artikel

Deudekom: Met nieuw ERP, groei monitoren

Supply chain Premium

Deudekom: Met nieuw ERP, groei monitoren

Bij Deudekom gaat een ingrijpende organisatieverandering hand in hand met de invoering van een nieuw ERP-systeem. Dit bedrijfsbrede informatie- en managementsysteem geeft directeur Jan van Deudekom de managementinformatie die hij nodig heeft om decentraal te kunnen sturen.

Syntens-adviseur Ger Roessink (l) en
directeur Jan Deudekom .

Alle financiële gegevens, rendementen, bezettingsgraden en verzuimcijfers moeten ergens in het automatiseringssysteem zitten. Maar waar? Zeker bij oude ERP-systemen, die in de loop der jaren steeds verder zijn uitgedijd, blijkt het vaak lastig de juiste managementinformatie boven tafel te krijgen.

Dat probleem speelde in elk geval bij Deudekom uit Duivendrecht. Van oorsprong een verhuisbedrijf en internationaal vervoerder, is het bedrijf uitgegroeid tot een dienstverlener die groot is in speciaal vervoer en beurslogistiek. Het bedrijf heeft 40 vrachtwagens en 115 mensen op twee locaties.

Toen Jan van Deudekom onlangs het stokje overnam, legde hij topprioriteit bij vernieuwing van het ERP-systeem. “Ik wil geen directeur zijn die alle touwtjes zelf in handen houdt en heb bij mijn aantreden daarom een organisatiewijziging in gang gezet”, vertelt Van Deudekom. “Bij mijn aantreden heb ik een management team gevormd met managers die elk verantwoordelijk zijn voor een eigen stuk van de business. Maar als directeur moet ik wel kunnen beoordelen of die managers zich goed van hun taak kwijten. Daarvoor heb ik overzichtelijke rapportages nodig. Bij het oude ERP-systeem kostte het veel te veel tijd en moeite om de goede stuurinformatie eruit te krijgen.”

 

Selectie

Deudekom zocht contact met Ger Roessink van innovatienetwerk Syntens. Roessink bracht de softwareproblemen van het logistieke bedrijf in kaart. Er was sprake van een oplopend aantal storingen als gevolg van het verouderde, op DOS-gebaseerde pakket, concludeerde de adviseur. “Daarnaast viel me op dat bij Deudekom nog veel op papier gebeurde. Iedereen hield zijn eigen administratie bij. Hierdoor kon het voorkomen dat de meest actuele projectinformatie niet op het netwerk stond, maar op een A4’tje op iemands bureau lag. Ik adviseerde om te investeren in een nieuw, modern automatiseringssysteem.”

Syntens bracht Deudekom in contact met de adviestak van Transport en Logistiek Nederland (TLN), dat voor Deudekom een aantal ERP-leveranciers selecteerde. Om te zorgen voor een goed draagvlak in het bedrijf werd een projectgroep gevormd. Van Deudekom: “Onze onderneming heeft vier kernactiviteiten: verhuizingen, transport, opslag en beurslogistiek. We zochten daarom een leverancier die van al die activiteiten verstand heeft. Die bleek niet te bestaan. Omdat de verhuissoftware het hart van ons EPP-systeem vormt, kozen we de leverancier die daarmee het meeste ervaring had. Voor andere activiteiten, zoals internationaal gespecialiseerd transport, hebben we aparte maatwerkmodules laten ontwikkelen.” De verhouding tussen standaard software en maatwerk is fifty-fifty. Een bewuste keuze, zo blijkt. Van Deudekom: “In principe denkt iedere medewerker dat hij of zij maatwerk nodig heeft. Daar moet je voor oppassen want hoe meer maatwerk, hoe hoger de beheerskosten.”

Syntens begeleidde het proces, fungeerde als klankbord en stelde indien nodig kritische vragen aan de projectgroep. Ger Roessink blijkt veel vaker betrokken bij dit soort automatiseringstrajecten. “In moeilijke economische omstandigheden willen bedrijven hun bedrijfsprocessen inzichtelijk maken en zo meer slagkracht krijgen. Steeds meer logistieke dienstverleners, is mijn ervaring, schakelen over van verouderde en op DOS-gebaseerde software naar moderne pakketten.”

 

Open

De totale omschakeling naar het nieuwe ERP-pakket heeft, inclusief een organisatiewijziging, anderhalf jaar in beslag genomen en kostte alleen al in hardware en software een slordige 250.000 euro. Maar deze investering levert Deudekom veel op. In het bedrijf wordt nu geadministreerd aan de bron (afdelingen voeren zelf hun administratie). Eens per week draait de financieel manager een rapportage uit voor directeur Van Deudekom. “Daarin staan de belangrijkste kengetallen per afdeling. Ik kan nu in één oogopslag zien of afdelingen conform de prognoses presteren, of budgetten worden overschreden, wat het verzuim is, et cetera. Door deze informatie kan ik sturen op afstand, en dat was met het oude systeem niet mogelijk.”

Een ander voordeel is dat het ERP-systeem open en flexibel is. Sinds kort verzorgt Deudekom bij de RAI de op- en afbouw van beurzen. De medewerkers van Deudekom worden ter plekke uitgerust met handhelds die draadloos communiceren met het netwerk op het hoofdkantoor. Die technologie kan vrij eenvoudig aan het nieuwe ERP-systeem worden gekoppeld. Van Deudekom: “In de markten waarop wij ons richten zit veel potentie, zeker nu de economie aantrekt. We zien veel kansen en moeten er zelfs op letten dat we niet te hard groeien. Met het nieuwe ERP-systeem kan ik de groei monitoren en indien nodig beheersen.”

 

Samenwerking met Erkende Verhuizers

Innovatienetwerk Syntens richt zich in 2006 specifiek op een aantal sectoren. De logistieke sector is daarvan een zeer belangrijke. Dit betekent dat deze sector kan profiteren van kosteloos eerstelijnsadvies op het gebied van innovatie. Onlangs sloot Syntens een service level agreement met de vereniging Erkende Verhuizers (EV). Beide organisaties gaan structureel samenwerken. Syntens zal individuele en geclusterde adviestrajecten bij EV-leden gaan uitvoeren. Dit moet resulteren in 25 innovatiequickscans (een test die aantoont hoe innovatief een onderneming is en waar nog kansen liggen), 15 innovatieactieplannen (een persoonlijk stappenplan om tot innovatie te komen) en een aantal workshops over onderwerpen als ondernemerschap, innovatiestimulering en kenniscirculatie.

 

Reageer op dit artikel