artikel

Voorraadbeheer op afstand

Supply chain

Steeds meer bedrijven laten het beheer van hun voorraad over aan de leveranciers: vendor managed inventory. In sommige gevallen resulteert dit in een voorraadreductie van 50 procent in de logistieke keten. De inrichting van het proces heeft echter nogal wat voeten in de aarde. Op IT-gebied leidt dit soms tot houtje-touwtje constructies.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Transport&Opslag op 1 januari 2007.

Wat zou het gemakkelijk zijn als de melkboer de voorraad melk in je koelkast bijhoudt en aanvult wanneer dit nodig is. Denk je eens in. Nooit meer wachten totdat de melkboer in de straat verschijnt om dan naar buiten te rennen en je bestelling te doen. Nooit meer haasten naar de supermarkt omdat je er pas tijdens het koken achter komt dat de melk op is.

        

Dit droomscenario is een voorbeeld van vendor managed inventory (VMI): de voorraad wordt niet beheerd door de gebruiker van de voorraad, maar door de leverancier. De gebruiker heeft het voordeel dat hij zich niet meer hoeft druk te maken over voorraadhoogtes en bestelmomenten. De leverancier is beter af omdat hij zijn interne planning beter kan afstemmen op de behoefte van de gebruiker. Bovendien kan hij de voorraad aanvullen op het moment dat dat hemzelf het best uitkomt, niet op het moment waarop toevallig de gebruiker een bestelling plaatst.

        

Horizon

Voor VMI is het echter wel noodzakelijk dat de leverancier informatie ontvangt over voorraadstanden en indien mogelijk ook over het verwachte verbruik. De vraag is hoe die informatie beschikbaar wordt gesteld.

       

Lanzaam maar zeker passen steeds meer bedrijven VMI toe. Een voorbeeld is Wasco, een groothandel in verwarming en sanitair met het centrale magazijn in Twello. Nadat de voorraad radiatoren door fabrikant Brugman wordt beheerd en aangevuld, is deze uiteindelijk met 50 procent gedaald.

             

Elke dag stuurt Wasco per EDI drie bestanden uit het eigen ERP-systeem door naar Brugman: een bestand met nog openstaande inkooporders, een bestand met echte verkooporders en een bestand met de voorraadstanden. De verkooporders laten zien wanneer Wasco daadwerkelijk radiatoren moet uitleveren. De openstaande inkooporders geven de leveringen aan die Brugman al heeft ingepland, maar nog niet bij Wasco zijn gearriveerd. In feite zijn dat verkooporders van Brugman, die Wasco als inkooporders heeft overneemt. “We werken met een horizon van twee weken. Dat is de horizon waarmee Brugman werkt en waarin ze alles kunnen maken”, licht hoofd voorraadbeheer Mark Anneveld van Wasco toe.

              

In het eigen ERP-systeem heeft Wasco de artikelen die volgens VMI worden geleverd, van een VMI-label voorzien. Daardoor is het systeem in staat om voor deze artikelen automatisch de drie bestanden met informatie voor Brugman te genereren.

Aan leverancierszijde heeft Brugman een kunstgreep moeten toepassen. Om te kunnen bepalen hoe groot de aanvulorders moeten zijn, is in het ERP-systeem van Brugman een virtueel bedrijf ingericht. In dit bedrijf wordt de van Wasco afkomstige informatie over voorraadstanden ingelezen. Vervolgens berekent het ERP-systeem van Brugman op basis van deze informatie hoeveel radiatoren moeten worden geleverd aan Wasco. Deze aanvulorders worden via EDI naar het ERP-systeem van Wasco gestuurd en daar ingelezen als inkooporders. Ook komen deze aanvulorders als verkooporders weer terug in het ERP-systeem van Brugman

           

Service level agreement

De wijze waarop Brugman en Wasco het VMI-proces met software ondersteunen, is niet uniek. “Het gebeurt vaker dat toeleveranciers in hun ERP-systeem een extern magazijn aanmaken. Dat is dan het virtuele magazijn dat wordt bevoorraad”, zegt René van den Elsen, consultant van IPL.

             

De meeste systemen hanteren daarbij het min/max-principe. Als de voorraad in het virtuele magazijn onder het minimum niveau komt, wordt aangevuld tot het maximum niveau en wordt een afleveropdracht aangemaakt. Die minimale en maximale hoeveelheden moeten dan wel van tevoren zijn vastgesteld.

Er zijn systemen die het geavanceerder aanpakken en een hele reeks formules bevatten. Daarmee kan worden berekend hoe vaak en met welke hoeveelheid de voorraad moet worden aangevuld. “In die systemen is het mogelijk om zelfs een compleet service level agreement (SLA) te stoppen. In ERP-systemen komt deze functionaliteit vaker voor dan in WMS-systemen”, weet Van den Elsen.

           

In een SLA kunnen afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld de servicegraad en het voorraadniveau. Zo’n SLA is bijvoorbeeld van belang als de voorraad, die door de leverancier wordt beheerd, eigendom blijft van de afnemer. In dat geval zou de leverancier torenhoge voorraden in het magazijn van de afnemer kunnen neerleggen om aan de afgesproken servicegraad te kunnen voldoen. Wasco heeft zo’n SLA afgesloten met Brugman. “Een minimum aantal radiatoren is daarin niet opgenomen, wel een maximum aantal”, zegt Anneveld.

         

Meer eigenaren

De afnemer moet bij toepassing van VMI een beroep doen op zijn WMS of de WMS-module van het ERP-systeem. Hij moet immers niet alleen informatie doorgeven over het verwachte verbruik, maar ook over het daadwerkelijke verbruik . Het WMS moet dus de mogelijkheid bieden om de voorraadstanden rechtstreeks per EDI of langs een omweg door te sturen via het ERP-systeem. Een andere mogelijkheid is dat de voorraadstanden op een afgeschermde website worden gezet, waar een leverancier ze vanaf kan halen.

Daarnaast kan het noodzakelijk zijn dat het WMS van de afnemer ondersteuning biedt voor multiclient-magazijnen. Dat zijn magazijnen waarin goederen van meerdere eigenaren liggen. Zo’n constructie is nodig als niet alleen het beheer, maar ook het eigendom van de voorraad verschuift van afnemer naar leverancier (consignatievoorraad). “Dan zou je ook spreken van vendor owned inventory”, aldus Anneveld, die aangeeft dat bij Wasco en Brugman geen sprake is van wijziging van eigendomsverhoudingen.

      

Een bijzondere situatie doet zich voor als de leverancier voor de uitvoering van VMI een logistiek dienstverlener inschakelt. Dan zijn er twee mogelijkheden: of de leverancier bepaalt de aanvulstrategie en genereert afleveropdrachten voor de logistiek dienstverlener, of de logistiek dienstverlener bepaalt zelf de aanvulstrategie. Van den Elsen: “In dat laatste geval moet het WMS van de logistiek dienstverlener ook ondersteuning voor VMI bieden.”

       

ERP beter in VMI dan WMS

ERP-pakketten bieden meer ondersteuning voor vendor managed inventory (VMI) dan WMS-pakketten. Dit blijkt uit onderzoek van IPL Consultants en Fraunhofer IML. Deze partijen doen niet alleen onderzoek naar beide typen softwarepakketten. Niet meer dan 30 procent van de WMS-pakketten biedt de mogelijkheid om voorraadinformatie door te sturen naar leveranciers, of dat nu is via EDI of internet. Die leveranciers kunnen nog minder vertrouwen op hun WMS. Slechts 18 procent van de pakketten kan voorraadinformatie van externe partijen verwerken. Niet meer dan 15 procent kan omgaan met minimale en maximale voorraden.

 

Reageer op dit artikel