Urenbriefjes, werkbonnen en lijvige papieren dossiers. Tot voor kort werden monteurs en vertegenwoordigers geconfronteerd met een behoorlijke stapel papier die bij hun werkzaamheden kwam kijken. Orders moesten telefonisch of per fax worden doorgegeven en via het kantoor ingevoerd of met een krabbel op papier worden afgedaan. Dat is verleden tijd.

 

Buitendienstmedewerkers gaan tegenwoordig zonder papier, maar met een iPad of notebook op pad. Peinemann, verhuurder van bedrijfsmiddelen voor horizontaal en verticaal transport,  werkt sinds 2009 met een online-oplossing van softwareleverancier AllSolutions. Hiermee hebben werknemers vanaf elke locatie snel en eenvoudig inzicht in onder andere de gemaakte (klant)afspraken, werkorders of beschikbare onderdelen.

 

Overname Crepa

Peinemann verhuurt onder andere kranen, heftrucks  en hoogwerksystemen. In 2007 heeft het bedrijf Crepa overgenomen, dat vooral bekend staat als één van de grootste aanbieders in de Benelux op de markt van heftrucks, magazijntrucks en magazijninrichtingen.

 

Peinemann en Crepa hadden al jarenlang ervaring met de online bedrijfssoftware van AllSolutions. Deze oplossing, die specifiek voor de verhuurbranche is ontwikkeld,  ondersteunt een goed verloop van alle bedrijfsprocessen. Het samenbrengen van beide organisaties, met elk hun eigen kernactiviteiten maar ook eigen  wensen, eisen en behoeften, vroeg om een nauwe integratie van de software. De omgevingen van beide bedrijven moesten worden samengebracht, maar met behoud van de specifieke modules. Voor Crepa was, vanuit haar rol als importeur, bijvoorbeeld het behoud van de module ‘projecten' zeer belangrijk.

 

Momenteel maakt Peinemann gebruik van alle beschikbare modules: HRM, CRM, financieel, urenrapportages, service & onderhoud, verhuur, projecten en logistiek. De hele organisatie beschikt daarmee over dezelfde gegevens.

 

Altijd en overal beschikbaar
Na de integratie van beide systemen werkt de hele organisatie met de online bedrijfssoftware. Dit biedt de IT-afdeling diverse voordelen. Zij hoeven nog maar één bronbestand te onderhouden, waarbij de programmaonderdelen alleen toegankelijk zijn voor daarvoor geautoriseerde medewerkers. Als er wijzigingen zijn worden deze in alle onderliggende gebieden meegenomen. Dit vereenvoudigt het onderhoud van het systeem sterk. De IT-afdeling hoeft  geen software meer te installeren of updates uit te voeren op lokale machines en heeft  geen omkijken meer naar het beheer, de opslag en de beveiliging van deze data.

 

Ook voor de medewerkers biedt de online-oplossing voordelen, zij kunnen op elk gewenst moment en vanaf elke willekeurige locatie online beschikken over alle cruciale bedrijfsgegevens, zoals informatie op het gebied van service en onderhoud, financiële en logistieke informatie. De logistieke informatie wordt bijvoorbeeld gebruikt voor contractverhuur, losse verhuur maar ook voor het verkopen van onderdelen. Zo kunnen medewerkers altijd  over de laatste status van een bestelling, de beschikbaarheid van reserveonderdelen of de status van een factuur beschikken.

 

Samenwerken
In de toekomst wil Peinemann haar klanten zelf toegang geven tot bepaalde delen van het informatiesysteem, zoals de planning. Klanten kunnen dan bijvoorbeeld een orderwens invoeren waarbij het gewenste materieel voor een specifieke periode en locatie kan worden gereserveerd. Klanten krijgen daarmee beter inzicht in de beschikbaarheid van het materieel en kunnen 24 uur per dag worden geholpen. Zo wordt de verhuur een volledig transparant proces.