artikel

Productconfigurator integreert verkoop met backoffice

Supply chain

Veel ERP-pakketten bevatten een productconfigurator waarmee verkopers producten definiëren en de software de materiaallijst, bewerkingen en kostprijs berekent. Een slimme configurator kan ook nog producten uit de webwinkel aan klanten verkopen en tegelijk de backoffice aansturen.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 maart 2001.

Een auto via internet bestellen: model kiezen, opties aanvinken, en voila: een prijs en afleverdatum. Tegelijkertijd krijgt de productieafdeling de order met een artikelnummer, een stuklijst, en het bewerkingsplan. Het is nu misschien nog toekomstmuziek, maar koppeling van gewone verkoop met de backoffice is wel degelijk mogelijk met een productconfigurator.

        

Het gebruik van een productconfigurator is vooral zinvol in een omgeving waar klantwensen de specificaties bepalen. Het selectieproces wordt dan in een rekenkundig model vervat. Dit productmodel beschrijft alle mogelijke uitvoeringen en varianten van een product. Via een vraag- en antwoordspel, waarbij wordt gevraagd naar de gewenste producteigenschappen (kleur auto) en eventuele opties (schuifdak) kan een verkoper een product specificeren. De software zorgt er voor dat technisch onmogelijke producten (diesel met GTI) en onvolledige definities (type motor niet bekend) worden uitgesloten. Na een volledige selectie zijn de te gebruiken materialen en bewerkingen direct bekend, zodat er een kostprijs kan worden berekend.

         

Een belangrijk voordeel van het gebruik van een productconfigurator is dat het verkoopproces wordt geïntegreerd met het Enterprise Resource Planning-systeem. Voordat een order wordt aangenomen is communicatie met de backoffice (ERP) zinvol, zodat een haalbare leverdatum wordt afgegeven. Daarna kan de order, samen met de door de productconfigurator gegenereerde materiaallijst, direct worden doorgesluisd naar het ERP-systeem.

       

Een bedrijf dat al enige jaren ervaring heeft met het gebruik van een productconfigurator is Larson Juhl. In de herfst van 1999 implementeerde deze producent van schilderijlijsten het ERP-pakket Navision. Arco Bijsterveld, European IT manager van Larson-Juhl: ‘Navision-partner Foqus-ICT heeft er toen als maatwerk een productconfigurator bij ontworpen. Deze productconfigurator heeft inmiddels een licentie als officiële add-on van Navision en dus een standaard ERP-module geworden’

            

Assemblage

Larson Juhl kan een eindeloos aantal verschillende lijsten assembleren, uitgaande van zo’n tweeduizend lijstmaterialen, vijfhonderd soorten passe-partouts en twintig soorten glas. Het bedrijf levert niet rechtstreeks aan de consument; de detailhandel doet de bestellingen. Voor het invoeren van die orders in Navision gebruikt Larson Juhl de productconfigurator. Via het beantwoorden van zo’n vijftien computervragen wordt een product volledig gedefinieerd. Daarna krijgt het een artikelnummer, stuklijst, bewerkingsplan en een kostprijs.

         

De lijstenfabrikant moet de schilderijlijsten binnen enkele dagen afleveren bij de detaillist, de tijdswinst die de productconfigurator bij het invoeren van de bestellingen oplevert is daarom zeer welkom. Bijsterveld: ‘De orderacceptatie zou nog efficiënter zijn als de detaillisten zélf onze productconfigurator zouden gebruiken. Technisch is dit niet zo moeilijk, want de configurator is geschreven in Html en kan dus eenvoudig op internet worden gezet. Een groter probleem is het traditionele karakter van de schilderijbranche, veel detaillisten hebben niet eens een computer.’ Niettemin zal nog dit jaar een pilot-project voor internetgebruik worden gestart, want de potentiële baten liegen er niet om. ‘Op dit moment overleggen de detaillisten regelmatig met Larson Juhl. Ze willen dan weten of iets kan en wat dat kost. Gebruik van de productconfigurator maakt dit overleg overbodig’, aldus Bijsterveld. Ook voor de detaillist is dit aantrekkelijk. De dikke ordners voor het berekenen van de kostprijzen kunnen dan in de kast blijven staan. Wel zullen de detaillisten een gedegen opleiding moeten krijgen voordat ze met de productconfigurator aan de slag kunnen.

       

Het feit dat zo’n opleiding nodig is, illustreert fraai dat een productconfigurator nog lang niet klaar is om er de consument via het internet rechtstreeks op los te laten. Dit geldt niet alleen voor de productconfigurator van Navision, maar voor het grootste deel van de huidige generatie configuratoren in ERP-pakketten.

       

Productconfigurator voor e-business

B2B e-commerce met een aantal vaste partners die na een opleiding bekend zijn met de werking van een specifieke productconfigurator blijkt wél goed realiseerbaar. Larson Juhl’s plannen sluiten daar goed op aan. B2C e-commerce is echter een heel ander type verkoop, het gebruik van de productconfigurator daarbij is meestal nog een stap te ver.

Er zijn weinig voorbeelden van bedrijven die hun productconfigurator op het internet gebruiken, en waarbij hun webwinkel direct is gekoppeld aan hun ERP-systeem. Rob Geilleit, senior adviseur bij IPL Consultants, legt uit waarom: ‘Het gebruik van een productconfigurator door een consument op het internet vraagt om een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface. De productconfiguratoren die bij ERP-pakketten worden geleverd liggen dicht tegen het hart van ERP aan. Ze zijn er op gericht om zo snel mogelijk een materiaallijst te genereren. De vragen die zo’n productconfigurator stelt zijn daarom te technisch van aard om door een consument te worden begrepen.’

          

Aan de productconfiguratoren zal daarom intelligentie moeten worden toegevoegd die de vertaalslag maakt tussen voor de consument interessante, commercieel getinte vragen – wilt u een multimedia-pc? – en technische details die nodig zijn om een product exact te laten definiëren door verkoopmedewerkers van de buitendienst – muziekkaart merk X erin?, cd-romspeler toevoegen?.

       

Grote ERP-spelers

Marcel Döpp, consultant bij Pricewaterhousecoopers, onderschrijft dit: ‘productconfigurator-modules in ERP-pakketten zijn vooral geschikt voor verkoopafdelingen van assemble-to-order producerende bedrijven. De kennis over de producten die worden verkocht zit nog maar ten dele in de productconfigurator-software, een groot deel moet worden aangevuld door gebruiker, die dus een ervaren verkoper moet zijn. Dit bemoeilijkt de toepassing van een productconfigurator in een webwinkel. Een koppeling tussen een internetsite met een productconfigurator en ERP vind je momenteel nog slechts bij enkele grote bedrijven zoals Cisco Systems en Dell Computers. Die gebruiken echter geen ERP-module voor hun internetsite, maar maatwerk of best-of-breed-software.’ Deze best-of-breedpakketten bevatten intelligente productconfiguratoren, die bij het definiëren van een product rekening houden met de eindkenmerken (een hoog gebouw vraagt om een steviger constructie van de kozijnen). Bovendien kan deze software vaker de moeilijkst te configureren producten aan, die van het type engineer-to-order. Döpp vermoedt dat naast de best-of-breedspelers de multinationale ERP-leveranciers Oracle, SAP en Invensys (Baan) het verst zijn in het integreren van productconfigurator, webwinkel, ERP en Customer Relationship Management.

       

Rob DeSisto, vice-president CRM bij analistenbureau Gartner Group, durft wat dit betreft alleen zijn hand in het vuur te steken voor Oracle: ‘Dit bedrijf kocht twee jaar geleden het best-of-breedpakket Concentra, vandaar. De productconfiguratormodules in de rest van de ERP-pakketten schieten mijns inziens nog te kort qua configuratiemogelijkheden en gebruiksgemak, en zijn bovendien relatief moeilijk te onderhouden.’

        

Product én prijs

Gartner spreekt overigens liever van een sales configuration-systeem dan van een productconfigurator. ‘Die term is breder. Naast productconfiguratie vinden wij prijsconfiguratie ook belangrijk, waarbij klantspecifieke parameters worden gebruikt bij het vaststellen van de prijzen, zoals promotie- en kortingsacties of raamcontracten’, vervolgt DeSisto. Een sales configuration-systeem raakt niet alleen aan ERP, het heeft ook veel van doen met CRM. Zo kan het nuttig zijn als informatie over eerder bestelde producten kan worden opgeroepen en hergebruikt.

         

Het ondersteunen van zowel product- als prijsconfiguratie is één van de eigenschappen die een sales configuration-systeem moet hebben om als leader in het ‘magische kwadrant’ te belanden, waarmee Gartner deze regelmatig in kaart brengt. ‘Verder moet het pakket verschillende typen verkoopkanalen ondersteunen zoals een buitendienst, belcentra en een webwinkel.’ De opmerking van Rob Geilleit, dat de productconfigurator-modules in ERP met dit laatste moeite hebben, geldt niet voor de best-of-breedpakketten, vindt DeSisto. Duidelijke leaders zijn er echter niet in Gartner’s sales configuration-kwadrant voor medio 2000. Met uitzondering van Oracle blijken de interessantste leveranciers allemaal best-of-breed. Namen als Trilogy, Siebel, Firepond, Calico en Selectica springen eruit.

      

Een nadeel van het gebruik van best-of-breed software is wel de grote hoeveelheid tijd en kosten die het maken van een goede interface naar het ERP-systeem vergt.

       

Visualisatie

‘Een belangrijk argument om ondanks deze integratieproblemen toch voor best-of-breed te kiezen, is dat dit type software relatief veel visualisatiemogelijkheden biedt’, vindt Geilleit. ‘Dat is niet alleen belangrijk als je de productconfigurator op het internet wilt gebruiken. Bij sommige producten zoals koelkasten is het sowieso nuttig als je het eindresultaat van het configuratieproces kunt zien. Ter controle krijg je dan een afbeelding van het product op het beeldscherm.’

     

Voor Minkels Products, een bedrijf dat metalen behuizingen voor elektronische (computer)systemen vervaardigt, was de mogelijkheid tot driedimensionale visualisatie zelfs het belangrijkste knock-outcriterium bij de selectie van een productconfigurator. Sinds april vorig jaar gebruikt Minkels het pakket van softwareleverancier Sofon, een ‘losse’ productconfigurator die werd geïntegreerd met het ERP-pakket MFG/PRO. Minkels Products en koelmeubelfabrikant Fri-Jado waren de eerste twee bedrijven waarbij zo’n koppeling werd gerealiseerd. Inmiddels wordt de interface Sofon-MFG/PRO standaard aangeboden.

          

Erwin Born, manager ICT bij Minkels Products, licht hun keuze voor Sofon toe: ‘De productconfigurator van MFG/PRO zelf bood ons te weinig mogelijkheden. Visualisatie was onmogelijk, en er konden binnen het productmodel onvoldoende in- en uitsluitingscriteria worden gebruikt.’

       

Een product zoals een behuizing voor servers is ingewikkelder dan het lijkt. Het productmodel dat de ‘intelligentie’ van de productconfigurator vormt, omvat meer dan tweeduizend beslissingsregels. Die bepalen wat er wel en niet kan binnen één rack. ‘Bij het implementeren van de configurator was het daarom uitermate belangrijk om van tevoren goed na te denken over ons productmodel.’ Geilleit van IPL Consultants voegt hieraan toe: ‘De relatie tussen de vragen die de productconfigurator aan de gebruiker stelt en de structuur van de stuklijst in ERP is belangrijk. Als het goed is heeft de stuklijst in ERP een boomstructuur, met vertakkingen die een eenduidige relatie hebben met de beslissingsmomenten bij het gebruik van de productconfigurator. Soms is het daarom nodig om bij een productconfigurator-implementatie de stuklijststructuur in ERP te wijzigen.’

           

Bij Minkels Products zijn ze inmiddels al toe aan hun derde productmodel binnen de productconfigurator. ‘Dit model moet zo eenvoudig worden dat onze klanten, dit zijn de distributeurs van de netwerkkasten, er zelf mee om kunnen gaan. Wij willen dit onder meer realiseren door helpfuncties in de productconfigurator in te bouwen. Daarna zullen we onze productconfigurator via internet aan een deel van onze vaste klanten ter beschikking stellen’, verklaart Born. Net als bij Larson Juhl evolueert het gebruik van de productconfigurator bij Minkels Products dus van sales naar B2B e-commerce.

       

Product

Een voorbeeld van een webwinkel voor B2C e-commerce met daarin geïntegreerd een productconfigurator wordt aangedragen door Freek Lemmers, senior consultant CRM bij SAP Nederland. Het bekende product Mysap.com omvat niet alleen een ERP-deel, maar heeft ook een CRM-gedeelte. Beide delen bezitten een eigen productconfigurator met respectievelijk typisch ERP- en CRM-achtige functies. De twee configuratoren maken wel gebruik van één en hetzelfde productmodel.

        

De productconfigurator in het ERP-gedeelte is de traditionele configurator. De vragenlijsten van deze productconfigurator zijn in vergelijking met die in de CRM-productconfigurator technischer van aard. Ze zijn toegesneden op ervaren gebruikers zoals verkopers. De CRM-productconfigurator biedt daarentegen meer visuele mogelijkheden. Deze is primair bedoeld voor gebruik door derden; bedrijven en consumenten die via internet bestellingen doen.

     

Lemmers: ‘Onze CRM-productconfigurator wordt sinds 1999 gebruikt door Hewlett-Packard. Op hun internetsite www.hpshopping.com kunnen klanten computers naar wens samenstellen. Op een andere site kunnen resellers, gebruik makend van dezelfde productconfigurator, producten assembleren. Omdat deze resellers eerst moeten inloggen, kunnen klantspecifieke afspraken meegenomen worden in de aanbiedingen. De productconfiguratormodule berekent daarbij zélf de prijzen, dus zonder het ERP-deel te raadplegen. Wel worden de prijslijsten regelmatig vanuit ERP ververst. In het geval van Hewlett-Packard worden vaste levertijden gehanteerd. Het is technisch echter zeer wel mogelijk het ERP-systeem eerst de afleverdata te laten berekenen, en die daarna via de productconfigurator aan de klant of de reseller te tonen.’

           

Een sterk punt in de oplossing van SAP is de integratie van hun productconfiguratoren met zowel ERP als CRM. Hierdoor is het mogelijk dat voor vaste (bedrijfs)klanten gereduceerde productprijzen worden gehanteerd. Bovendien kan het systeem registreren of er veel vraag is naar ‘onmogelijke’ productconfiguraties. Is dat het geval, dan zou je kunnen overwegen om die in het standaardproductenpakket op te nemen.

          

Pakketselectie

‘Voor bedrijven die de aanschaf van een productconfigurator overwegen is het belangrijk dat ze eerst in kaart brengen welke behoeften zij hebben op het gebied van product- en prijsconfiguratie’, stelt DeSisto van Gartner. ‘Verder raad ik altijd aan om een leverancier te laten demonstreren hoe het pakket bedrijfsregels weergeeft. Ook is het zinvol om de software in actie te zien in alle omgevingen waar die zal worden gebruikt, denk aan stand-alone, Client/Server en internettoepassingen. Ieder verkoopkanaal vraagt immers om een ander type ondersteuning.’

             

Zeker voor bedrijven die het gebruik van een productconfigurator voor B2C e-commerce overwegen is het belangrijk te letten op de flexibiliteit, de visualisatiemogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid. In deze tijd van schaarste aan IT-medewerkers is het sowieso nuttig als iemand zonder uitgebreide training met een productconfigurator kan werken. ‘Verder is het beheeraspect van belang, vooral als je productenassortiment regelmatig wijzigt’, benadrukt Ruud Werker, consultant ERP bij Cap Gemini. ‘De beslissingsregels in het productmodel moeten eenvoudig kunnen worden gewijzigd.’

           

Ondanks de kanttekeningen van Gartner kan een productconfigurator voor kostenbesparingen en efficiency zorgen. Klanten zorgen immers zelf voor de productdefinitie en de orderinvoer, zodat klantspecifieke verkoop via een webwinkel ook mogelijk is. Essentiële informatie, orderinvoer en koppeling naar de productie, wordt direct in het ERP-systeem opgenomen. Internetverkoop kan zo voor kostenbesparingen en werkverschuiving zorgen. De eerste Nederlandse bedrijven zijn al zover. 

           

Kaders bij artikel:

PRODUCTCONFIGURATOREN VOOR KLANTORDERGESTUURDE PRODUCTIE

IPL Consultants (www.ipl.nl) onderzoekt regelmatig de functionaliteit van ERP-pakketten voor klantordergestuurde productie. In het oktober 2000 bleek dat vrijwel alle onderzochte ERP-systemen een geïntegreerde productconfigurator bezitten, die zich vooral richt op de ondersteuning van marketing en sales. Ze kunnen overweg met de meeste productassortimenten, maar de gebruiksvriendelijkheid laat nog te wensen over.

Een auto kan goed worden beschreven met een variant-productconfigurator. Per varianttype (het basismodel) worden kenmerken zoals ‘motortype=benzine’ vastgelegd en uitgebreid met opties. Alle keuzemogelijkheden zijn discreet (kleur=groen of kleur=wit), laat staan dat je kunt sleutelen aan de afmetingen van de auto. Een variant-productconfigurator genereert een stuklijst door uit een master-stuklijst de niet gekozen opties te schrappen.

  

Een generieke productconfigurator wordt gebruikt bij uitgebreide productopties. In de meubelindustrie kunnen klanten soms zelf afmetingen kiezen; gewenste waardes worden dan verwerkt in de stuklijst.

          

Volgens Rob Geilleit van IPL is het invoeren en gebruiken van een variant-productconfigurator meestal eenvoudiger dan een generieke productconfigurator. Hij adviseert daarom alleen voor een generieke generator te kiezen als het echt niet anders kan.

 

Reageer op dit artikel