artikel

Cadran herimplementeert J.D. Edwards bij Vespro

Supply chain

Projectgegevens Bedrijfsnaam: Vespro   Leverancier/dienstverlener: Cadran Consultancy Plaats:   Onderleverancier/-dienstverlener: Oracle Nederland Branche:   Bedrijfsgrootte: Bedrijfstype:   Datum ingebruikname: Productnaam: J.D. Edwards   Vespro verbetert concurrentiepositie met Oracle-JD Edwards implementatie   Vespro is businesspartner in de ontwikkeling en uitvoering van totaalconcepten en biedt klanten daartoe een breed pakket aan activiteiten. Zo verzorgt het bedrijf de […]

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Vespro   Leverancier/dienstverlener: Cadran Consultancy
Plaats:   Onderleverancier/-dienstverlener: Oracle Nederland
Branche:   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype:   Datum ingebruikname:
Productnaam: J.D. Edwards  

Vespro verbetert concurrentiepositie met Oracle-JD Edwards implementatie

 

Vespro is businesspartner in de ontwikkeling en uitvoering van totaalconcepten en biedt klanten daartoe een breed pakket aan activiteiten. Zo verzorgt het bedrijf de fullfillment van loyaliteitsprogramma’s voor zijn klanten, maar ook de merchandising, logistieke dienstverlening en e-commerce. Het bedrijf levert het totale concept: van groothandel en orderverwerking tot en met de distributie en de financiële afhandeling. Vespro is daarmee uniek in de markt. En dat is ook te zien aan de klanten van het bedrijf. Zo is Vespro al vanaf 2001 de officiële fulfillment partner van Douwe Egberts, waarvoor het onder meer de fysieke opslag, voorraadbeheer, winkelleveringen, consumentenleveringen en de Customer Service verzorgt. Daarnaast heeft Vespro het geschenkenassortiment van Air Miles onder zijn hoede. Vespro verzorgt voor deze partij de keuze en inkoop van het totale assortiment, tot de orderverwerking en bezorging en zelfs de after sales. Daarnaast verzorgt Vespro de fullfillment van Shell-zegels en de verkoop van voetbalmerchandising (via post, telefoon en websites) van een achttal eredivisie clubs waaronder Ajax, Feyenoord en PSV. Een indrukwekkende portfolio dus.

 

Voor de afhandeling van de loyaliteitsprogramma’s (spaarpunten, zegels) werkte Vespro in het verleden naar tevredenheid met JD Edwards OneWorld. Echter in 2002 werd Vespro overgenomen door de ECF-Group. Ook de bedrijven Albracht en Bakker Continental werden overgenomen, en samengevoegd met Vespro. De naam Vespro bleef behouden. Patrick Vaessen, IT-manager bij Vespro: “Er ontstond toen als het ware een nieuw bedrijf. Voorheen deden we voornamelijk loyaliteitsprogramma’s; na de overname werd daar e-commerce en merchandising aan toegevoegd. Alleen was er geen financiële ruimte voor vernieuwing, waardoor oude processen bleven bestaan. We werkten bovendien met drie verschillende softwarepakketten. Je kunt je voorstellen dat dit de nodige problemen opleverde. Bijvoorbeeld op orderniveau, doordat er geen onderlinge afstemming was tussen de systemen, en op beheerniveau, omdat er drie pakketten onderhouden moesten worden.”

 

Handmatige orderinvoer

Paul Janzen, business analyst bij Vespro: “Zo was ook één van de problemen waar we tegenaan liepen, het uitleveren van internetorders in JD Edwards. Deze orders moesten worden geprint en handmatig worden overgezet in JD Edwards. Dat is natuurlijk niet efficiënt. Bovendien ligt de foutkans met deze manier van werken erg hoog. Een ander probleem was dat creditcardbetalingen niet ondersteund werden. We kregen betalingen binnen, maar konden dan niet achterhalen bij welk order deze hoorden. Voor de administratie een tijdrovende klus om dat uit te zoeken. Daarnaast konden we klanten niet goed van dienst zijn, vanwege de beperkte functionaliteit die we te bieden hadden qua logistieke en financiële afwikkeling. We zijn daarom begin 2005 op zoek gegaan naar een nieuwe oplossing.”

 

Maatwerk

Vespro heeft in eerste instantie gekeken naar een maatwerkapplicatie, maar dat was te duur. Janzen: “Bovendien ben je dan het wiel opnieuw aan het uitvinden. Een aantal van onze processen is wel heel specifiek, zoals bijvoorbeeld de klantspecifieke afwikkeling van orders. Maar veel processen zijn standaard, zoals bijvoorbeeld die voor magazijn en inkoop. We hebben destijds meerdere pakketten bekeken, maar besloten het JD Edwards-pakket dat we hadden te upgraden met Cadran als implementatiepartner. JD Edwards EnterpriseOne sloot qua functionaliteit het beste aan op de wensen en eisen die we hadden.”

 

Daar veranderde gedurende het proces wat in. Janzen: “Wat we zagen is dat wat we wilden en wat we zouden krijgen met een gewone upgrade, te ver uit elkaar lag. We besloten daarom een streep te zetten onder de oude situatie en kozen voor een volledig nieuwe implementatie. Daarbij is het grootste deel standaard geworden. Alleen voor de verkooporderverwerking hebben we in JD Edwards maatwerk moeten toevoegen.”

 

Complex

De nieuwe omgeving moest aan een aantal wensen en eisen voldoen. Zo moest het goed aansluiten op de veranderde processen in het bedrijf en gericht zijn op zowel de loyaliteitsprogramma’s als op merchandising en e-commerce. Janzen: “Deze complexiteit wilden we in één systeem omvatten.” Daarnaast moest de oplossing onderhoudbaar zijn en zo min mogelijk maatwerk hebben. Verder was het van belang dat de database zo klein mogelijk gemaakt werd, om performanceverbetering te realiseren. In de oude situatie was de database te groot, waardoor het systeem performanceproblemen had. Ook dat probleem wilde Vespro aanpakken.

 

Gefaseerde implementatie

Juni 2005 werd het project in gang gezet. Daartoe vond eerst de uitgebreide analyse plaats van wensen en eisen ten aanzien van de nieuwe situatie. In oktober startte de inrichting en in januari 2006 zou Vespro live gaan. Janzen: “We zijn na de start van het project naar extra mogelijkheden gaan kijken, zoals bijvoorbeeld scanning. Dit was echter niet in de oorspronkelijke scope bepaald. We hebben dit dan ook bewust niet meegenomen in verband met de doorlooptijd van het project en onvoldoende beschikbaarheid van project resources.”

 

Vespro koos ervoor gefaseerd live te gaan. “De planning was in eerste instantie om in één keer live te gaan, maar het afbreukrisico was te groot. We zijn daarom zoals gepland in januari 2006 live gegaan, maar alleen met onze klant DE. In april volgden alle activiteiten rondom merchandising en in juli de loyaliteitsprogramma’s. Inmiddels is Vespro volledig over. Het oude Bakker Continental, Albracht en ECF Logistics gaan later dit jaar over”, aldus Janzen.

 

Toekomstgericht platform

Vespro heeft een aantal belangrijke voordelen weten te realiseren. Janzen: “Met de herimplementatie van JD Edwards beschikken we nu over een toekomstgericht platform. We kunnen weer denken in mogelijkheden in plaats van beperkingen. Hierdoor kunnen we onze klanten veel beter van dienst zijn en zo onze concurrentiepositie versterken. Daarnaast kunnen we nu efficiënter werken, doordat alle processen in één systeem zijn ondergebracht. Zo wordt bijvoorbeeld een internetorder automatisch verwerkt en doorgestuurd naar het magazijn, door de koppelingen met de webshops. Handwerk kunnen we nu zoveel mogelijk uitsluiten en de foutkans is tot een minimum teruggebracht.”

 

Koppelingen webshops

Janzen vervolgt: “Daarnaast zorgen de koppelingen met de webshops ervoor dat we real time gegevens kunnen uitwisselen tussen EnterpriseOne en de webshops. Hierdoor zijn ordergegevens, en de status van orders, tevens beschikbaar voor de consument. Verder is de voorraadsituatie beschikbaar, zodat artikelen automatisch van de site worden gehaald en zijn wijzigingen in het stambestand direct beschikbaar op de webshop. Verder kunnen we nu via Ideal betalingen realiseren en zijn problemen met de creditcardbetalingen nu opgelost doordat er nu een real time clearing mogelijk is. Met deze nieuwe veilige betaalmethode is Vespro in staat zijn debiteurenrisico te verlagen.”

 

En er is meer. Zo beschikt Vespro over de mogelijkheid om rapporten te maken, zodat het bedrijf inzicht heeft in de processen die lopen. Voorheen werd dat nog veelal handmatig in Excel gedaan. Nu kan dat eenvoudig met een druk op de knop. Dat scheelt veel tijd en zorgt voor accurate en up-to-date informatie. “De beperkingen van het oude systeem, zorgden ervoor dat veel mensen in de loop der tijd hun eigen oplossingen hadden gevonden voor vraagstukken. We beschikken nu weer over zoveel mogelijkheden dat we de gebruiker moeten opleiden om opnieuw met het systeem te werken. De gebruikersvriendelijkheid en de mogelijkheden zijn enorm verbeterd. Dat kunnen we gebruikers weer laten zien”, aldus Janzen.

 

Succesvol

Vespro koos voor Cadran als implementatiepartner. Janzen: “We hebben met vier partijen aan tafel gezeten, maar Cadran kwam als beste uit de bus. De kennis en ervaring van het bedrijf en de toewijding van de consultants heeft ervoor gezorgd dat we het project met succes hebben kunnen realiseren. Ook voor toekomstige ontwikkelingen blijven we met Cadran werken. Wij zijn zeer tevreden.”

 

Vespro zal zich de komende tijd richten op het verder verbeteren van processen en het live gaan van de resterende bedrijfsonderdelen. Vaessen sluit af: “We zullen onze mensen wijzen op de mogelijkheden die het nieuwe systeem biedt, want er is weer volop ruimte voor ontwikkeling. Daar profiteert zowel de gebruiker, als de klant van. Wij zijn klaar voor de toekomst.”

Reageer op dit artikel