artikel

De wedergeboorte van ERP als webdienst

Supply chain

Jarenlang werd er vooral veel gepraat over de mogelijkheid van ERP via het web. In de praktijk gebeurde er niet zo veel. Nu is het eerder andersom. Er wordt een stuk minder gepraat, maar des te meer gedaan. Onder de oppervlakte wordt koortsachtig gewerkt aan de lancering van nieuwe online producten. ERP gaat nu echt het web op. Het hele landschap van de business software kantelt.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 20 januari 2006.

Zomer en nazomer 2005 was al voelbaar dat er iets broeide. De eerste officiële bevestiging kwam in de herfst. Toen maakte KPN tijdens een persmeeting zijn ambitie wereldkundig om bedrijfssoftware te gaan aanbieden via internet.

Geplande start: voorjaar 2006. Details van die software, die KPN op het oog heeft en van de bij dit project betrokken partners werden nog niet officieel bekendgemaakt, maar in de wandelgangen werd niet ontkend dat het om Oracle en Microsoft ging. KPN als ASP. Daar moet een mens toch even van bijkomen. Het is een krachtige aanwijzing dat er grote veranderingen op komst zijn.

Online Dynamics

Microsoft bereidt inmiddels zijn eigen ASP-offensief voor. In het najaar werden partners, die gespecialiseerd zijn in hosting van software via het web, op de hoogte gesteld van Microsofts voornemen om in het eerste kwartaal van 2006 alle bedrijfsapplicaties online toegankelijk te hebben.

Het betreft hier alle applicaties, die sinds 1 december 2005 de overkoepelende merknaam Microsoft Dynamics dragen (Navision, Axapta, MS CRM, Great Plains en Solomon). Er wordt nu hard gewerkt om ze geschikt te maken voor verhuur via het web.

Microsoft in ASP. Ook dat is even wennen. Oracle-partners doen al wat langer -over een breed terrein- aan software on demand. En zo kantelt het hele landschap van de bedrijfsapplicaties in een paar maanden tijd richting web.

Reden voor Logistiek om het oor te luister te leggen bij drie deskundigen. We vroegen ze hoe ze de huidige ontwikkelingen beoordelen, of online ERP wel voor ieder bedrijf geschikt is, of deze nieuwe mogelijkheid goedkoper is en hoe ze de toekomst- mogelijkheden van deze software inschatten.

Sjef Mulders, directeur van IT-dienstverlener CSS Solutions is voorzichtig. “Het is nog te vroeg om van een keerpunt te spreken. Dat dachten we drie jaar geleden ook, en al die tijd is online ERP keurig boven de markt blijven hangen, zonder echt door te breken. Maar het momentum is nu wel beter. Er is meer vertrouwen in de veiligheid van systemen, die elders draaien, en ook aan het concept van leasing van software begint men gewend te raken. De opkomst van online boekhouden heeft daar zeker aan bijgedragen.”

Terughoudendheid

Niet alleen onzekerheid over de veiligheid was in het verleden een groot struikelblok,zo schetst Mulders. “Ook de terughoudendheid van de grote ERP-software- leveranciers speelde een rol. Zij hielden lang vast aan hun traditionele licentiemodel en maakten lange tijd weinig haast met het geschikt maken van hun software voor het web.”

Mulders ziet wel krachtige signalen dat de zaken nu veranderen. “Als er één groot ERP-schaap over de deze dam is, dan volgen er snel méér. Dan is er geen ontkomen meer aan. En die eerste pakt meteen een flink stuk van de markt, geloof dat maar.”

Mulders vindt niet dat ERP op ASP-basis voor bepaalde branches of bedrijfsprocessen zou moeten worden ontraden. “Het kan in elk bedrijf worden toegepast, groot of klein en ongeacht branche of het soort bedrijfsprocessen en bedrijfsomvang. Of bedrijven er ook voor kiezen heeft met emotionaliteit te maken. Je moet er vertrouwen in hebben. Daarnaast moet je ook wel een beetje vooruitstrevend denken.”

Mulders is van mening dat bedrijven, die het inzetten van software als onderdeel van hun bedrijfsstrategie zien eerder geneigd zullen zijn online ERP in te zetten dan bedrijven, die software voornamelijk als kostenfactor zien. “IT is een middel om de winstgevendheid te vergroten, hetzij door toename van de opbrengsten, hetzij door verlaging van de kosten. De goede vraag is dus hoe je de software terugverdient en niet hoeveel die kost. ”ERP via het web zal ‘uiteindelijk’ wel goedkoper blijken, oordeelt hij.” Een groot voordeel ervan is dat je altijd over de nieuwste functionaliteit beschikt. Je bent als het ware tot in lengte van dagen klaar. Dat scheelt de nodige onderhoudswerkzaamheden en migraties. Wel krijg je na een aantal jaren mogelijk een heel nieuwe fenomeen: migreren van het ene online platform naar het andere. Ik ben wel benieuwd hoe zoiets er uit zal zien.”

Mulders gelooft niet in een gedeeltelijke doorbraak van online ERP. “Dit wordt ofwel significant, en dan moet je binnen een periode van vijf jaar aan 50% of 60% van alle bedrijfssoftware denken, of het wordt niks. Ik neig naar significant. De techniek is al heel ver, de acceptatie neemt toe en bij het aantreden van de nieuwe generatie gaat het conservatieve denken er wel af. ASP zet de ERP-markt in elk geval flink in beweging..”

Berry Clemens, algemeen directeur van IT-dienstverlener Publicsoft, weet wat het is om tegen de stroom op te roeien. In oktober 2002, pal na de dotcom crash, begon hij met het aanbieden van Oracle’s e-business software op huurbasis. “Iedereen verklaarde ons voor gek, maar we zijn er lekker eigenwijs mee doorgegaan en inmiddels begint de hele wereld dit te doen.”

Publicsoft krijgt momenteel de stroom mee en noteert niet alleen nieuwe klanten, maar ook nieuwe concurrenten, waaronder traditionele aanbieders van ERP-software.

Duidelijke omslag

Volgens Clemens tekent er zich een duidelijke omslag af: “ASP is op zichzelf natuurlijk niet nieuw. Het uitbesteden van salarisadministraties gebeurt al een jaar of vijftien. Gaandeweg zijn daar diensten bij gekomen, zoals online boekhouden. De beperking daarvan is dat het allemaal opzichzelfstaande oplossingen zijn. Daarom is het zo goed dat er nu geïntegreerde oplossingen op ASP-basis worden aangeboden. Behalve Oracle gaan ook Microsoft en zijn partners Microsoft bedrijfsapplicaties online aanbieden en SAP doet hetzelfde met mySAP CRM. Daardoor gaan we een nieuwe fase in.”

De oplossingen van Publicsoft zijn niet zo geschikt voor kleine bedrijven, vertelt Clemens. “We richten ons op het grotere mkb en op de middenmarkt. Dat zijn bedrijven vanaf 25 tot ongeveer vijfhonderd medewerkers. Kleinere bedrijven kunnen vaak nog wel aardig uit de voeten met niet-geïntegreerde oplossingen.”

Op de vraag of online ERP goedkoper is dan locaal geïnstalleerde software reageert hij met een stellig ‘ja’. “Dat komt door het verschil in schaalgrootte. Met ASP heb je een schaalvoordeel op drie fornten: de licenties, de implementatie en het beheer. Vooral dat laatste tikt stevig door. want de onderhoudskosten bedragen gemiddeld zo’n tweederde van de totale kosten. Dat zijn kosten voor upgrades, patches, hardware en personeel. Met ASP vindt het onderhoud centraal plaats en daardoor een stuk efficiënter.”

“Bovendien zal in de meeste gevallen ook de implementatie sneller verlopen,” concludeert Clemens. “Het is een voorgebouwde, gestandaardiseerde omgeving, die je in gebruik neemt. Die is sneller beschikbaar en sneller ingericht. Diezelfde standaardisatie betekent dat ook training en acceptatie vlotter kunnen verlopen.”

Clemens schat dat over vijf jaar een kwart tot een derde van alle ERP-applicaties op ASP-basis zal worden afgenomen. “Dat verschilt per land. Nederland is nogal conservatief in dit opzicht. Daarom blijf ik met mijn schatting maar aan de voorzichtige kant.”

Marco Stein en Jan Kanon, de twee directeuren van ITurnITy Information Group, lanceerden hun online ERP-oplossing eVisie Business Portals op de CeBIt in 2002, maar de respons viel aanvankelijk tegen. Zij besloten daarom de oceaan over te steken en hun geluk in Canada en de VS te beproeven. Daar kregen zij met hun innovatieve dienst wèl voet aan de grond.

“In 2002 waren ondernemers in ons land nog erg huiverig om bedrijfsgegevens ergens anders neer te zetten,” blikt Marco Stein terug. “Daar zie je nu een kentering in optreden. Accountants bieden zelfs gratis online boekhoudsoftware aan. Hun klanten geven daar hun data in. En die staan dan toch echt niet meer in hun eigen huis.”

Daarom waagt Stein nu een tweede offensief. Hij ziet nieuwe mogelijkheden, waarbij online ERP door branchekoepels wordt aangeboden. Zo ontstaat een franchisemodel, waarbij koepels als verhuurder optreden. ITurnITy boekte in dit opzicht al enig succes bij de Metaalunie. De branchegroep ROMAZO van zonweringleveranciers beveelt de software inmiddels warm aan bij zijn leden.

Variant

ITurnITy biedt naast deze online oplossing ook een Windows-variant, die lokaal geïnstalleerd wordt. “Dat geeft klanten een groeimogelijkheid: eerst in eigen huis en later wellicht online.” Alle bedrijven kunnen de online software gebruiken, verzekert Stein, groot of klein maakt niet uit.”Er zijn geen contra-indicaties.”

Online ERP-software is vooral veel goedkoper als meer bedrijven gebruik maken van dezelfde database, legt hij uit. “Bij shared ASP zijn de gegevens logisch gescheiden, maar niet fysiek. Dedicated ASP kan ook, dan zetten we de software en de transacties op een aparte server, maar dat is duurder, omdat je dan niet van gemeenschappelijke bronnen gebruik maakt.”

IT-dienstverleners hoeven niet bang te zijn dat ze nu brodeloos worden, aldus Stein. “Hun werk verplaatst zich naar een ander terrein. Het eenvoudiger werk, zoals implementeren en inregelen kunnen de klanten zelf met onze online software. Daarna hebben ze naar het systeem geen omkijken meer. Waar je vroeger zo druk mee was, zoals service packs installeren en migraties naar de zoveelste versie, dat is allemaal history met een ASP-oplossing. Daar hebben be- drijven geen zware IT-afdelingen en dure consultants meer voor nodig. Dat doen wij wel voor ze. Consultants zijn wel nodig om te helpen de gegevens uit de systemen te analyseren. En dat is precies waar het met ERP altijd om te doen geweest is: analyse van al die gegevens. De aandacht kan nu verschuiven naar what if analyses en andere business intelligence aspecten. Zo haal je de volle waarde uit je systeem.”

Stein ziet de toekomst optimistisch in. Over vijf jaar zal dertig tot 35 procent van de bedrijven online ERP-software gebruiken, zo schat hij.

ASP is niet nieuw

  • ERP op ASP-basis bestaat al veel langer, maar dan als een vorm van uitbesteden. Het ERP-systeem draait dan niet meer in eigen huis, maar wordt door een IT-dienstverlener (in dit geval een Application Service Provider) ‘gehost’ en onderhouden. Met een ingewikkeld woord wordt dit ook wel dedicated hosting genoemd.
  • Het voordeel: het bedrijf heeft geen omkijken meer naar het onderhoud van het systeem en kan met minder IT-personeel toe. Alleen worden in dit model wel de traditionele licenties betaald. Direct aan de leverancier van de software, dan wel indirect aan de ASP-dienstverlener. En uiteraard moet ook de ASP-dienstverlener worden betaald voor hosting, onderhoud en service. Goedkoper wordt het er zo meestal niet op, wel makkelijker.
  • ERP kan ook worden aangeboden via een gedeeld platform, waarop meerdere ‘huurders’ zijn aangesloten (shared hosting). Het traditionele licentiemodel past hier niet meer. Er wordt afgerekend met een bedrag per gebruiker per maand. Dat is overzichtelijk en in de meeste gevallen ook een stuk goedkoper.
  • Dit shared ASP is de laatste tijd in opkomst. Voor kleine ondernemingen is dit een geweldige ontwikkeling, want software die altijd volledig buiten bereik bleef (want zwaar, lang, duur en moeilijk) komt zo via de browser beschikbaar. Maar ook grote ondernemingen biedt dit nieuwe kansen. Bijvoorbeeld door bepaalde business units van een ander ‘merk’ ERP te voorzien. Of voor pilots tijdens selectietrajecten. Ook kan er met online software een parallel traject worden ingezet tot het moment waarop alles helemaal goed is opgetuigd en ingeregeld. De Amerikanen noemen deze invoegtruc een on-ramp implementatie.

 

Reageer op dit artikel