artikel

ERP bij wereldwijd opererende bedrijven

Supply chain Premium

Er zijn steeds meer bedrijven die internationaal opereren. Een centrale ERP-oplossing lijkt dan slim. Niet alleen bespaar je zo op IT en beheer, ook kan de toeleverketen dan wereldwijd worden geoptimaliseerd. Maar er zijn ook risico’s, zoals weerstand tegen het noodzakelijke concernbrede bedrijfsmodel. Bovendien is het moeilijker om het ERP-systeem lokaal op maat te snijden.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 25 mei 2007.

Bij ‘multinational’ dacht je vroeger meteen aan bedrijven zoals DSM, Unilever en Philips. In het globalisatie-tijdperk is dat echter achterhaald: zelfs kleine bedrijven opereren steeds internationaler. Daarbij past een centrale ERP-oplossing, met één database. Niet alleen is dat goedkoper, ook maakt zo’n centrale applicatie ‘vestigings-overschrijdende’ optimalisatie mogelijk. Een order uit Nederland hoeft immers niet per se hier te worden geproduceerd. Wellicht is het beter om productiecapaciteit of voorraden elders te benutten.

           

“Een centrale ERP-oplossing geeft je het inzicht om dergelijke beslissingen te kunnen nemen”, aldus Kees de Jongh, partner bij Deloitte. “Bovendien kun je dan gemakkelijker synergie uitbuiten, bijvoorbeeld door het opzetten van shared service centers. Een derde voordeel is dat je business veel transparanter wordt.”

           

René Stevens, principal consultant bij Capgemini, ziet nog meer baten: “De werkprocessen binnen de verschillende vestigingen worden gelijkgetrokken, zodat de werknemers gemakkelijk elkaars rol kunnen overnemen. Bovendien wordt de uitrol van een concernbreed ERP-systeem tegenwoordig vaak gebruikt als voorbereiding op acquisities.”

Bij de ontwikkeling van een centraal systeem wordt vaak gekeken naar de vestiging die een bepaald bedrijfsproces het beste op orde heeft. Die werkwijze wordt dan de manier waarop alle vestigingen voortaan gaan werken. Vaak is dat beter, maar niet altijd. Keerzijde is dat alle vestigingen zich in het keurslijf van één bedrijfsprocesmodel moeten wringen. “Soms verschilt het operationele model daarvoor te sterk per land. Dan lukt dit niet”, weet Stevens. “Ik ken een postbedrijf dat centraal de financiële modules van SAP gebruikt, maar dat de logistieke processen ondersteunt met locale ERP-applicaties.”

             

Verwarrend is dat oplossingen die niet écht centraal zijn, soms wel zo worden genoemd. Vaak is er bijvoorbeeld wel één bedrijfsprocesmodel, maar zijn er toch losse (gedistribueerde) pakketimplementaties per vestiging. Het is namelijk niet altijd even gemakkelijk om een centraal systeem te bouwen. “Bij banken of verzekeringsmaatschappijen is zo’n implementatie relatief eenvoudig, want hun operationele proces is al concernbreed”, meldt Jos Drenkelford, consultant bij LogicaCMG. “Bij uitgeverijen zie je daarentegen vaak dat alleen de financiële zaken en de logistiek centraal worden aangestuurd, het creatieve proces wordt dan lokaal ondersteund. Iets soortgelijks zie je bij productiebedrijven. Daar vindt de toewijzing van de productieorders dan centraal plaats, maar is de productieplanning een lokaal proces.”

       

Halfslachtig

De Jongh vindt dat je van tevoren heel goed moet nadenken of je het eigenlijk wel wilt, een centraal ERP-systeem. “Cruciaal is de afweging of je je business concernbreed wilt gaan aansturen.”

    

Een halfslachtige centrale oplossing blijkt soms slechter dan meerdere locale ERP-systemen. “Een multinational probeerde enkele jaren terug om meer dan tien applicaties te vervangen door een concernbrede oplossing. Ze begonnen in één land. Naarmate de implementatie vorderde, kwamen er steeds grotere verschillen tussen het toegepaste bedrijfsmodel per vestiging. Per land werd zo sterk aan de blauwdruk gesleuteld, dat de harmonisatie van de bedrijfsprocessen feitelijk is mislukt. De voordelen van het concernbrede systeem kunnen dan niet worden geplukt.”

          

Als je niet écht wilt harmoniseren, ben je volgens De Jongh daarom beter af met locale ERP-oplossingen, want die kun je beter op maat snijden per vestiging.

Drenkelford is echter minder streng: “Heb je veel vestigingen en is je bedrijfscultuur klaar voor harmonisatie, dan is een centrale ERP-oplossing eigenlijk altijd beter. De kosten voor hard- en software, licenties en het technische en functionele beheer zijn dan namelijk veel lager. Locale vestigingen denken vaak dat hun werkprocessen voor tachtig procent uniek zijn, maar feitelijk geldt dat maar voor vijf procent. Een order entry proces in Nederland is namelijk precies hetzelfde als in Finland, dat kan ik je verzekeren. Niet voor niets passen vrijwel alle bedrijven in SAP of Oracle.”

        

Common model

Een centraal ERP-systeem is alleen mogelijk als er een concernbreed bedrijfsmodel is. Grofweg zijn er twee strategieën om tot zo’n common model te komen. Vooraf overleggen tot er consensus is, of gewoon beginnen met de ERP-implementatie op één vestiging. In het laatste geval is het dan de bedoeling dat het systeem zich uitbreidt als een inktvlek, doordat steeds meer vestigingen worden aangesloten. “Aan beide methoden zitten vóór en nadelen”, vindt Drenkelford. “Bij streven naar consensus loop je het risico op einde- loze discussies. In het algemeen werkt het consensus-model beter in Amerikaanse bedrijven dan in Europese ondernemingen, want het Amerikaanse bedrijfsmodel is hiërarchischer. Is er geen duidelijk centrale organisatie, dan is de inktvlek-methode vaak beter. Ik heb dit met succes zien toegepast in een grote uitgeverij. Wel is extra aandacht nodig voor change management.”

         

Stevens is geen voorstander van het inktvleksysteem. Door het not-invented-here syndroom levert dit volgens hem onnodig veel weerstand op tegen de harmonisatie. “Het liefste zie ik dat key-users uit alle vestigingen een half jaar bijeen gaan zitten in een appartementencomplex. Dat is de beste manier om snel tot een ERP-kern te komen.”

Betrokkenheid van het topmanagement, nog wel eens een bottleneck bij een gewone ERP-implementatie, is meestal geen probleem. Bij een centrale implementatie ligt het probleem eerder bij de commitment op de werkvloer. De blauwdruk voor het ERP-systeem wordt immers op corporate niveau gemaakt, waardoor dit al snel een ver-van-mijn-bed show is. Stevens: “Op lokaal niveau moeten de mensen tijdig weten wat er op hen afkomt en wat daarvan de beweegreden is. In een vroeg stadium beginnen we daarom met roadshows.”

          

Een andere bottleneck is het standaardiseren van de master data. “Gegevens over onder meer klanten, producten en leveranciers moeten geharmoniseerd, schoon én compleet zijn”, aldus De Jongh. “Dat vergt veel voorbereiding. Daar moet je vanaf dag één al mee beginnen, liefst terwijl het oude ERP-systeem nog draait.”

“Je kunt de uitrol daarmee ook versnellen”, voegt Stevens toe. “Ga je uit van zo’n zes landen, dan moet je daarmee in ongeveer anderhalf jaar klaar kunnen zijn.” Volgens Stevens is het verstandig om te beginnen in een vestiging die al ervaring met ERP heeft. “De overgang is dan niet te groot.”

        

Uitrol

De uitrol wordt begeleid door een centraal team, met kennis van het generieke bedrijfsmodel, én een locaal team, met kennis van de eigen bedrijfsprocessen. “Dit maakt het makkelijk om lokale werkwijzen te vergelijken met de blauwdruk, daar komen dan meteen de delta”s uit.”

            

De Jongh pleit voor wat hij het watervalmodel noemt: “Bij een implementatie in land 1 lopen dan alvast mensen mee van land 2, enzovoort.”

Het centrale team heeft de be–langrijke functie van doelverdediger: Zij bewaken het naleven van de blauwdruk, beslissen wanneer afwijken daarvan is toegestaan, en verdelen daarbij het beschikbare budget over de locale projecten.

Bij centrale ERP-implementaties is de pakket-taal meestal Engels, in elk geval op business-niveau. “Op de werkvloer, en bij gegevensuitwisseling met toeleveranciers worden soms ook locale talen gebruikt”, besluit Stevens.

          

Praktijkvoorbeelden

Bij een centrale ERP-oplossing worden bedrijfsprocessen concernbreed geharmoniseerd, en daarna ondersteund met één platform. Lokaal wordt tot pakweg twintig procent ‘vestigings-specifieke’ functionaliteit toegevoegd, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke of financiële regels in een bepaald land.

‘Centraal’ is overigens een relatief begrip, soms wordt bijvoorbeeld slechts een deel van de ERP-modules zo ingezet. Ook zie je soms wel één blauwdruk, maar toch losse (gedistribueerde) ERP-applicaties, zie bijvoorbeeld de casebeschrijving Budelpack.

             

Tenslotte zijn mengvormen van het centrale en gedistribueerde model in opmars. Kleine en/of afgelegen vestigingen gebruiken dan losstaande ERP-applicaties. Bandenproducent Bridgestone gebruikt bijvoorbeeld SAP voor de bedrijfskern en Navision voor de ondersteuning van de retailactiviteiten. Sigmakalon past een soortgelijke strategie toe, zie de casebeschrijving van Sigmakalon.

 

           

GLOBALISERING ERP RUKT OP IN HET MKB

Steeds kleinere bedrijven kiezen voor een min of meer centrale ERP-oplossing. “Wij hebben nu zo’n negentien miljoen euro omzet”, vertelt Marcel Bruijns, groepscontroller bij Bowltech. “Wij zijn een groothandel in Bowling-artikelen, maar we bouwen ook complete installaties. Vijf jaar terug waren we alleen actief in Nederland, Duitsland en Engeland. Sindsdien zijn daar Frankrijk, Zweden, Denemarken en binnenkort Tsjechië en Spanje bijgekomen.”

              

Door die globalisering is er behoefte aan een centraal ERP-systeem. “De keuze is gevallen op SAP Business One. Er komt één database voor de artikel- en debiteurennummers, die wordt gekoppeld aan de ERP-systemen per vestiging. Het gaat dus om een gedistribueerde ERP-oplossing, maar alles draait wel op één server in Nederland. Dankzij de I-bolt technologie van SAP kunnen onze vestigingen bovendien in elkaars voorraad kijken. Op die manier hopen we die met twintig procent te verlagen.”

Dr. Ir. Jaap van Ede

 

Reageer op dit artikel