nieuws

Lean in de logistiek (4) – procesverbeteren

Sociale innovatie 2281

Soms zijn inkoopaanvragen spoorloos. In deel 4 van een serie blogs over lean gaat het over verbeteren van processen, die betrekking hebben op het inkooptraject.

Lean in de logistiek (4) – procesverbeteren

Bij Ingram Micro in Waalwijk (voorheen Docdata) is op grote schaal de lean methode toegepast en zijn in teamverband processen onder de loep genomen. Hoe komt je tot nieuwe, kwalitatief betere en efficiëntere werkwijzen? Het verbeterteam keek naar wat in lean-termen de ‘Value Stream’ heet en zocht in het proces naar elementen, die direct waarde toevoegen, indirect waarde toevoegden en helemaal geen waarde toevoegden. Geen waarde toevoegende activiteiten werden geëlimineerd.

Inkoop als eerste punt

Een verbeterteam nam als eerste het inkoopproces onder handen. Aanleiding was het geregeld zoekraken van inkoopaanvragen, mede omdat er nog met papieren formulieren werd gewerkt. Pas als de besteller aan de bel trok over het uitblijven van zijn bestelling, werd duidelijk dat het formulier zoek was geraakt. Ook klaagden bestellers dat ze niet ontvingen wat ze hadden besteld. Als bijvoorbeeld iemand een zachte bezem had besteld, bestond de kans dat hij een harde bezem geleverd kreeg. Ofwel, niet de bezem die hij hebben wilde. Tijdens het 5S traject kwamen dergelijke situaties aan het licht. Omdat er geen assortiment bepaald was, moest een medewerker zelf de bestelling op het inkoopaanvraagformulier invullen. Het enige dat men op het papieren formulier kon aangeven, was de naam van het product dat de (interne) klant wilde hebben. Veel medewerkers zochten vaak op het internet zelf naar producten en voegden dan een printje toe ter verduidelijking.

Resultaten in de praktijk van Docdata
lean in de logistiek

Esther Schuurmans en Caroline van der Plas werkten een paar jaar intensief samen om lean verankerd te krijgen in de cultuur bij de e-fulfilment dienstverlener van onder andere bol.com. Het boek dat ze schreven, naar aanleiding van hun ervaringen, gaat over de achterliggende theorie, de implementatiemethode die ze hebben toegepast en de resultaten in de praktijk. Een aantal aspecten pikken ze er uit voor een serie blogs op deze website.

Matrix met processtappen

Een team bracht in het 5S traject de huidige inkoopsituatie in kaart met behulp van een matrix. Deze matrix helpt om de productfamilie te bepalen van de producten en/of diensten van de organisatie. In de matrix geef je aan welke producten of diensten je onderscheidt en welke processtappen de verschillende producten of diensten doorlopen. Productfamilies hebben voor 80 procent dezelfde processtappen en wijken in totale bewerkingstijd van de opgetelde bewerkingstijden van de processtappen niet meer dan 30 procent af. Een matrix ziet er als volgt uit:

lean

De matrix leidde tot de volgende constateringen:

  • De inkoopfunctie was niet effectief en efficiënt (geen structuur en zeer gedecentraliseerd)
  • Geen enkele standaardisatie in processtappen (40 inkoopstromen (productfamilies) en 88 (processtappen)
  • Schaalvoordelen onvoldoende benut
  • Weinig tot geen controle op ontvangsten
  • Geen monitoring van de performance leveranciers
  • Geen bewaking van inkoopcontracten

We hebben daarop de volgende aanbevelingen gegeven:

  1. Centrale afdeling inkoop organiseren
  2. Expertise uit de organisatie blijven gebruiken
  3. Inkoopstromen en processtappen standaardiseren
  4. Digitaliseren van documenten via inkoopmodule
  5. Efficiëntie verhogen door verspilling te reduceren
  6. Inkoop structureren

Inkoopmodule met standaard assortiment

De directie gaf akkoord op de aanbevelingen. In de oude situatie was er alleen een operationele inkoper. Daarna is een tactisch inkoper aangesteld om de verdere aanbevelingen vorm te geven. Er is een inkoopmodule ontwikkeld met standaardisatie van het assortiment. Door deze digitalisatie raakten inkoopaanvragen niet meer kwijt. Door een autorisatiematrix in de module in te bouwen, hoefde men niet meer op handtekeningenjacht. Er is een inkoop- en leveranciersbeleid opgesteld en inkoop is gestructureerd. Deze aanbevelingen hebben ervoor gezorgd dat het inkoopproces effectiever en efficiënter is geworden.

Deel 1: Breng verspilling in kaart

Deel 2: Ontwikkel verbetercultuur

Deel 3: Toepassen 5S methode

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels