artikel

Kneedbare ERP-systemen

Supply chain Premium

De belangrijkste problemen rond ERP zijn gebrekkige flexibiliteit, integratie met andere softwareapplicaties, en hoge onderhoudskosten. De introductie van de Service Oriented Architecture (SOA) belooft daar een eind aan te maken. De implementatie daarvan is ingewikkeld, maar het kan ook eenvoudiger.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 20 januari 2006.

De vijf grootste leveranciers van bedrijfsapplicaties, te weten IBM, Microsoft, Oracle, SAP en SSA, zijn het over één ding eens: De introductie van de Service Oriented Architecture (SOA) moet de belangrijkste problemen rondom de toepassing van bedrijfssoftware gaan oplossen. SOA is als concept begrijpelijk en veelbelovend, zie het kader. De techniek is echter nog lang niet uitontwikkeld, en de implementatie dreigt bijzonder ingewikkeld te gaan worden. Er zijn bovendien nog nauwelijks bedrijven die er ervaring mee hebben. Gelukkig zijn er ook andere en veel eenvoudigere strategieën dan SOA om een bedrijfsapplicaties flexibel, toegankelijk en betaalbaar te maken. Gebruikers van Axapta, Baan, Oracle, SAP en Websphere vertellen in dit artikel hoe ze dat doen.

Case 1: Axapta-gebruiker Giant Bicycle

Doe-het-zelf

Giant Bicycle produceert en verkoopt wereldwijd zo’n zes miljoen fietsen per jaar. “Wij hebben een erg flexibele ERP-oplossing. Aan Axapta kun je gemakkelijk zelf maatwerk toevoegen middels Morph X, een combinatie van Visual Basic en C++”, vertelt Jacques Timmerman, applicatiemanager Axapta bij Giant. “Bij de allereerste live-gang was Columbus IT uit Vianen betrokken. Sindsdien doen we alles zelf. We hebben alleen een contract voor het verkrijgen van upgrades. We zijn daardoor aanzienlijk goedkoper uit. In bijzondere gevallen besteden wel eens wat systeem- onderhoud uit, dus ik weet wat dat kost.”

Giant heeft vier productielocaties, die assembleren op voor- raad. In Nederland en moederland Taiwan bevindt zich één fabriek, in China twee. Daarnaast zijn er een tiental verkoopkantoren. Van daaruit begon in 2001 de uitrol van Axapta. “We startten met de implementatie in Nederland, daarna volgde de rest van Europa, de VS, Australië en Canada. Nu is Taiwan aan de beurt. De productielocaties werken nog met een eigen ERP- systeem van zo’n tien jaar oud. Ook dat moet uiteindelijk worden vervangen.”

Giant koos voor Axapta omdat dit volledig compatible is met Windows. “Het is geïntegreerd met MS Office. En dankzij de online analytical processing mogelijkheden van SQL Server kun je managementrapportages maken, met daarin gegevens van bedrijven in meerdere landen.”

De ERP-functionaliteit van Axapta is ook relatief makkelijk web-enabeld te maken. Zo wordt het systeem toegankelijk voor (software van) dealers. Die kunnen fietsen bestellen, stuklijsten raadplegen, factureren, nieuwsberichten lezen en orders geven. Sommige dealers in de VS kunnen vanuit hun retailsysteem en het webportaal orders elektronisch doorsluizen naar Giant. Dit gebeurt met behulp van XML-berichten. “Axapta wordt steeds meer gebaseerd op de DotNet-technologie van Microsoft, dus ik verwacht dat we in de toekomst in dit soort situaties ook wel web services zullen gaan inzetten. De huidige mogelijkheden van Axapta bieden ons echter al genoeg flexibiliteit. Zelfs een hele business unit toevoegen of loskoppelen lijkt me haalbaar. Voorlopig zie ik daarom niet veel meerwaarde aan een Service Oriented Architecture.”

Voor het beheren van de reserveonderdelen werd maatwerk toegevoegd, waardoor alle verkoopkantoren op papier een eigen voorraad hebben, terwijl de onderdelen toch één grote pool vormen. Giant heeft in Europa drie magazijnen die zijn uitbesteed aan logistieke dienstverleners, één in ‘s Heerenberg in Nederland, één in Polen en één in Engeland.

Case 2: Baan-gebruiker Draka

ERP met rust laten

Kabelbedrijven Draka Nederland (KDN) is een fabrikant van bekabeling voor het transport van elektriciteit, data, beeld en geluid. “In 2001 implementeerden wij een branchespecifieke variant van Baan IV”, vertelt René Hooijsma, hoofd automatisering bij

KDN.

KDN hanteert de filosofie dat het ERP-systeem, als hart van de automatisering, zo veel mogelijk met rust moet worden gelaten. “Wij hebben een onderhoudslicentie bij SSA, dus zouden we in principe qua software kostenloos kunnen migreren naar Baan SSA Ln. Toch zullen we dat niet op korte termijn gaan doen. Flexibiliteit hebben we voorlopig gezocht en gevonden door systemen om het ERP-systeem heen te bouwen.”

Alle logistieke processen worden ondersteund door Baan, en daarbij gaat het zo veel mogelijk om standaardfunctionaliteit. “Beter common practices dan best practices vinden wij. Op die manier houden we ook de onderhoudskosten binnen de perken. Is er toch maatwerk nodig, dan laten we dat door SSA ontwikkelen. Dat biedt ons de meeste garantie dat het maatwerk ook zal aansluiten op nieuwe pakket- releases.”

De Draka-holding omvat productielocaties en verkoop- kantoren in vele West-Europese landen. Op 25 procent van de vestigingen wordt SAP gebruikt, en 25 procent heeft een Baan-applicatie. “Alle Draka-divisies, dus ook KDN, zijn in principe financieel zelfstandig. Er wordt echter wel steeds meer samengewerkt op internationaal niveau.” Vroeger hoorde elk verkoopkantoor nog bij één productielocatie, maar tegenwoordig kan Draka Duitsland een productieorder aannemen, die in Nederland wordt uitgevoerd. “Daartoe hebben we software voor Enterprise Application Integration van Vitria als broker tussen onze ERP-systemen geplaatst. Een verkoper van Draka in Duitsland kan nu vanuit bijvoorbeeld SAP een inkooporder plaatsen bij ons in Nederland. Die order wordt dan via Vitria in de vorm van een XML-bericht doorgeluisd naar onze Baan-applicatie.”

De EAI-applicatie wordt ook gebruikt om klanten inzicht te geven in de voorraadstanden en in de status van hun orders. Die loggen daartoe in op een webapplicatie. Vitrea fungeert bij KDN dus als een schil om het ERP-systeem, die alle externe informatieuitwisseling afhandelt. Intern is er echter ook een schil om het ERP-systeem heen gebouwd, genaamd System Integrator Baan Draka oftewel SINBAD.

“SINBAD is een op Microsoft Access gebaseerde interface, met SQL-koppelingen naar Baan. Hierdoor kunnen we gemakkelijk managementrapportages maken en aanpassen, zonder iets aan ons ERP-systeem te veranderen.”

Case 3: Oracle-gebruiker PLD

Afstemming met de klant via XML-berichten

De PLD Groep is een dienstverlener op het gebied van e-procurement. In opdracht van bedrijven zoals Shell, Akzo Nobel Resins en Fokker koopt PLD technische (onderhouds)materialen in.

“In 2000 gingen wij live met Oracle”, vertelt Sander Lapre, directeur operationele zaken. “De implementatie werd uitgevoerd in samenwerking met QuayOne. Sindsdien doen wij echter alle pakketupgrades zelf. Maatwerk is bij ons vrijwel niet nodig. Door veel zelf te doen besparen wij op de onderhoudskosten.”

De Oracle-applicatie draait onder Linux. “Dat betekent geen extra licentiekosten, en je bent minder gevoelig voor virussen. Bovendien bleek een Linux-omgeving stabieler dan Windows, dat we overigens wel in onze kantoren gebruiken. Oracle wordt dan benaderd via een intranetbrowser.” De PLD Groep ontvangt inkooporders per fax, per mail, via hun website of via Trade-Ranger, een internethub die tegenwoordig in handen is van cc-Hubwoo. Deze marktplaats verbindt petrochemische bedrijven met hun toeleveranciers- markt. “Het formaat van de orderbestanden was steeds verschillend. Hierdoor moesten de orders toch nog met de hand worden overgetikt in Oracle”, aldus Hans Schoonen, support teamleider bij PLD. “Sinds 2004 gebruiken we een EAI-oplossing van BEA Systems, genaamd WebLogic, om orders vanuit cc-Hubwoo direct door te sluizen naar Oracle.

De PLD-groep ontvangt ook orders via een eigen elektronische catalogus. “Ook dat webportaal is gekoppeld aan Weblogic, dus ook deze orders komen nu rechtstreeks bij ons binnen in Oracle.”

Dankzij de iSupport-module van Oracle kunnen klanten nu de status van hun orders volgen, via het internet. Vroeger werd deze expediting door eigen mensen gedaan.

Case 4: Websphere-gebruiker Farm Frites

Webportaal informeert toeleveranciers

Farm Frites verwerkt in Nederland, België, Frankrijk, Polen, Egypte en Argentinië jaarlijks meer dan één miljoen ton aardappelen tot ongeveer half keer zoveel aardappelgerelateerde producten. “Ons ERP-systeem dateert van 1991, de laatste grote update voerden wij uit kort voor het millennium”, vertelt Gert Noordam, ICT manager Europa bij Farm Frites. “Een ERP-systeem moet in mijn optiek alleen die bedrijfsprocessen ondersteunen, die niet sterk veranderlijk zijn. Maatwerk kun je het beste er buiten plaatsen.”

Farm Frites ontkwam niet geheel aan maatwerk bínnen hun ERP-systeem. Dit was nodig voor het informatiebeheer rondom de testprocedures. “Aardappelen die hier binnenkomen, worden getest op elf parameters zoals het droge stofgehalte en de kleur die je krijgt als je er frites van bakt”, vervolgt Noordam.

“De telers daartoe laten inloggen op ons ERP-systeem wilden we niet. Dat zou pas het overwegen waard geweest zijn, als je daarvoor geen extra licentiekosten zou hoeven te betalen.”

Sinds 1997 gebruikt Farm Frites voor het productspecificatiebeheer Lotus Notes/Domino van IBM. Dit intranet-systeem werd destijds geïmplementeerd door Promax, dus het lag het voor de hand om hen ook om advies te vragen voor een extranet. “Zij kwamen met de suggestie om met Websphere, het EAI-pakket van IBM, een schil om ons ERP-systeem heen te bouwen.”

Farm Frites ontwierp het systeem helemaal zelf. Promax bouwde vervolgens het systeem. Op 1 april 2005 ging de applicatie live. “Telers loggen met hun persoonlijke code in, en komen dan terecht op een webpagina met allerlei informatie zoals nieuwsbrieven en adviezen rondom het gebruik van bestrijdingsmiddelen. Zij kunnen via Websphere ook per partij geleverde aardappelen de testgegevens raadplegen.”

Case 5: SAP-gebruiker VoestAlpine Railpro

Nieuw ERP-systeem

Railpro ontstond na de privatisering van de Nederlandse Spoorwegen. “Wij houden ons in tegenstelling tot Prorail niet bezig met spoorwegbeheer, maar met toelevering”, verklaart Ted van den Berg, manager informatie & organisatie bij RailPro. “Drie jaar geleden werden we overgenomen door de Oostenrijkse staalproducent Voest- Alpine. Toen waren we vooral een groothandel, maar daarna hebben we onze portfolio uitgebreid met allerhande dienst- verlenende activiteiten. We kunnen nu ook materialen naar een bouwplaats brengen, of delen van spoorweginstallaties pre-assembleren of ontwerpen. En we kunnen zelfs het projectmanagement en de ketenregie op ons nemen.”

De organisatiestructuur van VoestAlpine Railpro ging op de schop. “Om een goed bedrijfsmodel te krijgen, hebben we zoveel mogelijk beschikbare kennis gebruikt. Deloitte ontwikkel- de met ons een nieuw bedrijfs- procesmodel. Daarna hebben we bekeken welk ERP-systeem daar het beste bij aansloot: SAP, Axapta, iSCALA of IFS. Een branchespecifieke variant van SAP-all- in-one bleek de beste.”

Die oplossing, Prodin-5, werd tussen september 2004 en april 2005 geïmplementeerd door Inter Access.

“De markt vraagt om steeds nieuwe bedrijfsactiviteiten, terwijl je binnen je bedrijf juist zo veel mogelijk rust wilt”, besluit Van den Berg. “Daar zit een zekere frictie tussen. Je moet naar een compromis zoeken. Heldere afspraken maken met onze klanten is ons doel, en die volgens plan nakomen. Daarom hoeft ons ERP-systeem niet erg flexibel te zijn. Bovendien biedt SAP mogelijkheden om de IT-ondersteuning van bedrijfsprocessen aan te passen, zonder maatwerk toe te voegen. Zo hebben we bijvoorbeeld een webcatalogus opgezet. Het beheer van SAP is uitbesteed aan Deliver IT-Services en Perfect for People.”

SOA : waarom productiebedrijven aarzelen

ERP-systemen zorgden voor efficiency, maar kunnen slechts moeizaam inspelen op veranderingen. Dat is zeker het geval als daarbij integratie met andere softwareapplicaties (bijvoorbeeld bij nieuwe businesspartners) een rol speelt. Probleem drie rond ERP hangt daarmee samen: hoge kosten voor het onderhoud.

SOA moet een oplossing bieden. Die term roept in Nederland weinig positieve associaties op, maar in ICT-land staat SOA voor Service Oriented Architecture. Dit is de beoogde opvolger van de client-server architectuur. De kerngedachte achter SOA is, dat de ICT-ondersteuning van bedrijfsprocessen voortaan niet wordt geregeld binnen softwareapplicaties, maar dat die processen worden ontworpen en onderhouden op een overkoepelend niveau daarboven: het Business Process Platform (BPP). Dit (grafische) platform omvat zelf geen uitvoerende functionaliteit, maar gebruikt op afroep de functies van andere applicaties die ‘in dienst’ van het BPP staan. Dit verklaart meteen de term service architectuur.

Om applicaties zoals ERP-systemen toegankelijk te maken vanaf een BPP, is het nodig om de functionaliteit daarvan te ontsluiten via web services. Die vormen tezamen vervolgens een service repository, een soort catalogus van diensten. Die diensten hoeven zich niet per se binnen de eigen bedrijfsmuren te bevinden, het is ook mogelijk om web services van business partners aan te roepen via het internet.

In de dienstensector is SOA redelijk “hot”, maar er zijn nauwelijks productiebedrijven die verder zijn met SOA dan het uitvoeren van een beperkte pilot. Productie- bedrijven zijn terughoudend met de invoering: De techniek achter SOA is relatief eenvoudig te begrijpen, maar de implementatie is complex. Een tweede probleem rond SOA is het change management. Kunnen de gebruikers wel overweg met de sterk wisselende softwareondersteuning? En ten derde: hoe moet je alle uitzonderingssituaties uittesten, die een zelfgebouwd geautomatiseerd bedrijfsproces zouden kunnen laten vastlopen?

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede, JVE Communicatie (www.jvec.nl)

 

Meer informatie vindt u ook op www.procesverbeteren.nl

 

Reageer op dit artikel