De situatie

De reparatieverzoeken die via hetcallcenter van De Key binnenkomen, werden voorheen uitgeprint en in de postvakjes van de vaklieden klaargelegd. Daarbij hadden de intakers en werkvoorbereiders regelmatig intensief overleg over de verdeling van de werkopdrachten onder de beschikbare vaklieden. Dit proces was erg tijdrovend en het inzicht in de planning ontbrak.

In het callcenter van Woonstichting De Key komen dagelijks zo'n 150 telefoontjes binnen met het verzoek om een reparatie in de woning van de huurder uit te voeren. Voorheen werden deze aanvragen handmatig door de intakers verwerkt en uitgeprint. "Een groot nadeel van deze werkwijze was dat we nauwelijks inzicht hadden in de planning", vertelt Hoofd Automatisering Alex Meester.

Koppeling met softwarepakket voor woningcorporaties

Woonstichting De Key besloot daarom om de planning van de ruim 100 werklieden te automatiseren. Alex Meester: "De applicatie kon worden gekoppeld aan ons bestaande informatiesysteem. Ook de functionaliteit en korte implementatietijd pasten binnen onze situatie."

Nu voeren we 20 procent meer werkopdrachten uit dan voorheen", geeft Meester aan. "Het systeem berekent de meest efficiënte route voor de vaklieden, met als gevolg dat we flink besparen op de reistijd en kilometerkosten. Een ander groot voordeel is dat de intakers met behulp van Ortec Service Planning nu zelfstandig hun afspraak met de klant kunnen inplannen of wijzigen, zonder dat er met andere afdelingen moet worden overlegd."