artikel

Out-of-stock: slechte forecast scoort hoogst

Supply chain

Out-of-stock is een retailplaag die lastig is uit te roeien. Het is onmogelijk om een soort van Rattenvanger van Hamelen in te schakelen, die de plaag weglokt. En ook de meest ingenieuze forecastprogramma’s lopen vast op bijvoorbeeld onverwacht heet weer. Maar wat zijn nou de grootste manco’s die in de retailwinkels voor lege schappen zorgen? Logistiek inventariseerde het.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 21 september 2007.

Er zullen weinig liefhebbers zijn van out-of-stock (OOS). De consument is er niet blij mee. Hij of zij treft immers het favoriete, gekoelde vruchtensapje niet in de schappen aan. Maar de retailer springt er financieel gezien het slechtst uit. Dus is het de vraag hoe een retailer OOS voorkomt, maar belangrijker wellicht is het om te weten waardoor out-of-stock wordt veroorzaakt en of dit veranderd kan worden

The Nielsen Company publiceerde recent de belangrijkste oorzaken waardoor out-of-stock dan wel manco’s ontstaan op het schap. Heel algemeen komt het onderzoeksbureau tot de volgende bevindingen: OOS is een fout in de logistiek waardoor het gewenste product niet aanwezig is op het schap. Het schappenplan van de retailer is de basis voor de totale logistieke keten.

De belangrijkste regels voor het maken van eens schappenplan zijn: de omdoos-regel en de aantal-dagen-voorraad-regel. Mocht OOS door een van deze regels veroorzaakt worden, dan kan de fabrikant de retailer helpen om out-of-stock terug te dringen. Tot zover de theorie van Nielsen over de oorzaak van OOS. De praktijk schiet in deze theorie namelijk eenvoudig gaten. Neem nu punt één van de topvijf die TNO voor Logistiek vond. Daar staat het punt ‘slechte forecast’ met stip op één. ‘Bij veel bedrijven wordt nog teveel gebruik gemaakt van historische data om prognoses van afzet te berekenen. Hier zitten vaak systeeminstellingen in die voor alle artikelen hetzelfde zijn, maar niet altijd logisch gekozen. Ook wordt sales-informatie vaak niet binnen de organisatie doorgegeven aan degenen die de planning doen. De kwaliteit van de forecast wordt maar ten dele bepaald door de systemen die je ervoor gebruikt, het meeste nog door de kwaliteit van de input en het continu verbeteren samen met de klanten’, aldus Nielsen.

Niet slecht

Praktische zaken spelen ook een belangrijke rol in het ontstaan van manco’s op het schap. Zo is er volgens Marco van der Lee van GS1 het onderscheid tussen het commercieel oogpunt enerzijds en het logistieke oogpunt op gebied van OOS. Vanuit commercieel oogpunt zijn schapindeling, schapoppervlakte belangrijk. Een te beperkte afzet, een hoge omloopsnelheid, te weinig voorraad zijn zaken die de commerciële mensen volgens GS1 zullen aanvoeren als manco’s. Vanuit logistiek oogpunt zijn te laat bestellen, niet bestellen of te laat aanvullen manco’s. “Maar met al deze zaken zijn retailers continu bezig. Het niet beschikbaar zijn van artikelen staat hoog in de toptien consumentenergernissen. Het is dus het zaak daar iets aan te doen.”

Overigens doet Nederland het nog helemaal niet zo slecht met het percentage niet aanwezige artikelen in retail. Volgens Nielsen is het gemiddelde OOS in de food-retail 5 procent. Uit cijfers van GS1 blijkt dat het wereldwijde gemiddelde OOS-percentage 8,3 is en dat het percentage in Europa tussen de 7 en 10 procent ligt.

In totaal komen de percentages overeen met vier miljard gemiste omzet per jaar. Omgerekend komt het bedrag aan gederfde inkomsten op tientallen miljoenen euro’s, zo becijferde Merijn van Loo, een cum laude afgestudeerde aan de TU in Eindhoven. Van Loo focust daarbij wel voornamelijk op gederfde omzet als gevolg van actie- en promotieartikelen, juist omdat daar het aantal OOS-artikelen hoog is. Van Loo: “Maar via enerzijds nauwkeurige voorspellingen van de te verwachten vraag en anderzijds via een adequate logistieke beheersing kan het aantal OOS’s worden teruggedrongen.”

Van Loo vond in zijn afstudeerproject negen hoofdgroepen waarin de oorzaken van OOS van actie- en promotieartikelen kan worden ingedeeld. Zie kader rechtsboven.

Oplossingen?

Het aangeven van de manco’s en oorzaken daarvan is één. Zijn er ook oplossingen? Winkels werken hard aan het terugdringen van OOS. Volgens Edward Westenberg van Capgemini wordt er steeds meer aandacht besteed aan ‘in store per- formance’ en het ontwikkelen van applicaties daarvoor. Westenberg: “Denk aan de kleine applets die draaien op de kassa / POS en elke minuut vaststellen of er die minuut ook melk is verkocht. Als dat niet het geval is wordt de afdelingsmanager geïnformeerd. OOS blijkt in de praktijk dan vaak ook aan het ‘aanvullen’ in de winkel te liggen.” Ketenoptimalisatie is voor Van der Lee van GS1 de belangrijkste. “Er moeten meer real-time data komen, zodat zowel de retailer als de fabrikant sneller info heeft. OOS kan echt alleen worden tegengegaan als beter wordt samengewerkt in de keten.”

Non-food

Veel cijfers over OOS in de non-food retailsector zijn er niet. Waarom dat is, is niet bekend. Non-food retailers kunnen zich voor een groot deel vinden in de bevindingen van TNO die ze is voorgelegd. Anne-Mieke Vissers, hoofd logistiek bij de DA Retailgroep: “Ik kan me helemaal vinden in de punten van TNO, waarbij slechte performance door leveranciers bij ons op de tweede plaats staat en forecast onnauwkeurigheid op één.”

Collega Fritjof Haalboom (replenishment) bij DA ziet voor de winkels van de onderneming de bestelinstellingen in het winkelsysteem als niet goed genoeg. “Daarnaast is de voorraad in het winkelsysteem niet juist. En als artikel A in de winkel wordt vervangen door artikel B, dan wordt dat niet automatisch bijgewerkt in het systeem. Verkeerd inruimen en onnauwkeurigheid in de vraagvoorspelling, zoals bij plotseling mooi weer, zijn de andere kritiekpunten.”

Ook Tony Webster, directeur logistiek van AS Watson winkels Kruidvat en Trekpleister, herkent zich grotendeels in de TNO-punten. Webster: “Alleen op punt drie en vier heb ik een aanvulling. Wat actielogistiek betreft, daar zijn we logistiek op ingericht en we communiceren hierover in vroeg stadium met onze leveranciers. Maar soms gaat er uiteraard wel eens iets mis. Wat betreft kleinere voorraden op het schap. Dat lossen we op door van bepaalde artikelen stuks uit te leveren naar de winkel. Leveranciers zouden hier beter op moeten inspelen bij het bepalen van de collo inhoud. Deze is nu vaak veel te groot.”

Topvijf OOS volgens TNO
1 Slechte forecasts

2 Ontbreken van voorraad- strategie die ge–koppeld is aan inkoopstrategie

3 Problemen met actie–logistiek: met name in retail

4 Het structureel er op na houden van kleinere voorraden in het schap

5 Aanvoer is gevoelig voor congestie

Negen oorzaken OOS-afstudeerproject

Het is moeilijk om de vraag te voorspellen door de variabelen die de vraag naar actieartikelen bepalen

Het is moeilijk om de vraag te voorspellen door een gebrek aan data en ervaring

Het logistieke systeem is niet flexibel

Het voorkomen van onvoorspelbare, externe factoren

Problemen bij supply chain partners

Slecht voorraadbeheer in de winkels

Slechte administratie van performance-indicatoren tijdens voorgaande actieperiodes

Onvoldoende zorg waarmee besteld wordt

Expres niet goed bestellen door negatieve verkoopmarges of angst voor overstocks

Extra voorraadje…

Dat bestellen een precies werkje is, heeft een Zweeds politiebureau in 1986 wel bewezen. Daar bestelden ze ruim twintig jaar geleden voor het eerst een keer –toiletpapier in plaats van het in de supermarkt te kopen. Helaas werd er bij het bestellen een fout gemaakt waardoor een overvloed aan toiletpapier werd geleverd. Wat was er nu misgegaan? Een medewerker van het politiebureau had in plaats van twintig rollen twintig pallets met toiletpapier besteld. Ongedaan maken van de bestelling lukte niet meer, daarvoor was het te laat.

En zodoende duurde het bijna twintig jaar voordat het politiekorps door de voorraad heen was…

Reageer op dit artikel