artikel

AP Nederland optimaliseert processen met ERP-systeem Exact

Supply chain

In 2006 stapte assemblatiebedrijf AP Nederland over op ERP-systeem Exact Globe 2003 in combinatie met Exact e-Synergy. Het nieuwe pakket maakt het mogelijk meer informatie over de bedrijfsprocessen te genereren waardoor deze beter en efficiënter worden aangestuurd.

AP Nederland optimaliseert processen met ERP-systeem Exact
Alfred Houwing

In 2006 stapte assemblatiebedrijf AP Nederland over op ERP-systeem Exact Globe 2003 in combinatie met Exact e-Synergy. Het nieuwe pakket maakt het mogelijk meer informatie over de bedrijfsprocessen te genereren waardoor deze beter en efficiënter worden aangestuurd.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam:   Leverancier/dienstverlener: 0
Plaats: Hoogezand   Onderleverancier/-dienstverlener: 0
Branche: metaal- & kunststofindustrie   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname: 01-03-2006
Productnaam: Exact Globe 2003; Exact e-Synergy  

Controller Alfred Houwing praat met veel enthousiasme over het Exact ERP-systeem dat AP Nederland begin 2006 in gebruik nam: “Er is meer structuur in onze werkwijze gekomen. Daarnaast beschikken we tegenwoordig heel snel over informatie over onze bedrijfsprocessen. Hierdoor kunnen we flexibeler opereren en snel reageren op bepaalde situaties. Ik vind dat we daardoor op tal van gebieden een kwaliteitsslag hebben gemaakt.”
Als voorbeeld van een van de verbeteringen noemt Houwing de calculatie die kan worden gemaakt van de daadwerkelijke kostprijs van een bepaalde opdracht.
De gewerkte uren zijn namelijk eenvoudig uit het systeem te halen terwijl hetzelfde geldt voor de materiaalkosten. Door al tijdens de uitvoering van de werkzaamheden een calculatie uit te voeren, kan worden gecontroleerd of de kostprijs overeenkomt met de offerte.
 
“Is sprake van een afwijking, dan kunnen we overleggen met de klant en eventueel een nieuwe prijsafspraak maken”, zegt Houwing.
“Vroeger beschikten we pas aan het einde van het boekhoudkundige jaar over dit soort cijfers en werd je soms geconfron- teerd met verrassingen die niet meer bijgestuurd konden worden. Met behulp van ons ERP-pakket kunnen we dat tegenwoordig wel.”
 
 
Vervanging
Begin 2005 was het voor AP Nederland duidelijk dat het bedrijf op zoek moest naar vervanging van het bestaande Exact voor DOS dat niet langer door de leverancier werd ondersteund.
Gekozen werd voor CSS Solutions met de pakketten Exact Globe 2003 en Exact e-Synergy. “De belangrijkste reden daarvoor was dat we al jaren bekend zijn met Exact. Het pakket is al die tijd zeer stabiel geweest. Bovendien konden we nu onze data probleemloos overzetten. Daarnaast bieden Globe en e-Synergy door hun openheid nieuwe mogelijkheden om informatie te ontsluiten, bijvoorbeeld voor medewerkers onderweg en voor klanten. Ook dat sprak ons aan”, aldus Houwing.
Globe 2003 is de database van het ERP-pakket; e-Synergy de tool waarmee allerlei soorten managementinformatie gegenereerd kunnen worden. Het pakket is geïntegreerd met Micro–- soft Officetoepassingen. Groot voordeel ten opzichte van de oude situatie is dat alle informatie in één database is opgeslagen en dat allerlei soorten infor- matie, eenvoudig, door middel van één druk op een knop, kunnen worden gegenereerd. “Vroeger moesten we daarvoor aan de slag met diverse sheets en allerlei soorten makro’s, zegt Houwing. “Het was nogal een gedoe om informatie uit de systemen te halen en soms lukte dat zelfs niet. Nu beschikken we snel over gewenste informatie.”
Ander voorbeeld van een verbeterd proces is het vastleggen van bezoekrapporten aan klanten in het ERP-systeem. Bestond er vroeger weinig overzicht over bezochte klanten en eventuele acties die moesten worden ondernomen, tegenwoordig worden alle activiteiten op dat gebied vastgelegd. Medewerkers zijn verplicht een bezoekrapport in te vullen dat wordt opgeslagen in de database. Daardoor is precies bekend wanneer een bedrijf door een bepaalde medewerker bezocht is en of er bijvoorbeeld een offerte moet worden uitgebracht en wanneer dat dan moet gebeuren. Tegelijkertijd wordt de klant gevraagd naar zijn mening over AP Nederland qua prijs, kwaliteit en dienstverlening.
“Vroeger hadden alleen bepaalde medewerkers kennis van deze informatie. Nu zijn de gegevens gestructureerd vastgelegd waardoor we er wat mee kunnen doen”, zegt Houwing. “We kunnen onszelf met deze kennis, indien nodig, verbeteren.”
 
Ook op het gebied van HRM verlopen de zaken tegenwoordig veel soepeler. Zo heeft AP te maken met seizoenspieken. Er wordt dan veel gebruikgemaakt van uitzendkrachten. Het beheer van die groep medewerkers verloopt tegenwoordig uiterst efficiënt: “Uitzendkrachten die het goed doen wil je later weer kunnen inzetten. Dat is via ons systeem goed bij te houden. We hebben van iedere medewerker een overzicht met personalia, opleidingsniveau, beoordeling en zelfs een pasfoto. Daardoor kunnen we in de volgende drukke periode weer naar de meest geschikte uitzendkrachten vragen. Ook van onze vaste medewerkers zijn de gegevens direct beschikbaar. Hebben we iemand nodig met een heftruckdiploma dan kunnen we eerst intern zoeken, alvorens een externe kracht in te huren.”
           

 

Reageer op dit artikel