De Nationale Loterij is voor de Belgische markt verantwoordelijk voor het vermarkten van kansspelen als Lotto, Euro Millions, Win for Live en Presto. Deze worden online aangeboden via terminals in winkels of instant via krasloten. Alleen al van deze laatste worden er jaarlijks meer dan honderd miljoen verkocht. Het voorraadbeheer en de fijnmazig distributie naar de 5.500 verkooppunten is een kritisch proces. Loten hebben een korte levenscyclus, een beperkte houdbaarheidsdatum en voor het maximaliseren van de omzet is het belangrijk dat elk spel in elk verkooppunt op voorraad ligt.

 

Service verbeteren

De Nationale Loterij heeft onder de naam Total Supply Chain Project een verbeterproject gelanceerd om de service richting de verkooppunten te verbeteren. "We hadden vroeger een out-of-stock percentage dat kon oplopen tot twintig procent", vertelt projectleider Ann Houben van de Nationale Loterij. "Om tegemoet te komen aan de dalende markttrend was het voor ons belangrijk om hier verbetering in aan te brengen"

 

Voor het ontwerp van de nieuwe supply chain en de implementatie van nieuwe tools werd de hulp ingeroepen van S&V Management Consultants, een nichespeler op het gebied van supply chain optimalisatie. "Een belangrijke verandering die we hebben voorgesteld is het centraliseren van de planning, legt Luc Forceville van S&V uit. "De verkooppunten werden beleverd vanuit acht regionale distributiecentra. Deze hadden ieder hun eigen voorraad en verschillende systemen waarmee de aanvulorders voor de winkels werden gepland."

 

Lage reactiesnelheid

De locale dc's waren er niet echt op gericht om snel in te spelen op een verandering in de locale behoefte. Op sommige plekken werd de planning twee weken vooruit vastgelegd, en was de reactiesnelheid dus uitermate laag. Het was voor de winkelier ook niet mogelijk om op korte termijn zelf orders te plaatsen voor  bijvoorbeeld promotiemateriaal of verbruiksgoederen zoals blanco Lotto-formulieren en ticketrollen. De "logistieker", degene die de orders aflevert bij de winkel, had een grote voorraad aan verbruiksgoederen in zijn wagen, maar wist nooit op voorhand of hij van alle producten voor alle winkelpunten voldoende zou hebben.

 

Centrale planning

In de nieuwe situatie hebben de acht locale distributiecentra geen eigen voorraad meer maar worden alle orders in het centrale dc in Jette al op winkelniveau samengesteld en gepickt. De locale dc's hoeven alleen maar te crossdocken en houden tijd over voor serviceverlening richting de verkooppunten. Forceville: "Ze optimaliseren dus hun commerciele functie waarbij ze verkooppunten ondersteunen met bijvoorbeeld de promotie van de kansspelen."

 

In de hoofdvestiging in Jette wordt nu iedere dag een rollend distributieplan gemaakt waarbij iedere winkel tweewekelijks op een vaste dag wordt beleverd. Alleen de eerste drie dagen liggen vast, dus er kan snel worden ingespeeld op de vraag. Ook kunnen winkeliers via de terminals orders voor verbruiksgoederen doorgeven, zodat de "logistieker" altijd precies bij zich heeft wat nodig is. Houben: "Mede hierdoor hebben we de servicegraad richting de winkels intussen al flink verbeterd. Het out-of-stock percentage is teruggebracht van twintig procent naar vijf procent."

 

Tracking & Tracing

Een bijkomende verbetering die is doorgevoerd ligt op het vlak van productbeveiliging. Forceville: "Krasloten zijn potentieel waardepapieren die in het verleden op verzegelde pallets en met speciaal toegewezen vrachtauto's moesten worden getransporteerd. Momenteel zijn krasloten via een elektronische statusopvolging beschermd gedurende het tranport. Een kraslot komt pas in een status "verkoopbaar" nadat het voor ontvangst gescand wordt op de juiste terminal van het toegewezen verkooppunt. Deze manier van werken biedt ook meer mogelijkheden voor tracking & tracing."

 

Metamorfose centraal DC

Een ander groot onderdeel van het project was de metamorfose van het centrale magazijn in Jette. Samen met magazijninrichter Newtec Alvey en softwareleverancier DeClerq Solutions werd deze omgeturnd tot een modern distributiecentrum. Forceville: "Door het centraliseren van de acht regionale magazijnen werd het rendabel om processen vergaand te automatiseren. Rollerbanen brengen de items bij de orderpicker die per verkooppunt in een pick-to-light cel de orders pickt. Elke verzenddoos wordt aan de hand van een barcode door het centraal magazijn geloodst. Diezelfde barcode wordt in het verkooppunt gebruikt voor de elektronische proof of delivery."

 

Ann Houben van de Nationale Loterij heeft er alle vertrouwen in dat de nieuwe supply chain-structuur tot financieel voordeel gaat leiden. "We zien nu al dat de service richting de verkoopwinkels sterk is verbeterd, en dat was de belangrijkste doelstelling. Verder voldoen we nu ook helemaal aan de normen op het gebied van veiligheid. Door de transparantie van het nieuwe systeem zien we precies waar bepaalde items zich bevinden.

 

"Ook hebben we een mooie efficiencyslag gemaakt in het dc in Jette. Dit dc heeft een totaal nieuwe rol binnen het supply chain-concept gekregen waardoor het moeilijk is om deze verbetering in cijfers uit te drukken, maar we zijn hiermee wel helemaal klaar voor de toekomstige uitdagingen van de Nationale Loterij."

 

Foto 1 van 7 Vernieuwde dc in Jette