De leverancier van onderdelen voor grote scheepsmotoren deed dit project samen met Inter Access, die de innovatieprijs van softwareleverancier SAP hiervoor won.

Verouderd

Het ERP-pakket Acecon van Plus Integration dat Schelde MS gebruikte was aan vervanging toe. Tijdens strategie- sessies kwam het management van Schelde op het idee van voorwaartse ketenintegratie. Het bedrijf maakt per jaar ongeveer twintigduizend offertes. Daar zijn in Vlissingen vijf personen fulltime mee bezig. Daarnaast werkt Schelde MS met netwerkagenten in het buitenland. ‘We wilden het werk verleggen naar de agentschappen en ze hun eigen offertes laten maken’, vertelt Bas Loohuis, sales manager bij Schelde MS.

Aan het idee voor achterwaartse integratie ging een andere ontwikkeling vooraf. Schelde MS wilde een one-stop-shop-leverancier voor reserveonderdelen worden. Voorheen voerde het onderdelen voor slechts één merk, namelijk Sulzer. Door toenemende concurrentie voelt Schelde zich genoodzaakt om meerdere merken te gaan voeren. ‘We zouden de investering moeten verdrievoudigen en alleen voor Sulzer hebben we al voor vier miljoen euro aan voorraad liggen. Dat is nogal een forse investering’, zegt Loohuis.

Schelde besloot toen de grote leveranciers te vragen of ze hun voorraden in consignatie bij Schelde MS wilden neerleggen zodat het niet zelf die enorme investering hoefde te plegen.

Flexibiliteit

De nieuwe strategie resulteerde in een tweefasen plan. Fase 1 betrof het vervangen van het ERP-pakket, fase 2 stond voor het bouwen van een webportaal. Met Bit-IC, een ontwikkelaar van interactieve communicatieconcepten (nu onderdeel van Cap Gemini), kwam Schelde MS in een brown paper-sessie tot een blauwdruk van het toenmalige pakket en de verwachtingen van een nieuw pakket. Daarmee is het de boer op gegaan en uiteindelijk bleven vijf potentiële kandidaten over: IFS, Improve (inmiddels failliet), Inter Access, Unit 4 Agresso en Watermark.

Dat Schelde MS de kantooromgeving ook wilde vernieuwen en een eigen netwerk wilde bouwen, speelde een grote rol bij de keuze voor Prodin P-3 van Inter Access. Loohuis: ‘We wilden per se één gesprekspartner zodat verschillende partijen niet naar elkaar kunnen wijzen als er problemen zijn. Inter Access kon die flexibiliteit bieden. Daarnaast sloot Prodin P-3 goed aan bij de werkwijze en filosofie van ons oude pakket Acecon.’

Loohuis vindt het bovendien redelijk uniek dat Inter Access een fixed price bood. ‘De implementatie is daardoor binnen het budget gebleven.’ Schelde MS ging in januari 2004 live.

Ultieme doel

Bijzonder is de scheepscatalogus die Schelde MS samen met Inter Access ontwikkelde. Hierin zijn de voorkeuren van de reders voor onderdelen precies vastgelegd. Ook is er een koppeling met de expeditiemodule Unidoc van Minihouse waarmee de douaneafhandeling wordt geregeld.

Verder is de oplossing gebouwd op Netweaver, de nieuwste technologie van SAP. ‘Als je koploper bent met technologie, heb je geheid aanloopproblemen. Daar kwam onze keuze voor Inter Access weer van pas. De Prodin P-3 groep hoefde bij wijze van spreken een paar deurtjes verder om met de SAP-groep te praten’, zegt Loohuis.

Het ultieme doel van Schelde MS is dat ze met de grote rederijen een directe lijn hebben. Oftewel de scheepscatalogus rechtstreeks kunnen koppelen met de maintenance-module van de rederij. ‘Zodat alle handjes er tussen uit zijn’, aldus Loohuis, die als belangrijkste les heeft geleerd dat eigenlijk niets onmogelijk is. ‘Ons grootste succes is toch de eenvoud vooral voor gebruikers er in te houden. De gebruikers starten de tool ’s morgens op en sluiten aan het eind van de dag af zonder de portal te hoeven verlaten.’