‘Wij verkopen onze producten via alle mogelijke kanalen in Nederland. Vele van onze artikelen vinden de weg naar de consument via supermarkten als Albert Heijn, C1000 Super De Boer en Jumbo. Daarnaast bewerken wij de Out of Home markt via de groothandels en onze eigen buitendienst.

Leveren in 48 uur 

Naast bekende merken zoals bijvoorbeeld King, Lakrisal en Hopjes hebben wij onze eigen succesvolle merken zoals onder andere Italiano, RANG!, Candyman, Gaper en Belga.  Standaard wordt er binnen 48 uur geleverd en in sommige gevallen binnen 24 uur. Zoals je begrijpt kunnen wij ons daarbij geen logistieke missers veroorloven, aldus Jorris van Doorn, Operationeel Directeur van Copar.
  

COPAR (Confectionery Partners Netherlands) is één van de grotere spelers op de Nederlandse zoetwarenmarkt. Het bedrijf is verantwoordelijk voor de marketing,  verkoop en distributie van verschillende merken en private labels op de Nederlandse markt van zoetwaren, snacks en seizoensproducten. ‘Met een professioneel team van 45 mensen doen wij er alles aan om aan de behoefte van de markt, en dus van de consument, te voldoen'. Zo hebben wij de King Minimints geïntroduceerd, kreeg Rang een nieuwe  uitstraling en brachten wij Italiano drop in stazakken op de markt.

Nieuwe ERP-software
‘Tot en met 2007 gebruikten wij een ERP-pakket dat met name geschikt was voor productiebedrijven. Dit pakket voldeed niet meer aan onze eisen en was tevens verouderd. Vanwege de overname van Copar (voorheen Leaf Holland Distribution) moesten we binnen een half jaar (vóór 1 juli 2008) over naar een ander ERP-pakket. Wij zagen ons daarbij gesteld voor de volgende uitdaging: Vanaf 1 januari moest de selectie voor het nieuwe ERP-pakket nog worden gestart en binnen 6 maanden moest het systeem volledig up-and-running zijn. Snelheid en zorgvuldigheid was geboden', aldus Van Doorn.

Van Doorn: ‘Onze ERP-pakketselectie vond plaats op basis van de volgende drie indicatoren:
 

• 1. Functionaliteit (denk aan: WMS, Tracking&Tracing, Lotcodering en labelling, EDI, Verpakkingenbelasting), schaalbaarheid voor toekomstige groei en de mogelijkheid om het systeem verder uit te bouwen (Scanning van Invoices en goederen);
• 2. Gebruikersvriendelijkheid (in zeer korte tijd up & running kunnen zijn met het systeem, gebruikers gewend aan een oud ERP systeem met codes moesten snel getraind kunnen worden om met het nieuwe systeem uit de voeten te kunnen);
• 3. Prijs en Tijd (Geen vertraging mogelijk, aangezien het service level agreement met de voormalige eigenaar per 1 juli afliep, goede prijs-/kwaliteitsverhouding en vaste prijs);

Deze indicatoren zijn door ons uitgewerkt in de pakketselectie. Wij zijn uiteindelijk uitgekomen bij Microsoft Dynamics NAV van MySolutionStore.  Zij konden voldoen aan alle functionele eisen, inclusief de verwerking van de verpakkingenbelasting die per 1 mei 2008 is ingevoerd . Qua gebruikersvriendelijkheid is de Microsoft look&feel heel bekend voor onze medewerkers, mensen voelen zich snel vertrouwd met het systeem en dat is van belang voor de implementatie. Ook de derde indicator kon MySolutionStore invullen. Zij implementeren voor een vaste prijs en in een vaste tijd en hanteren het zogenaamde evergreen-principe, wat inhoudt dat na live gang alle software upgrades inclusief manuren zijn inbegrepen. Dat is prettig, want zo blijven wij up-to-date met onze software zonder extra te hoeven investeren. Daarnaast profiteren wij in deze opzet maximaal mee van functionele uitbreidingen'.

De implementatie

De implementatie is goed verlopen. Onze deadline lag op 1 juli 2008. We zijn live gegaan op 16 juni 2008, dus twee weken voor de beoogde live datum. Wij kenden een zogenaamde koude livegang: wij zijn direct na de implementatie live gegaan. Er was geen tijd om uitgebreid te oefenen en te wennen aan het nieuwe systeem, maar het is allemaal goed verlopen. Onze mensen hebben het goed opgepakt.

Wij leveren standaard binnen 48 uur. EDI is in deze voor ons een buitengewoon belangrijk medium. Het is na enige opstartproblemen uiteindelijk gelukt om ook dit aspect binnen de implementatie goed op de rit te krijgen. We zijn nu een jaar up and running en zeer tevreden over de werking, mogelijkheden en stabiliteit van Microsoft Dynamics NAV.
  

Behaalde resultaten:
 

• - Live binnen de vastgestelde tijd en binnen het afgesproken budget;
• - Betere procesbeheersing en mogelijkheid tot snel bijsturen waar mogelijk, zowel logistiek als financieel;
• - Toegenomen transparantie waarbij onder andere de service level per klant zichtbaar is
• - Op het gebied van magazijn beheer zijn nog slagen te maken, maar onze accountant PWC oordeelde desondanks al positief over het financiële voorraadbeheer. Een sluitende voorraad met een waarde van meer dan 3 miljoen Euro is hiervan het bewijs.

Volgens Jorris van Doorn heeft COPAR nog wel wat wensen voor de nabije toekomst: ‘Wij willen werken met Swift factuur. Met deze weboplossing kunnen wij inkomende (digitale) facturen, digitaal verwerken en hebben we 100% controle over onze factuurstroom. Er vindt een matching plaats met de inkoopprijs en bestelde hoeveelheid in het ERP pakket. Na controle gaat de factuur automatisch door naar de betaalmodule in Microsoft Dynamics NAV. Wij verwachten daar veel voordeel mee te behalen. Een andere wens van ons is het werken met goederen scanning in het magazijn. Wij hebben er bewust voor gekozen om de verschillende magazijnprocessen in eerste instantie handmatig af te handelen, zodat we optimaal inzicht krijgen in de procesgang en zien wat er op de achtergrond gebeurt. Onze volgende stap is dat we op termijn gaan starten met scannen.

MySolutionStore implementeert standaard software en geen maatwerk. Was dat geen probleem?

Jorris van Doorn: Nee, wij werden er juist door gechallenged om goed na te denken over onze processen en de inrichting daarvan. Mijn conclusie is dat standaard software en een standaard manier van werken met een ERP systeem niet bij toeval is ontstaan. Het blijkt over het algemeen genomen de meest efficiënte en effectieve manier van werken. Ik ben blij dat wij de keuze voor standaard software hebben gemaakt. Het heeft ons veel gebracht.

Partnership

Met MySolutionStore vonden we niet alleen een goede partner in ERP, maar wij konden ook met al onze ICT vraagstukken bij hen terecht. Periodiek hebben we contact met elkaar, waarbij we de voortgang van de business bespreken en elkaar op de hoogte houden van de ontwikkelingen in onze beider organisaties.