Er komt nogal wat bij kijken om per dag duizenden orderregels te vertalen naar een gestroomlijnd distributieproces. Jobscheduling moet leiden tot verdere professionalisering van de IT-dienstverlening.

Ruim vijf jaar geleden is Libridis gestart met een concept dat de inkoopfunctie van de boekendetaillist ondersteunt. Voortaan wordt diens assortiment bepaald door de marketing en verkoopspecialisten van Libridis op basis van het vastgelegde profiel van de betreffende retailer. Een computertoepassing biedt hierbij de helpende hand. Door een match van het winkelprofiel met het kenmerk dat aan elke titel binnen het jaarlijkse totaal aanbod van 15.000 nieuwe Nederlandstalige boeken wordt meegegeven, laat zich het gewenste assortiment per aangesloten winkel bepalen. De selectie resulteert in ongeveer 3.500 breed verkoopbare titels. Mochten bepaalde boeken toch na enige tijd onverkocht blijven liggen, dan voorziet de nieuwe groothandelsformule in een terugname. Een winkelier zit dus nooit met onverkoopbare voorraden en hoeft niet na te denken over zijn inkoop. Zelfs promotionele activiteiten kan hij deels overlaten aan Libridis.

Het concept richtte zich in eerste instantie op de kleinere boekwinkels. Doch gaandeweg zien ook grotere retailers de voordelen in van het uitbesteden van de inkooptaak en de assortimentsamenstelling aan een productspecialist. Inmiddels heeft bijvoorbeeld ook Albert Heijn zich tot Libridis gewend om de voor boeken gereserveerde schappen in 600 supermarkten te vullen.

Online bestelsysteem

Kiezen voor een geheel nieuwe, onderscheidend concept van ondernemen impliceert bijna altijd vernieuwingen aan de informatievoorziening van een bedrijf. Een online bestelsysteem (libridis.com) maakt het voor circa 1.500 retailers gemakkelijk om de bestellingen door te geven en de volgende dag geleverd te krijgen. De webapplicatie, goed voor 90 procent van de dagelijkse orderregels, is ondergebracht bij een externe partij die dienstverlening vanwege het cruciale karakter wel in redundante vorm heeft gegoten. De opslagcapaciteit in het magazijn te Sittard is met een miljoen boeken ruimschoots voldoende om niet mis te grijpen bij een dagelijkse uitslag van 100.000 exemplaren. Dat betekent vroeg op voor de logistieke medewerkers waarvan er op hoogtijdagen wel 150 aanwezig zijn. Om 7 uur dienen voor hun de piklijsten klaar te liggen. Het door Centric geleverde softwarepakket Locus WMS ondersteunt de diverse magazijnprocessen . Het warehousemanagementsysteem wordt nu nog gevoed vanuit de in eigen beheer ontwikkelde back office applicatie, die nog draait op HP-mainframes.

Dynamics AX vervangt mainframe applicatie

Hoewel het verouderde computersysteem nog steeds naar behoren functioneert, werd omwille van de nieuw ingezette strategie besloten om op een modern, gevirtualiseerd serverplatvorm (HP blades onder VMware) over te stappen. Daarnaast stond tevens het voortbestaan van de centrale, in eigen beheer vervaardigde applicaties ter discussie. Een migratietraject werd ingezet naar Dynamics AX, een standaard ERP-oplossing van Microsoft. Dit voorjaar moet het project zijn afgerond. "Met de overgang naar de nieuwe omgeving zijn we drie jaar bezig geweest", aldus Jack Breukers, IT-directeur van Libridis. "Dat lijkt lang, maar we dienen dan ook nogal wat interfaces aan te passen omdat we de afbakening met de front-office en de back office handhaven. Met een volledige standaard oplossing konden wij onze specifieke systeembehoeften niet afdekken. Om maar een klein voorbeeld te noemen: de boekenbranche hanteert een vaste verkoopprijs naar de consument. Het ERP-systeem voorzag daar niet in. De integratie met de financiële administratie vraagt om een andere inrichting dan voorheen. Bovendien ontkwamen we niet aan een stuk maatwerk. Er bestaat geen implementatiemodel van Dynamics AX voor onze business. We zijn geen traditionele groothandelaar. Je bent dus altijd aan het balanceren tussen je wensenpakket en de geboden standaard functionaliteit. Zo zouden we ook onze WMS rechtstreeks in het ERP-systeem kunnen hangen. Maar je moet de scoop niet groter maken dan die al is. Met ruim 100 gebruikers praten we toch over een forse Dynamics AX implementatie. "

Automatische controle op correcte afloop jobs

Tijdens de implementatie realiseerden de Limburgse IT'ers zich dat het te vervangen, eigengebouwde systeem ruim was voorzien van mechanismen voor controle op de afloop van de uiteenlopende, van elkaar afhankelijke systeemtaken. Systeembeheerder Guido Vestjens: "door schade en schande wijs geworden hadden we zoveel controles ingebouwd dat er bijna geen gaten meer inzitten. Medewerkers worden tijdig geattendeerd wanneer bepaalde taken niet correct zijn uitgevoerd. Vergelijkbare functionaliteit troffen we niet aan in Dynamics AX. Ook onze implementatiepartner kon ons niet helpen. We hebben overal gezocht, maar uiteindelijk gaf een vakbladartikel over een Dynamics AX project bij Gea/Grasso in Den Bosch ons het antwoord: de jobscheduler Dollar Universe van Orsyp. Met behulp daarvan kunnen we de batch jobs definiëren en de afhankelijkheden vastleggen. Het gehele batch verwerkingsproces laat zich daarmee automatisch beheren. Lopen jobs niet goed, dan volgt onmiddellijk een alarmering naar de verantwoordelijke applicatiebeheerder. Die kan dan ingrijpen. Daarmee garanderen we een hoge beschikbaarheid van informatie naar zowel ons magazijn als naar de klanten."

Vestjens is na een korte training gestart met het bouwen van een testomgeving met de specifieke controles gebaseerd op de standaard templates van de scheduler. De standaard ERP-toepassing wordt als eerste ingezet bij de verwerking van de Engelstalige titels die Libridis eveneens in het leveringspakket heeft. Het betreft voornamelijk populaire fictie titels, kunstboeken en reisboeken . "Ik zie de invoering van de jobscheduler voor Dynamics AX als een stap in de verdere professionalisering van onze dienstverlening", aldus Breukers . "We werken hier met een team van vijftien IT-medewerkers. In principe hebben we de kennis in huis om zelf onze eerste en tweede lijn support te kunnen doen. Zodra de scheduling van de AX-jobs stabiel verloopt, gaan we Dollar Universe ook gebruiken voor het monitoren van de complexe interface software tussen de kernapplicaties zodat we ook op dat vlak geen problemen meer hebben bij de opvolging indien processen niet goed verlopen. Op die manier leggen we een beheerlaag over onze systemen waarmee we meer kwaliteit bieden en de onderscheidende dienstverlening van het bedrijf ondersteunen."