennen

Ten Dam van GS1 beaamt dat bedrijven tijd nodig hebben om over te schakelen. “Aansluiting op het GS1-netwerk is in het begin vaak een IT-project. De gebruikers moeten er dan nog aan wennen dat de digitale systeem voortaan leidend is. Daarom wordt er op dit moment nog maar weinig volledig papierloos gewerkt.”

Daarnaast is een andere manier van werken en denken nodig. “Bij papieren productinformatie werd het min of meer normaal gevonden sommige zaken niet klopten. Bij digitale documenten is het de bedoeling dat je er vrijwel blindelings op kunt vertrouwen. Als een retailer toch een fout constateert, moet dat dus onverwijld worden doorgegeven aan de producent. Hierdoor wordt het systeem betrouwbaarder, al was het alleen maar doordat de fabrikant ziet dat hun digitale gegevens ook echt worden gebruikt.”

Jumbo

“Om het gewicht van de elektronische productinformatie te benadrukken, sturen wij papieren brondocumenten retour”, vertelt John Laurenssen, manager bestands- en artikelbeheer bij Jumbo. “We doen dat natuurlijk alleen bij fabrikanten die op het GS1-netwerk zijn aangesloten. Een parallelle papierstroom werkt in dat geval alleen maar verwarrend. Je gaat dan immers twijfelen wat juist is, de informatie uit de database, of de informatie op papier.”

De inkoopcombinatie waar Jumbo deel van uitmaakt, de SuperUnie, heeft ruime ervaring met datasynchronisatie. “Eerst via een eigen systeem, SUDAS, en sinds twee jaar via GS1 DAS. Ongeveer 75 procent van onze productgegevens komt nu al binnen via dat systeem. Prijsinformatie valt daar niet onder, maar daar zie ik ook niet veel voordeel in. Prijsafspraken zijn namelijk erg veranderlijk. Wel zou ik graag digitale gegevens over ingrediënten ontvangen. Nu kan dat nog niet.”

Het gebruik van GS1 DAS levert niet alleen efficiëntiewinst op, het komt ook de kwaliteit van de productgegevens ten goede. Laurenssen: “Dat is hard nodig. Toen we in 1998 een nieuw administratief systeem kregen, bleken we uitgaande van de formaten van sommige producten, op pallets van 6 bij 7 meter uit te komen! Nu we onze magazijnen steeds verder mechaniseren, worden correcte gegevens over maten en gewichten nog belangrijker. In een magazijn in Veghel zijn we bezig met de invoering van volautomatisch orderverzamelen. Dit gebeurt met robots en zuignappen. Zo’n robot moet precies weten wat een artikel weegt en hoe het eruit ziet, om het op te kunnen pakken en correct op een pallet te plaatsen. Per order wordt een optimaal stapelpatroon berekend, dit moet vanzelfsprekend zo nauwkeurig mogelijk kloppen.”

Middleware

Voor aansluiting op het GS1-netwerk is middleware nodig. Leveranciers gebruiken die software om hun productdata aan een datapool toe te voegen. Retailers doen het ongekeerde: via de middleware halen zij productgegevens op.

“Centric, FSE, InterCommit, IBM, Lansa, SRC en TIE zijn voorbeelden van middleware-leveranciers”, aldus Ten Dam van GS1. “Bedrijven die zich willen aansluiten op GS1 DAS helpen we bij het opstellen van een offerte voor de middleware. Ook geven wij ondersteuning bij het uittesten, bijvoorbeeld via onze meetservice. Daarbij controleren we of de afmetingen van een artikel, zoals beschreven in de database, correct zijn.”

Het bedrijf van Arjan Sloot biedt sinds 2000 middleware aan. “Aan een ERP-pakket heb je niet voldoende. Zo”n systeem bevat namelijk niet alle gegevens om een product volgens de regels te kunnen definiëren. Bovendien is een ERP-systeem te weinig flexibel om in te kunnen spelen op de nog steeds in ontwikkeling zijnde GS1-standaarden.”

Aan producenten levert SRC een product-informatiesysteem waarmee zij de ERP-informatie kunnen aanvullen, en daarna via XML overzenden naar een door GS1 geaccrediteerde datapool. Eén van de gebruikers is Eva Coremans, binnen L”Oréal verantwoordelijk voor de koppeling tussen SAP en GS1 DAS. “De middleware vertaalt de gegevens naar het juiste formaat. Bovendien voegen we informatie toe, zoals de CBL-code voor productclassificatie. Retailers gebruiken die code om de afhandeling van binnenkomende producten toe te wijzen aan de juiste persoon.”

Ook aan retailers levert SRC middleware. Sloot: “Een retailer kan daarmee bepalen welke productinformatie ze uit het GS1-netwerk willen ophalen. Daarna is het mogelijk om die informatie in een soort voorportaal te verrijken, bijvoorbeeld met consumentenprijzen of met aanvullende gegevens voor de winkels.”

“Iedereen meedoen”

Rover van Mierlo is directeur logistiek bij Schuitema (C1000). “Logistiek omvat niet alleen het managen van voorraden en wielen, maar óók de uitwisseling van productgegevens”, stelt hij. “Dat laatste wordt steeds veelomvattender. Daarom moeten alle fabrikanten en retailers zich aansluiten bij het datasynchronisatie netwerk. Dat is namelijk de enige manier om effectief en efficiënt met deze problematiek om te gaan.”

Schuitema wisselt op dit moment nog papieren brondocumenten uit met de fabrikanten, maar is druk bezig met de selectie van een Product Informatie Managementsysteem voor aansluiting op GS1 DAS. “Minder fouten en een efficiënter gegevensbeheer, dát is wat wij verwachten. In de toekomst zal de behoefte aan productinformatie steeds verder toenemen. Bijvoorbeeld met het oog op RFID-chips in de schappen, die informatie over de samenstelling van de producten bevatten. Een consument kan dan zijn mobieltje voor het schap houden en meteen zien of het betreffende product al of niet een bepaald allergeen bevat. Dat is geen verre toekomstmuziek, ik zie dat al over een paar jaar realiteit worden.”

Schuitema zal straks niet gaan eisen dat alle toeleveranciers zich aansluiten op het GS1-netwerk. “Voor kleine leveranciers is dat niet rendabel. Daarom willen wij hen de mogelijkheid gaan bieden om productgegevens aan te leveren via een website.”

Datasynchronistie leeft óók b uiten de foodsector

De food-sector lijkt voorop te lopen als het gaat over datasynchronisate.

“Dat klopt niet”, vertelt Ron Stolwijk, business development manager bij TIE, middleware-leverancier voor datasynchronisatie.

“Zo heb je het al tien jaar bestaande Phononet, voor de uitwisseling van gegevens over cd’s, dvd’s etc. in de Benelux. Daarnaast heb je Fashion-connect, voor de Nederlandse modebranche.”

Volgens Ron Stolwijk is het technisch niet moeilijk om de branche-specifieke databases samen te voegen. “Inhoudelijk wordt het echter al ingewikkelder, omdat elke industriesector zijn eigen wensen heeft. Het GS1-netwerk wordt wereldwijd alleen in de food-sector gebruikt, en in Nederland ook door drogisterijketens.

Bij digitale media spelen echter hele andere zaken een rol, zoals hoe spel je Tsjaikovski.”

Ook in de zorgsector speelt datasynchronisatie.

“Daar heb je nu een data–base voor logistieke ge–gevens, en een aparte

gegevensbank voor geneesmiddelregistratie-informatie. Er wordt al jaren gediscussieerd over het samenvoegen daarvan. Binnenkort worden de databases waarschijnlijk wel gekoppeld. Hierdoor ontstaat één ZorgDAS, maar onder de motorkap blijven de aparte systemen nog zelfstandig bestaan.”

  

Tekst: Dr. Ir. Jaap van Ede

 

Reageer op dit artikel