Logistiek dienstverlener Hellmann Worldwide Logistics heeft onlangs Kewill Customs succesvol geïmplementeerd. Met behulp van dit pakket is Hellmann in staat om te voldoen aan de elektronische exportprocedures die sinds kort van kracht zijn in Duitsland.

Goed voorbereid

Al vanaf 2006 werkt Hellmann Logistics met de software van Kewill, leverancier van oplossingen die wereldwijde handel en logistieke dienstverlening vereenvoudigen. Hellmann heeft zich goed voorbereid op de introductie van de verplichte elektronische export procedures sinds 1 juli 2009. Om het proces in juiste banen te leiden en alle medewerkers op tijd klaargestoomd te hebben, werd gerekend op de software en de mensen van Kewill.

Ervaring

Door de nieuwe compliance-maatregelen worden Single Administration Documents (SAD) niet langer door douaneautoriteiten in papierformaat geaccepteerd, maar is vanaf nu het Automated Export System (AES) verplicht. Deze documenten zijn vereist voor de aangifte bij de douane van importgoederen vanuit en exportgoederen naar landen buiten de EU, en van goederen die door de EU worden vervoerd. "Door snel te reageren op de mededeling dat AES verplicht zou worden, hebben we genoeg tijd gehad om eventuele kinderziektes - die soms optreden bij nieuwe systemen - op te lossen", zegt Hans Peter Grage, customs en compliance manager bij Hellmann Worldwide Logistics. "We hebben reeds ervaring met het implementeren van nieuwe componenten, dus we hadden geen problemen bij het integreren van elektronische exportaangiften in onze processen."

Snelheid

Het systeem van Kewill bevat gestandaardiseerde interfaces. Dit betekent dat de gegevens maar één keer ingevoerd dienen te worden. Grage vervolgt: "Daarnaast definieert het elektronische systeem duidelijk alle processen. Een voorbereidende test kan vele fouten bij het invoeren van gegevens corrigeren. Dit betekent ook dat de snelheid waarmee applicaties kunnen worden ingevoerd uitzonderlijk hoog is. Bovendien is er, in tegenstelling tot indiening op papier, geen enkel risico dat douaniers de elektronische aangiften kwijtraken. Echter, het proces is nu minder persoonlijk, maar daar tegenover staat wel dat medewerkers zich nu niet meer fysiek bij de douaneautoriteiten moeten melden voor goedkeuring. Hierdoor hebben zij dus meer tijd om zich te concentreren op andere werkzaamheden." De AES-wetgeving is onderdeel van de plannen van de Europese Commissie om toe te werken naar een papierloos uitklaringsproces bij de douane, door heel Europa. Hellmann Worldwide Logistics is reeds begonnen met een trainingsprogramma voor een paar honderd medewerkers. "Medewerkers wonen een eendaagse trainingssessie bij over het nieuwe programma. Dit geeft hen genoeg tijd om alles te leren wat ze moeten weten, aangezien de elektronische versie dezelfde gegevens vereist als het oude systeem", aldus Grage. "Douane-instanties hebben, met een grotere focus op beveiliging, nieuwe verantwoordelijkheden en introduceren continu nieuwe voorschriften".

Training

Honderden medewerkers verdeeld over 17 kantoren in Duitsland moeten getraind worden voor het nieuwe systeem. "Om een juiste inschatting te maken van de tijd en inspanning die nodig is voor deze training starten we met een pilot op 2 locaties. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de eigen trainingsfaciliteit in Osnabruck. Met een eendaagse trainingsessie worden de medewerkers vertrouwd gemaakt met het gebruik van het nieuwe systeem. Dit is ruim voldoende voor hen om alles wat ze moeten weten tot zich te nemen. Immers de gegevens die nodig zijn voor de elektronische versie blijven gelijk aan de situatie van het oude systeem.", stelt Grage. Daarmee is Hellmann als een van de weinigen al goed voorbeid voor de introductie van AES. Grage legt uit dat Hellmann hiervoor een service wil gaan leveren aan andere exporteurs. "Exporteurs die niet hun eigen douanesoftware hebben geïnstalleerd en die niet hun toevlucht willen nemen tot de formulieren van de douanewebsite, kunnen via het systeem van Hellmann hun aangiftes indienen."

Feiten en cijfers

Hellman Logistics is opgericht in 1871 en is wereldwijd actief in alle soorten van transport. Het bedrijf heeft haar hoofdzetel in Duitsland en verder 443 kantoren in 157 landen

www.hellmann.net